Создание корпоративного а задачи особенности ошибки в разработке

Создание корпоративного сайта: задачи, особенности, ошибки в разработке

Делимся многолетним опытом по созданию корпоративных сайтов

Андрей Батурин

Андрей Батурин

В последнее время к нам все больше приходит клиентов с задачами по созданию корпоративного сайта, поэтому это направление стало нашей своеобразной специализацией. Мы разработали уже достаточное количество имиджевых корпоративных сайтов и обладаем немалым опытом в этой сфере.

Поэтому хотим собрать всю полезную информацию по этой теме, накопленный нами опыт за годы работы и рассказать об особенностях их создания.

Что такое корпоративный сайт и чем он отличается от других веб-сервисов

Корпоративный сайт — это многостраничник, на котором представлена максимально подробная информация о компании: ее история, структура, сотрудники, новости, услуги, продукция, цены и т.д. Также, в зависимости от сферы деятельности компании, на сайте могут быть и другие разделы: форум (в 2020 году — устаревший формат), блог, формы для обратной связи.

Следует отличать корпоративный сайт от других веб-сервисов, потому что у него есть ряд уникальных черт. Чаще всего корпоративный сайт путают с сайтом-визиткой и с интернет-магазином. Давайте вкратце рассмотрим разницу между ними.

Отличия от сайта-визитки

Сайт-визитка может быть одностраничным лендингом или таким же многостраничником, как и корпоративный. В первом случае различить эти два типа легко, так как лендинг-визитка состоит из одной единственной страницы.

Но если визитка тоже состоит из нескольких страниц, то здесь отличия с корпоративным сайтом уже не так очевидны. Давайте их разберем.

Сайт-визитка, даже многостраничный, отличается простой структурой. В целом, “простота” — ключевая его характеристика. Здесь простой дизайн, ограниченный функционал. На таком сайте представлена только самая базовая информация о компании: сфера деятельности, контакты, преимущества продукции. Его редко обновляют и продвигают с помощью SEO и контекстной рекламы — ведь это действительно просто онлайн-визитка, которая ориентирована на тех пользователей, которые ищут конкретно вашу компанию.

А вот корпоративный портал — уже более сложный ресурс компании. Здесь может быть разветвленная структура страниц с многократной вложенностью. Например, есть раздел “Услуги”, в нем есть подраздел “Стандартные”, а в нем — уже описания отдельных услуг. И для каждого элемента создается отдельная страница.

Также при создании корпоративного сайта больше внимания уделяют дизайну и функционалу, так как его цель — не просто дать краткую информацию о компании, но и произвести положительное впечатление на потенциальных клиентов и партнеров.

Еще одно отличительное свойство корпоративного портала — большой объем медиаданных. Здесь обычно выкладывают много фотографий, видео, документов, статей, презентаций и т.д. На обычных визитках всего этого нет.

Отличия от интернет-магазина

Если при создании корпоративного сайта в него добавили подробный каталог товаров, то он станет похож на интернет-магазин. Однако здесь все равно останутся некоторые существенные отличия.

В корпоративных порталах каталог — это просто витрина товаров. Редко бывает, что на них реализована функция покупки. Но даже если ее и добавляют, все равно она во многом отличается от интернет-магазина. Так, при оформлении на корпоративном сайте покупатель заполняет просто форму, а потом этот заказ обрабатывают уже менеджеры.

В интернет-магазине же этот процесс намного более автоматизирован: заказы сразу поступают в единую базу, покупатель может моментально оплатить их онлайн, и весь процесс оформления проходит практически без участия менеджеров. Также интернет-магазин позволяет делать цены более гибкими: менять их для разных покупателей (постоянно и новых), автоматически конвертировать в нужную валюту, задавать скидки и подарки.

Поэтому мы советуем своим клиентам размещать на корпоративном сайте только каталог продукции и прайс. Если такого функционала им недостаточно, лучше создавать сразу интернет-магазин.

Задачи

Задачи корпоративного сайта

А теперь давайте разберем, какие компании и зачем заказывают создание корпоративного сайта. Обычно это средние и крупные компании, которым недостаточно простого лендинга, чтобы подробно рассказать о своей деятельности.

Ошибкой будет заказывать корпоративный портал, просто “чтобы был”. Он наряду с другими бизнес-инструментами должен выполнять конкретные задачи и приносить пользу компании. Какую же пользу он может принести?

1. Поддержание имиджа. Качественный корпоративный сайт с приятным дизайном, удобным функционалом и понятной структурой дает понять пользователям, что компания надежная, заботится о своем образе и готова тратить ресурсы на создание портала для своих потенциальных клиентов. Следовательно, это не мошенники и не аферисты.

2. Исчерпывающая информация для клиентов и партнеров. Корпоративный сайт позволяет удовлетворить вопросы потенциальных клиентов о компании и дает им информацию, нужную для принятия решения о сотрудничестве. Например, вы ищите компанию, которая делает мебель на заказ, конкретно — обеденные столы. Вам важно узнать цены на ее услуги, возможность доставки, ее местоположение и примеры конкретных работ. Если корпоративный портал мебельной компании сделан правильно, то вы найдете на нем всю нужную информацию, которая поможет вам принять решение — обращаться туда или нет. Это экономит время как клиентам, так и менеджерам компании.

3. Коммуникация с клиентами. Также корпоративный портал может быть инструментом общения с вашими покупателями. Служба поддержки, отзывы о товарах, онлайн-консультации, формы для заявок — все это поможет наладить контакт с клиентами и повысить их лояльность.

Особенности создания корпоративного сайта

Мы не будем здесь расписывать общие рекомендации по созданию сайтов, которые будут одинаковы и для лендингов, и для “визиток”, и для интернет-магазинов. И так понятно, что любой веб-сервис должен работать быстро, иметь приятный дизайн, отображаться на всех устройствах и быть удобным для пользователей.

Поэтому давайте сосредоточимся только на тех аспектах, которые относятся к созданию именно корпоративных сайтов. Их не так уж и много, но они, безусловно, есть.

1. Задел на SEO. Корпоративный сайт можно и нужно продвигать в поисковых системах, и здесь не обойтись без SEO. Всю структуру следует делать, учитывая популярные запросы в конкретной нише. Если позволяет бюджет проекта и время — желательно создавать внутри разделов посадочные страницы под конкретные запросы-услуги и оптимизировать их с помощью текстов.

2. Удобная админка. Корпоративный сайт предполагает размещение большого количества контента: десятков страниц с текстами, новостями, фотографиями, видео, документами. Важно, чтобы добавлять весь этот контент было просто и удобно, иначе на это уйдет очень много времени. К тому же, информацию следует регулярно обновлять — и здесь удобная админка тоже будет как нельзя кстати.

3. Единый дизайн. В условиях, когда на сайте есть десятки страниц, разработчикам и верстальщикам легко запутаться в плане дизайна. Из-за этого возможны случаи, когда одни и те же элементы на разных страницах выглядят по-разному. Этого следует избегать, все страницы должны быть в едином стиле и оформлении.

4. Дополнительные функции. На корпоративном сайте желательно реализовать ряд полезных функций, которые упростят вашим пользователям его использование: поиск, динамическое меню, удобные формы для заявок и обратной связи.

Ошибки при разработке корпоративного сайта

Нередко к нам обращаются клиенты с уже готовым сайтом, который им сделали другие студии, но который не выполняет поставленные перед ним задачи и не приводит новых клиентов. В таком случае нам приходится переделывать некоторые ошибки, и о самых распространенных из них хотелось бы рассказать.

Ошибки

Слишком сложная структура. Даже если на портале выложено под сотню страниц, все они должны быть четко и логически структурированы. У каждой страницы должна быть своя категория, а у всего сайта — понятная иерархия разделов. Условно говоря, когда страница конкретного товара находится не в разделе “Каталог”, а в разделе “О компании” — это неправильно.

Нет возможностей обратной связи. Нередки случаи, когда на корпоративном сайте разработчики забывают добавить удобную форму контактной связи. Из-за этого бизнес рискует потерять часть заинтересованных клиентов, которые просто поленятся заходить в “Контакты”, искать email компании и писать туда отдельно.

Отсутствие адаптивности. К счастью, эту ошибку допускают все реже, но до сих пор иногда встречаются случаи, когда сайт некорректно отображается на мобильных устройствах или в непопулярных браузерах.

— Корпоративный сайт обычно нужен средним и крупным компаниям — это их “лицо” в интернете, по которому о компании судят потенциальные клиенты и партнеры. Корпоративный сайт должен иметь потенциал для SEO-продвижения и содержать исчерпывающую информацию о компании и ее товарах/услугах, чтобы заинтересованный покупатель смог легко найти на нем ответы на все свои вопросы.

Если вам нужен качественный корпоративный сайт, который принесет вам новых клиентов, просто позвоните нам: +7 (812) 339-34-32

Источник

Вопросы для корпоративного портала

В сети – 100 кафе по Москве и МО. В сегменте fastfood традиционно высокая текучка кадров. Назрела необходимость поддерживать единые стандарты работы и быстро адаптировать новичков. Руководитель корпоративно-образовательного портала команды PRIME Елена Маясова предложила использовать решения Mirapolis.

С помощью Mirapolis Portal удалось улучшить коммуникации, добиться большей вовлеченности сотрудников, упростить и ускорить распространение информации и повысить эффективность бизнес-процессов. Сократился срок адаптации персонала, повысились уровень сервиса и скорость обслуживания, выросла выручка.

Все корпоративные знания собрали в одной системе, пропал хаос, и в центральный офис больше не обращаются с многочисленными однотипными вопросами – ответы на них есть на портале! Все рецепты хранятся в единой базе: при смене повара новый сотрудник готовит по корпоративным стандартам. Если меняется рецепт, все вовремя узнают, что нужно готовить по-новому.

Почему руководитель отказывается?

Все мысли руководителя можно условно разделить на пять:

  1. Вероятно, он хочет корпоративный портал, но почему-то не внедряет. Таких «почему-то» может быть несколько: не до конца уверен, что это нужно; не хочет возиться; появляются более важные дела; раньше жили без этого и ничего… В таком случае нужно продемонстрировать реальные выгоды от внедрения корпоративного портала в вашей компании.
  2. Был неудачный опыт ранее, возможно, на другом месте работы; неудачный опыт партнеров – внедрили, вложили деньги, а люди не пользуются порталом или другие стоп-факторы. Здесь важно понять, что мешает принять решение, и убедить в его принятии на фактах.
  3. Идей много, ресурсов мало. IT-директор требует обновить оборудование в серверной, руководитель HR-департамента – открыть новые вакансии, отдел маркетинга – запустить новую тестовую кампанию… Приходится отказывать людям, а тут еще идея с корпоративным порталом. Убедите руководителя, что затраты окупятся, приведите в доказательство расчеты.
  4. Не хочет финансировать. Возможно, желает больше вкладывать в другие направления или думает, что корпоративный портал – это дорого. Наглядно показать, что благодаря готовым решениям эффективность работы сотрудников существенно возрастает.
  5. Не хочет выделять людей. Боится, что, занимаясь порталом, команда запустит основную работу. Тут достаточно привести пример «ПРАЙМА», где всего один человек за три месяца запустил корпоративный портал с нуля.

Как переубедить руководителя – план действий

Выявляем боли компании

Чаще всего среди них оказываются:

  • Беспорядок в документах: путаница со стандартами, регламентами, шаблонами бланков.
  • Куча рутинных задач с заявками отнимает у сотрудников много времени и усилий, и нет понимания, как это автоматизировать.
  • Низкая лояльность сотрудников – игнорирование целей и ценностей компании, корпоративной культуры, отсутствие желания работать лучше.
  • Сложности в коммуникациях – сотрудники не могут разобраться, кто чем занимается, кто за что отвечает и как связаться с нужным человеком.
  • Большая текучка, из-за которой много средств уходит на поиски, адаптацию и обучение сотрудников.
  • Руководитель понимает необходимость внедрения интранета, но не знает, с какой стороны подойти к этому вопросу и кому его доверить.

Общаемся с руководителем вживую

Вы четко понимаете, что корпоративный портал устранит большинство проблем с внутренними коммуникациями в компании, но, прежде чем настаивать на его внедрении, нужно узнать мнение руководителя.

В личной беседе с руководителем выскажите мнение, что в сложившихся условиях корпоративный портал принесет компании пользу. Если находите отклик на предложение, начинайте детально разбираться в вопросе и готовить презентацию для защиты проекта. Если идею не поддержали, соберите больше доказательств в ее пользу и повторите попытку.

Организация документов на порталеКорпоративный портал разложит все по полочкам и устранит главные боли компании

Проводим предварительное совещание

Если идея одобрена руководителем, перед подготовкой презентации проекта проведите небольшое исследование и предварительное совещание.

Общаемся с руководителем и узнаем:

  • насколько задача актуальна;
  • какие проблемы из списка важны для решения;
  • берем на себя ответственность изучить рынок, предложить конкретное решение и подготовить презентацию;
  • узнаем, что конкретно руководитель хочет видеть в презентации;
  • озвучиваем, сколько времени займет подготовка, заверяем, что она не отвлечет от основной работы, называем точную дату (с запасом, нарушать срок нельзя).

Готовим презентацию

План презентации лучше построить так:

  1. Текущее состояние компании. Вступление с пометками, где можно что-то улучшить. Например, отметить сложности в поиске информации и коммуникациях, отсутствие единой библиотеки шаблонов документов и так далее. При этом важно показать компанию в позитивном ключе и подвести к тому, что внедрение портала повысит имидж и эффективность работы.
  2. Оценить проблему в деньгах. Делается опционально, только если точно понятны цифры. К примеру, можно просчитать, во сколько обходится компании превышение среднего уровня текучки по рынку, сколько рабочего времени сотрудники тратят на поиск информации и так далее.
  3. Решение. Предложить корпоративный портал и рассказать, как он поможет решить каждую из озвученных проблем. Нужно представить конкретные кейсы и озвучить ожидаемый эффект – цифры должны быть адекватные.
  4. Ожидаемый результат от внедрения портала. Подводим итоги по каждой проблеме с суммой возможной экономии. Даем общую сумму ожидаемого экономического эффекта от портала. Описываем дополнительные выгоды, которые нельзя оценить в цифровом измерении: создание комфорта для работы, возможность обсуждать проблемы на форуме и так далее.
  5. Оценка бюджета. Нужно учесть стоимость ИТ-решения, собственные трудозатраты и трудозатраты ИТ-специалиста, человека или людей, которые будут вести новостную ленту. Указать сроки внедрения.
Похожее:  Коллегии Петра 1 список и их функции

После выступления получите обратную связь по презентации. Возможны дополнительные вопросы и уточнения. Когда обсуждение закончится, предложите внедрить портал. Для этого продумайте дальнейший план действий, например:

  • собрать пожелания всех заинтересованных подразделений;
  • утвердить список с генеральным директором.

Что делать дальше?

Когда решение «порталу быть!» принято и список пожеланий утвержден, составьте план по реализации проекта.

  • В первую очередь изучите рынок решений и сделайте сравнительный анализ. Детальное знакомство с предложениями поможет получить демоверсии вендоров. Как правило, они есть у всех поставщиков, предлагающих облачные решения. Главные критерии выбора:
  • наличие инструментов для реализации необходимого функционала;
  • простой и интуитивно понятный интерфейс;
  • легкая настройка;
  • отзывчивость вендора – помощь в реализации проекта, техподдержка, оперативное реагирование.
  • Получите конкретные предложения по бюджетам и срокам и выберите поставщика.
  • Заключите договор с вендором и начинайте работу.
  • Внедряйте портал поэтапно, следуя принципу, сначала приоритетные функции, а затем все остальные.
  • Перевести решение в эксплуатацию. Недостаточно назначить дату запуска, нужно привлечь максимум внимания и вызвать заинтересованность у сотрудников. Освещайте запуск корпоративного портала, можно даже связать старт со значимой для компании датой. Это поможет привлечь к проекту больше внимания.

План действий согласуйте с руководителем, после чего приступайте к его реализации.

Источник



Корпоративный портал: что важно знать и понимать перед внедрением

Закулисье внедрения интранет-портала. Специалисты AREALIDEA предостерегают и объясняют.

Корпоративный портал: что важно знать и понимать перед внедрением

Эта статья — ответ на вопрос клиента: «Мы к вам обратились, так как вы профессионалы, внедрите нам портал?». Чаще мы слышим этот вопрос от ИТ-директора, которому поставили такую задачу, реже от HR или маркетолога.

Ответственный за задачу не знает, что делать дальше. И хуже — он не видит вектор движения, не представляет цели, к которой стремится. Это первая проблема.

Озадаченный сотрудник ищет ответ на стороне, обращается в компании, которые уже проходили эту процедуру. Кстати, чаще всего такие клиенты просят поделиться практикой внедрений, ожидая почерпнуть идею. Шаги клиента понятны и правильны: если не знаешь сам, спроси у того, кто знает. Здесь возникает вторая проблема — агентство.

Как правило, интранет-порталы внедряют агентства веб-разработки. До этого они делали сайты, потом у «Битрикса» появился продукт «Корпоративный портал», и агентства стали заниматься и ним. Открыли профильные отделы, так как разработка модулей на портале сложнее, чем на сайте. Потом кто-то в этом преуспел, переквалифицировался и назвал себя интегратором. Как бы ни было, агентство — технари: кто-то классно рисует дизайн, кто-то профессионал в брендинге, кто-то в маркетинговых исследованиях, кто-то хорошо кодит и знает, как интегрироваться с различными системами.

DigiTalk — всё о бизнесе и продвижении в диджитале

У микрофона Nectarin, полносервисное агентство с 14-летним стажем работы.

  • Кейсы, разбор инструментов и лайфхаки для клиентов и маркетологов.
  • Мировые и российские тренды цифрового маркетинга и креатива.
  • Интервью с клиентами и лидерами индустрии.

Но клиенты забывают или не осознают, что агентство — не бизнес-тренер. Перед ним не стоит задачи «выявить внутренние проблемы клиента и изменить бизнес-процессы, чтобы компания работала как часы». Агентство может их подкорректировать в момент автоматизации и наложения в ИТ-среду, подсказать удобное решение или вовсе отговорить от автоматизации, но не стать её инициатором.

Не в силах и не в компетенции агентств создавать механизмы работы чужого бизнеса, интеграторы помогают ему быть мобильным и полезным.

И, когда вы как заказчик приходите к интеграторам с просьбой всё грамотно и красиво сделать, или вы как агентство берётесь за проект внедрения корпоративного портала, возникает вопрос — куда двигаться дальше?

Два подхода к внедрению

Первый подход. Отталкиваться от функций системы

Выглядит это так: агентство рассказывает клиенту об инструментах, которые есть в портале. Затем клиент определяет инструменты, которые бы он хотел внедрить. Агентство подробнее рассказывает обо всех возможностях, помогает в настройке, доводке под задачу.

  • Бюджетно — используется стандартный инструментарий.
  • Быстро — по той же причине.
  • Система почти не меняется, обновлять её проще.
  • Клиент подстраивается под систему, а не система под клиента. Решение чаще получается неудобным, неполным. Каждый бизнес — новые особенности.
  • Как правило, это автоматизация на уровне «фана», а не решение конкретных проблем бизнеса.
  • Чаще всего сотрудники перестают пользоваться такими порталами. Портал живет за счёт контента, нет контента или он устарел — портал умер.

Такой подход — удел молодых агентств. Их цель — отгрузить лицензию, а не заработать на поддержке и развитии.

Второй подход. Отталкиваться от проблемы клиента

Клиент приходит к агентству с проблемой и, разумеется, просьбой её решить. Агентство погружается в задачу, изучает её вместе с клиентом и ищет пути адаптации существующего инструментария или варианты разработки нового. Такой вдумчивый, исследовательский подход, правильнее и эффективнее.

  • Система подстраивается под клиента, а не клиент под систему — решение точечное.
  • Чем больше сделаешь, тем круче поедет, тем больше разовьются аппетиты, тем больше инструмент будет востребован и станет приносить пользу.
  • Это долго. Уходит время на изучение задачи, погружение, согласование, реализацию задуманного.
  • Это дорого. Индивидуальные решения и специальные разработки дороже, чем стандартная отгрузка портала.
  • Выше риски, если не заработает (в первую очередь финансовые). Это напрямую связано с грамотностью разработчика, его честностью и добросовестностью агентства. Не все проблемы может решить портал, о чём желающие заработать агентства благополучно умалчивают.
  • Реальность и лёгкость обновления портала в будущем напрямую зависит от «пряморукости» разработчика.

Выбор подхода — решение клиента. Если бизнес небольшой, внутренняя коммуникация не предполагает многоступенчатости и запутанности, не нужна кастомизация портала, то и переплачивать, перерабатывать нет смысла. В противном случае, когда компания численностью сотрудников более 500, а портал должен решать вопросы не только учёта времени, постановки задач, корпоративного оповещения, но и документооборота, с интегрированными сторонними системами — решением из коробки не обойдёшься.

Что касается агентств — подход «исследователей и создателей» выбирают только крупные агентства, которые дорожат репутацией. Профи не боятся отказывать не определившимся клиентам. Без чёткой цели нет результата, а негатив быстро распространяется. Агентств, которые круто подкованы технически, мало. Но агентств, которые погружаются во внутреннюю кухню заказчика и потом реализуют это технически, ещё меньше.

Ведущий специалист департамента корпоративных решений

Какой вариант выбрать — решает сам клиент, а не агентство. Но нужно понимать, что второй подход это всегда четкая постановка цели — «зачем вам портал и какие проблемы вы хотите решить с его помощью». Это главные и сложные вопросы. Дело осложняется отсутствием у клиента информации о возможностях системы, нехваткой опыта применения «на своей шкуре». Пока сам не попробуешь — не поймёшь.

Получается замкнутый круг, чтобы понять «Зачем портал?» — нужно попробовать, чтобы попробовать — нужно понять «Зачем он нужен?». Тут, кстати, выручает облачная версия «Битрикса»: для пробы регистрируйтесь, устанавливаете и тестируете облако.

Картина мира интегратора

Подобная логика (разделения на попроще и посложнее) прослеживается и в сегментации платформ. Получается очень интересная картина.

Есть решение на MS SharePoint, это большие неповоротливые системы, дорогие в обслуживании и разработке. Но важно то, что разработка таких интрасетей отталкивается от потребностей клиента и его бизнеса. Да, существуют пакеты решений, закрывающие многие типовые потребности (мессенджер, форум, карточка сотрудника, структура, фотоальбом), но, как правило, всё пишется «с нуля» под индивидуальные задачи клиента. Каждый бизнес-процесс проговаривается, затем реализуется автоматизация в системе. Такие решения в итоге имеют более долгий срок жизни, и они считаются более эффективными решениями. Системы подобные MSS выбирают зрелые компании, у которых сформировано понимание ключевых задач — «что нужно от портала». Не сложно догадаться — внедрение MSS идёт по второму подходу.

В противовес MSS портал «Битрикс24» поставляется готовым пакетом, не претерпевая серьёзных изменений. У «Битрикс24» мало индивидуальности, он не всегда закрывает потребности клиента. Каждый бизнес хоть и похож, но каждый имеет существенные отличия. Процесс внедрения портала на «Битрикс24» в большинстве случаев — первый подход.

Напрашивается вопрос: «Почему бы не применить второй подход во внедрении „Битрикса“?». И это верная мысль.

Над её реализацией мы работаем долго и упорно. И сформировали для себя общие принципы внедрения портала. Они написаны нашим потом и кровью: с чего начинать внедрение и к чему стремиться, на какие вопросы отвечать. Ниже шаги на пути к рабочему инструменту — идеалу заказчика и агентства.

Общие рекомендации по внедрению интранет-портала

1. Определить цели и задачи внедрения

Хотя бы понять, где плохо и что хочется сделать лучше. Чем конкретнее цель, тем вероятнее её достижение.

  • Автоматизировать процесс постановки и отслеживания KPI сотрудников. Сейчас процесс реализован в бумажном виде.
  • Привить культуру постановки и выполнения задач. К слову, для этого и в «Битрикс24» уже всё есть, но нет регламента. Разработка регламента — задача клиента. Познакомить с функциями платформы — задача агентства.
  • Автоматизировать внутренние бизнес-процессы компании: заказ такси, заявка на отпуск, заявка на командировку.

С одной стороны вроде конкретно, но одна проблема. Агентство может не озадачиться всерьёз этим пожеланием. Неподкованный менеджер ответит заказчику: «В „Битриксе“ уже есть стандартный бизнес-процесс заявки на командировку, можете пользоваться». Проблема вскроется позже, когда клиент поймёт — стандартный процесс ему не подходит, не отрабатывает нужные ступени согласования. Доработка слишком дорогая или агентство в принципе некомпетентно оказывать консультацию. В итоге клиент не доволен результатом, ничего толком не работает. Агентство, получив свою долю за лицензии, ретируется. А произошло это потому что:

  • клиент не поставил чёткую цель;
  • агентство не задало уточняющие вопросы, соответственно, установив минимальную стоимость;
  • клиент выбрал по цене (ведь странно платить за бизнес-процесс, когда он уже идет из коробки);
  • в указанный бюджет реализовать то, что хочет клиент, агентство не может — не закладывалось;
  • клиент недоволен, разочарован и в агентстве, и в продукте.

Вот если задачу сформулировать хотя бы так: «Автоматизировать процесс командирования сотрудника, который происходит согласно регламенту» и обязательно приложить сам регламент, то половина агентств, скорее всего, сразу отсеется. Потому, что это сложно реализовать без соответствующего опыта.

2. Обозначить зоны ответственности

Заказчик должен чётко понимать, где заканчивается зона ответственности исполнителя. Задача исполнителя — донести это до клиента, чтобы не создавалось ложное ощущение, будто ответственность за внедрение портала лежит только на агентстве. Агентство — технарь, максимум — консультант.

А зона ответственности заказчика заканчивается на техническом исполнении. Не нужно учить агентство, как правильно использовать стандартную функцию или навязывать использование модуля списков в целях экономии средств, это не всегда правильно на дистанции (поддержка, обновления, доработки), а иногда и вовсе неудобно с точки зрения юзабилити.

Развею миф: заказчик думает, что агентство при каждом удобном случае ищет путь усложнить решение и заработать больше денег, — это не так. Если у агентства достаточно работы, специалисты технически грамотны и уже имели опыт с подобными задачами, то они действительно предлагают наиболее оптимальный вариант. Доверьтесь им и не ищите подвоха.

3. Найти горящие глаза

На стороне клиента должно быть ответственное лицо, у которого «свербит». Ему хочется одно, второе, третье. Он активно пользуется порталом и втягивает коллег в процесс. Важно, чтобы у этого человека была поддержка со стороны руководства. Безынтересный, ничего не желающий крайний — не про хорошую работу. Если «горящих глаз» нет, то, скорее всего, проект провалится.

4. Расставить приоритеты

Работы по внедрению могут длиться бесконечно, совершенству нет предела. В живой организации всегда будет что автоматизировать, поэтому важно расставить приоритеты по задачам или направлениям. Лучше работать с двумя потоками. Например, электронные заявки и доработка модуля wiki. Если работать по другому, то, во-первых, ответственному лицу со стороны заказчика сложно держать всё в голове. Во-вторых, исполнителю придётся подключать на проект новых программистов (возможны конфликты «с технической точки зрения»). В-третьих, пользователям нужно выдавать результат порционно, а не всё сразу.

5. Внедрять частями

Вплоть до того, что сначала на портале вообще ничего нет.

  • Каждым инструментом нужно научиться, а потом научить пользоваться. Создать регламент использования. На это нужно время и чистое пространство, чтобы познакомиться с функциональностью и изначально не запутаться в структуре.
  • Если сразу вывалить на сотрудников всё, что может портал, они потеряются, глаза разбегутся, пользоваться не научатся.
  • Вероятность, что какой-то инструмент работать не будет или будет работать криво, намного выше, если все возможности портала реализованы скопом. Каждый этап не тестировался отдельно, портал не постепенно наполнялся блоками, не выявлены ошибки — отсюда недовольство и отказ от портала.

6. Тестировать

Сначала пилотная группа тестирует портал, потом все остальные. Важно, чтобы руководство было в числе первых.

Как правило, в систему пускают HR и ИТ-специалистов, им проще адаптироваться к новым инструментам.

7. Дать порталу нагрузку

Вы покупаете новый телефон, и первые дни испытываете дискомфорт. Старый был привычнее. Но не возвращаться же к устаревшей модели! Звонишь, пишешь, скролишь, пользуешься телефоном каждые полчаса — быстро привыкаешь и со временем жить без него не можешь.

Это всё к чему?! Нужно завязывать на портале бизнес-процессы и не дать обратного пути. Появление ресурса — не волшебная палочка, по мановению которой все начнут пользоваться порталом и радоваться результатам. Хороший итог — работа обеих сторон.

Если что-то можно сделать на портале, то нужно делать это на портале, запретив остальные инструменты (но важно, чтобы это было удобно и быстро!).

Удачный пример. Объявления и важные новости сотрудникам рассылаются по почте. Сообщение затеряется, плюс нет оперативной обратной связи: кто прочёл, кто проигнорировал, кто не увидел. В портале сообщение от имени компании прилетает всем. Комментарии оставляют тут же. Пропустить запись не получится — уведомление будет висеть (и действовать на нервы) пока сотрудник не нажмёт кнопку «ознакомлен». Быстро, удобно, эффективно — работать будет.

Похожее:  Мероприятия с участием общественных советников

Неудачный пример. Каждый в работе использует свои файлы. Как правило, в компании есть сетевой диск, и коллеге можно скинуть путь к файлу. Особенно это подходит небольшим компаниям с единой системой хранения. Обязать обмениваться документами только через портал — плохая идея. Проще сразу кинуть ссылку коллеге. С другой стороны, через портал можно назначить ограничения прав доступа на конкретный файл, отправить его «во вне сети», запаролив или ограничив ссылку по времени действия. В этом случае портал хорош. Для каждого сценария — свои инструменты, и задача агентства рассказать о возможностях.

8. Определить критерии успешности внедрения

Я разделяю критерии на два тесно связанных лагеря.

Первый. Решение конкретных задач. Автоматизация процесса «командировка от заявки до отчёта», внедрение Help-desk и других инструментов. Это понятные задачи, которые анализируются, проектируются, реализуются, запускаются в эксплуатацию.

Второй. Полезность внедрения. Его сложно измерить эмпирически, он ощущается на уровне быта сотрудников. Если они ссылаются на портал как на авторитетный источник, именно там ищут нужную информацию — это главный признак пользы портала. Когда в офисе можно услышать фразы типа: «Я не знаю, какая версия приказа последняя, посмотри на портале, там точно свежая» или «Я тебе в задаче на портале откомментировал и файлик приложил», «Я на портале идею подал, проголосуй за неё» или «Спроси в портале, уверен, кто-то сталкивался с такой же проблемой», можно считать, что портал успешно запущен.

Итого, что важно помнить

  1. Чётко сформулированные цели и задачи.
  2. Кто за что в ответе.
  3. Приоритетность, порционность и последовательность задач.
  4. Тестовая группа преимущественно из руководства.
  5. Обязательна нагрузка на портал, без задач он «умрёт».

Это базовые принципы, чтобы получить работающий интранет-портал. Если вы потенциальный заказчик и читаете нас, то помните — не всё в руках digital-агентства. Оно не сможет сделать бизнес рентабельнее без вашей помощи. А если вы агентство, то помните — выпытывайте у заказчика всю необходимую информацию, уточняйте, и поговорите о зонах ответственности заранее.

Источник

Корпоративные порталы: функции, задачи и метрики эффективности

Корпоративный портал — это веб-интерфейс, который предоставляет сотрудникам доступ к информации и сервисам компании. Иногда его воспринимают как синоним интранета, но корпортал — это лишь часть внутренней сети. В ряде случаев интранет-портал принимает форму своеобразной социальной сети внутри компании.

В истории можно выделить несколько основных этапов, которые расширяли функционал и назначение систем:

Внутрикорпоративный сайт

  • Здесь публиковались новости и иные материалы для сотрудников.
  • Создавалась база документов и файлов.
  • Имелся форум для внутреннего общения.

Система для совместной работы

На следующем этапе в корпоративных порталах появились функции для совместной работы. Современные порталы компаний позволяют создавать виртуальные рабочие пространства для отдельных проектов или отделов.

Сотрудникам доступны следующие инструменты:

  • Внутренняя энциклопедия — по типу «Википедии».
  • Система управления задачами.
  • Хранилище документов с контролем версий.
  • Групповой календарь.

Платформа для интеграции

Сейчас корпоративный портал — это база, к которой подключают корпоративные приложения, также с его помощью собирают и используют данные о бизнес-процессах в компании. Интеграция предоставляет пользователю единую точку доступа к информационной инфраструктуре компании.

Интеграционные возможности:

  • Можно свободно пользоваться данными, которые хранятся в разных хранилищах в сети компании.
  • Сотрудникам доступна сквозная аутентификация — не нужно логиниться на каждом приложении или ресурсе.
  • Интерфейс может быть персонализирован под каждого пользователя.
  • Можно одновременно работать с несколькими корпоративными приложениями, например, почтой, CRM, ERP и т.д.

Функции портала

  • Внутренние и внешние коммуникации. Порталы ускоряют общение между сотрудниками и клиентами благодаря мессенджерам и элементам социальных сетей: «живой ленте», оповещениям, чатам и т.д. На многих порталах есть встроенная телефония.
  • Управление задачами и проектами. Инструменты для постановки задач, управления временем, чек-листы, фильтры, шаблоны и конструкторы документов.
  • Совместная работа с документами. Сервисы для создания, редактирования и хранения документов, настройки совместного доступа. Легко и удобно делиться документами с коллегами и клиентами, работая в онлайн-режиме без скачивания.
  • Планирование и учет рабочего времени. Одновременно облегчает работу и создание отчетов и повышает рабочую дисциплину. Учет затраченного времени позволяет оценить затраты на определенные типы задач.
  • CRM для продаж и работы с клиентами. Часть порталов интегрируются с CRM или предлагает их функции. Это позволяет создавать базы клиентов и партнеров. Фиксация и учет контактов позволят повысить эффективность работы отдела продаж.
  • HR — управление персоналом. Платформы позволяют легко представить структуру компании. Вся необходимая информация о сотрудниках всегда под рукой.
  • Автоматизация бизнес-процессов. Выполнение рутинных операций можно отдать роботам, что снизит нагрузку на персонал и повысит эффективность работы.

На примере «Битрикс24»

  • Соцсеть компании.
  • Управление задачами и проектами.
  • Коммуникации через «Открытые линии», которые позволяют связываться любым удобным мессенджером или почтой.
  • Чат и видеозвонки.
  • Управление бизнес-процессами.
  • Работа с документами онлайн.
  • Корпоративная почта.
  • Собственное облачное хранилище — «Битрикс24.Диск».
  • Рабочие календари.
  • Встроенная телефония.
  • Интегрированная CRM.

  • Живой ленты — здесь можно получить всю важную информацию. Это мгновенный обмен информацией, быстрое обсуждение и принятие решений, моментальная реакция коллег и инструменты мотивации.
  • Мгновенных коммуникаций — все контакты под рукой и доступны в один клик, общаться можно с любого устройства и в любых форматах: аудио, видео, текст, файлы.
  • Коллективного общения в общем чате, открытых чатах по направлениям и закрытых чатах сотрудников.
  • Единого хранилища документов — это корпоративный диск, публичные ссылки, актуальные версии документов на локальных компьютерах сотрудников, просмотр документов без офисных программ, редактирование файлов на компьютере.
  • Постановки задачи в один клик — с любой страницы портала, из других задач, из живой ленты, письма или чата в «Открытых линиях».
  • Планирования в диаграмме Ганта — ленточная диаграмма отображает продолжительность и дедлайны по задачам. Задачи можно связывать друг с другом, если сдвинуть срок по одной задаче, то сдвинется время остальных.
  • Управления задачами и проектами на канбан-доске — задания можно представить в виде карточек на виртуальной доске. Все задачи распределяются по стадиям выполнения, благодаря чему удобно отслеживать, на каком этапе находится та или иная операция.

Задачи портала

  • Повысить качество управления и эффективность бизнеса. Корпоративные порталы позволяют оценивать загруженность сотрудников и легко формировать отчеты по выполнению задач.
  • Улучшить управляемость и контроль. Чтобы принимать обдуманные решения, повысить качество управления и конкурентоспособность.
  • Сэкономить рабочее время. Платформа позволит быстро найти и обработать необходимую информацию, эффективно общаться с коллегами и быстрее выполнять задачи.
  • Повысить качество работы сотрудников. Рабочие группы внутри порталов позволяют сотрудникам быть в курсе рабочих процессов и сроков. Также это дает возможность сохранять накопленный опыт.
  • Оптимизировать процессы бизнеса. Скорость передачи информации и документооборота значительно повысится, что упростит работу.

Как измерить эффективность портала

Запуск корпоративного портала — только начало большой работы. Чтобы понять, насколько эффективно работает портал, необходимо отслеживать реакции пользователей. Для каждой функции есть собственные метрики.

Для анализа удобно использовать встроенные или дополнительные системы аналитики, например платформы Business Intelligence, и другие системы, которые можно использовать для создания дашбордов.

У портала есть 2 крупных категории задач: коммуникации и сервисы.

Эффективность коммуникаций можно отследить, проанализировав данные элементы:

  • Посещаемость. Количество визитов и уникальных пользователей, процент активных пользователей.
  • Поведение. Глубину просмотра и время на портале, среднее количество по основным разделам, средний коэффициент полезности материалов, долю визитов и просмотров с мобильных устройств.
  • Создание контента. Количество созданного и отредактированного материала, новые рабочие группы и активность в них.
  • Вовлеченность. Добавление в избранное, лайки и комментарии, процент прошедших опросы, участие в мотивационных программах, заполненность профилей сотрудников, сообщения из формы обратной связи.
  • Времени загрузки страниц и поиска ответа на вопрос.
  • Коэффициенту полезности материала.
  • Времени, которое необходимо для решения задачи исключительно средствами портала.
  • Проценту форм, которые не заполняются на бумаге.
  • Сокращению персонала, который поддерживает процессы.
  • Активности рабочих чатах.
  • Проценту проектов, которые реализуются онлайн.
  • Количество отправленных и полученных e-mail.
  • Количество e-mail, звонков или тикетов, связанных с поддержкой персонала (обращения к IT, HR, офис-менеджеру).
  • Количество личных обращений, связанных с поддержкой персонала.
  • Время, необходимое для решения часто повторяющихся задач вне портала.

В аналитике важно выделять сегменты. Можно разделить пользователей по географии, возрасту, отделу, должности либо по разделам портала: проекты, сервисы, база знаний, медиа и пр.

Помимо технических характеристик, можно измерить удовлетворенность пользователей от портала, разделов и функций. Можно опросить сотрудников, насколько интранет помогает в работе, насколько удобно пользоваться мобильной версией, какие функции больше всего нравятся, а какие не используются.

Что даст внедрение портала

  • Вырастет скорость поиска информации за счет того, что она будет аккумулирована на одном ресурсе.
  • Снизится риск утечки конфиденциальной информации.
  • Ускорится адаптация новых сотрудников.
  • У сотрудников появится возможность одновременно и совместно работать над документами, что снизит длительность согласований.
  • Усилится корпоративная культура — за счет роста горизонтальных связей в коллективе.
  • Результаты работы станут прозрачнее для всего коллектива за счет общих обсуждений.
  • Можно накапливать опыт работы и совершенствовать рабочие процессы.
  • Типовые задачи можно решать используя накопленную базу знаний.
  • Внутренняя переписка, занятость и присутствие сотрудников будет под контролем.
  • Вырастет качество и скорость обратной связи с сотрудниками.
  • Повысится качество обслуживания клиентов и эффективность работы компании.

Кому полезны порталы

Руководителям подразделений и топ-менеджерам

  • Получать обратную связь от сотрудников по какому-либо вопросу.
  • Использовать инструменты бизнес-аналитики — сбор, предварительную обработку и визуализацию коммерческих показателей, финансового состояния, текучки кадров, выполнения планов и т.д.

IT-специалистам

  • Выводить изображения с камер наблюдения.
  • Предоставлять единый доступ ко всем информационным системам компании.
  • Использовать адресную книгу с быстрым поиском по ФИО, должности, телефону.
  • Отображать и анализировать статистику обращений в техническую поддержку.
  • Использовать удобный механизм для обработки заявок — принцип одного окна, интеграцию с helpdesk-системами, статистическую обработку результатов и информирование пользователей об изменении статуса заявки.

Менеджерам по коммуникациям

  • Информировать сотрудников о мероприятиях, в которых участвует компания, о новых услугах и продуктах, ориентации всех работников на конечный результат.
  • Оценивать настроения внутри компании, собирать и обрабатывать мнения сотрудников об условиях, кадровых перестановках и т.п.
  • Проводить внутренние маркетинговые кампании — опрос работников о новых товарах и услугах, которые выходят на рынок.
  • Собирать информацию об увлечениях сотрудников, мотивации и внутренних ценностях.

HR-специалистам

  • Проводить опросы и анкетирование сотрудников, делать автоматическую рассылку выбранной группе пользователей.
  • Создавать архив организационно-правовых документов — должностных инструкций, положений об отделах, организационных диаграмм.
  • Информировать и адаптировать новых сотрудников — знакомить с компанией, образцами заявлений, к кому обращаться и прочее.
  • Отслеживать динамику численности персонала — визуализировать принятых и уволенных сотрудников в разрезе профессии, возраста, отдела.

Основная выгода от внедрения интранет-портала — организационная. Люди будут работать быстрее и продуктивнее, снизится количество бумажной волокиты. В компаниях, где работают тысячи и десятки тысяч сотрудников, даже несколько процентов экономии времени значительно снизят расходы.

Однако, следует учесть, что корпоративные порталы и интранет — это всего лишь инструменты. И чтобы получать от них эффект, ими нужно грамотно пользоваться: внедрять, настраивать, отслеживать эффективность и дорабатывать. Системный подход и автоматизация бизнеса позволят с лихвой окупить инвестиции.

Источник

Как внедрить корпоративный портал в крупной компании: пошаговый алгоритм

Почему крупным компаниям труднее создать корпоративный портал? Все просто: есть большое количество заинтересованных сторон, и каждый тянет одеяло на себя. Небольшой бизнес утром обсудил проблему, днём принял решение, а вечером реализовал. В больших компаниях такая скорость – редкость: в 80% случаев необходимо бесчисленное количество коммуникации: встречи, фасилитации, согласования, дискуссии. На моей практике были случаи, когда обсуждение требований к порталу растягивалось на год, при том, что весь проект можно было сделать за 4-5 месяцев.

Шаг 1. Собрать команду проекта, подружить айтишников и эйчаров

Как настроить командную работу

  1. Написать устав проекта. Представьте, что в футболе отменили все правила. Команды по очереди забивают то в свои, то в чужие ворота. Кто-то вообще уходит среди матча, потому что ему надоело. Чтобы ваша командная игра сложилась, нужно сформулировать «правила игры».
  2. Нарисовать организационную структуру проекта. Определите руководителя проекта, пропишите, кто и кому подчиняется.
  3. Определить зоны ответственности и мотивацию каждого участника. Каждый должен знать, что ему делать и что будет, если не выполнить задачу (а также, какой бонус он получит за хорошую работу).
  4. Разработать правила коммуникации. Формализуйте общение о проекте: как ставятся задачи, как они передаются друг другу, в каком формате приходит обратная связь. Приучите команду фиксировать результаты устных обсуждений в письмах или протоколах, их анализ поможет понять, в каком моменте что-то пошло не так.
  5. Согласовать нагрузку членов команды с их руководителями. Это стоит сделать на старте, чтобы в самый неподходящий момент член команды не оказался занят другими задачами.
  6. Подобрать участников с достаточными компетенциями. Руководитель проекта должен иметь возможность подбирать команду и заменять тех, кто не подходит, в том числе, привлекая сторонних специалистов.

Шаг 2. Продумать нужные функции и угодить каждому (или нет)

Хотя потребности большинства нужно учесть, каждому угодить не получится. Приоритезация функций должна происходить не на основе личных ощущений («мне кажется, все будут ими пользоваться!»), а на основе аналитики.

Как это сделать

  • Выбрать лидера, который сформулирует основные ценности портала. Это должен быть человек, способный учитывать мнения коллег, при этом обладающий стратегическим видением и компетенциями для самостоятельного принятия решений. Лучше, если это будут люди, понимающие цели интранета: эйчар или представитель внутренних коммуникаций. В будущем именно им придется максимально тесно работать с корпоративным порталом.
  • Учесть интересы разных целевых групп, используя метод персон. Пользователям нужны разные функции: отделу качества – инструмент для хранения и ознакомления с регламентами сотрудников, сотрудникам – сервисы для получения справок, согласования отпусков и бронирования переговорных. Чтобы учесть интересы всех групп, используйте метод персон.
Похожее:  Задаем правильные вопросы в квизе

Персона – это не описание реального человека, а искусственный персонаж, обобщенный портрет целевой аудитории, описание которого основано на сведениях о реальных людях. Можете дать персоне реальное имя, подумать, чем она увлекается, при каких обстоятельствах и с каких устройств она заходит на корпоративный портал. Вы должны думать о ней, как о реальном человеке.

Чтобы правильно создать персоны, обратите внимание на следующие факторы:

  1. Является ли компания территориально распределенной. Новости для филиала в Сибири будут сильно отличаться от новостей для московского филиала.
  2. Какой процент сотрудников имеет доступ к ПК? Или же большая часть будет работать с порталом через смартфон?
  3. Каково распределение стажа работы сотрудников в компании 1, 3, 5, 10, 15 лет?
  4. Каково распределение возраста сотрудников?
  5. Каково распределение по категориям сотрудников?

После того, как вы разбили сотрудников на сегменты и поняли, кого в вашей компании больше, вы можете проанализировать, какими сервисами будут пользоваться все сотрудники, а какими – только часть. Например, если 60% пользователей портала производственной компании – рабочие, которые будут заходить на портал с мобильного, а 25% – офисные работники, которые будут заходить с ПК, нужно отдавать приоритет функциональности полезной большинству и удобной в использовании с мобильных.

Еще пример: просят автоматизировать формирование отчета руководителю. Нужная функция? Несомненно. Но отчет руководителю отправляют только три процента сотрудников. Так что реализация этой функции не будет первостепенной.

  • Собрать запросы от подразделений. Договоритесь о том, что в рабочей группе каждое подразделение будет представлять только один человек.
  • Составить таблицу с приоритетами. Собрать требования, которые каждый участник группы ранжирует по важности, используя шкалу от 1 до 3. Пример такой таблицы выложу в первом комментарии к статье.

Как бороться с желанием сделать всё и сразу

Часто рабочие группы сталкиваются с пожеланием «мы хотим все и сразу». Но все и сразу – это очень длительный проект, часто на 8-9 месяцев. В таком проекте сложно просчитать трудозатраты и риски. Поэтому разумнее сначала внедрить ключевые сервисы корпоративного портала, а потом его дорабатывать.

Отталкивайтесь от функциональности, которая уже заложена в «коробке» — выбранном вами решении. Оцените, что вам из нее потребуется, скройте лишние разделы, настройте навигацию. Закажите бесплатную демонстрацию у внешней компании, которая предлагает свои услуги по внедрению решения: очень часто ТЗ меняется после демонстрации. Не идите на компромисс: если презентация вам не понравилось, не начинайте проект, а попросите презентацию у другой команды (в рамках компании уровень специалистов может очень сильно отличаться) или даже у другой компании. И только после этого составляйте дорожную карту развития.

Не стесняйтесь просить совета у компании-подрядчика: он подскажет, какие функции критичны, какие можно реализовать в рамках развития портала, а от каких лучше отказаться, чтобы быстрее запустить портал и не тратить лишних денег.

Наиболее удачные решения, которые подойдут корпоративному порталу крупной компании в 90% случаев:

  • Главная страница портала с баннерами, новостной лентой и набором виджетов

В небольших компаниях главной страницей портала являются функции социальной сети, CRM или управления задачами. В крупной компании одна из главных задач интранета – информирование сотрудников, поэтому в 90% случаев на главной странице будет новостная лента. Отмечу, что социальная сеть (живая лента) не подходит крупным компаниям: писать в нее могут все сотрудники, а значит, что важная информация будет теряться в потоке сообщений.

  • Сервисы для сотрудников

Небольшой компании нет смысла автоматизировать согласование отпуска, выдачу справок и запрос копий трудовых книжек. В крупной компании автоматизация позволяет не только значительно ускорить обработку заявок, но и навести порядок. Учитывая, что с апреля 2020 года появилась возможность перевести большую часть кадрового документооборота в электронный формат, можно уже сейчас «оцифровать» массовые кадровые документы и подписывать их через электронную подпись.

  • Персонализация контента

Пользователь должен видеть первыми новости своего региона, дни рождения коллег из своего подразделения. Сервисы и пункты меню должны быть адаптированы под роль сотрудника (настроить это помогут разработанные ранее персоны).

Шаг 3. Написать техническое задание: найти ответственного и ни о чем не забыть

Техническое задание решает сразу две задачи: фиксирует требования, помогая рассчитать стоимость и длительность реализации проекта и дает возможность сравнивать между собой нескольких подрядчиков.

Кто должен писать документ

Сотрудник с опытом разработки подобных документов, в идеале – бизнес-аналитик. Если в штате такого специалиста нет, то его можно привлечь под проект или обратиться за услугой подготовки ТЗ к подрядчику. Документ действительно непростой, поэтому делюсь типовым шаблоном в первом комментарии к статье.

Что обязательно включить в ТЗ:

  1. Назначение и цели создания системы.
  2. Организационный объем (в рамках каких подразделений или организаций выполняется проект).
  3. Требования к надежности.
  4. Требования к безопасности.
  5. Требования к интеграции со смежными системами.
  6. Требования к дизайну.
  7. Функциональные требования.
  8. Требования к мобильной версии.
  9. Состав и содержание работ (результаты работ).
  10. Требования к документированию.
  11. Порядок контроля и приемки системы.

О чем помнить при составлении:

  • Чтобы данные на портале всегда были актуальными, они должны обновляться автоматически. Портал не может быть запущен без интеграции с корпоративными системами Active Directory и кадровой учетной системой (ЗУП, SAP, Босс кадровик). Данные на портале будут отображены именно в том виде, в котором они хранятся у вас в системе. Вручную актуализировать их не получится.
  • От того, сколько пользователей будет работать с порталом и как много будет информации очень сильно зависит подход к реализации функциональности, обязательно указывайте справочники, в которых будет много значений.
  • Бэкапирование (резервное копирование) данных и отказоустойчивая архитектура закладываются на старте проекта, требования к ним должны быть отражены в техническом задании, а не когда всё уже сломалось.
  • На вашем портале будут персональные данные и конфиденциальная информация – позаботьтесь о том, чтобы обеспечить их безопасность и согласие на размещение.

Открывать или не открывать доступ к интернету?

Часто крупные компании по соображениям безопасности не хотят открывать доступ корпоративного портала через Интернет. Сейчас, с вынужденным переходом на удаленку, компании, которые не соглашались на это годами, за пару недель открыли доступ в сеть. Подобные решения обычно принимаются «сверху» – достаточно убедить в этом руководителя. Сегодня есть множество решений, позволяющих сделать доступ безопасным. Приводите пример других компаний, дайте руководителю вашей компании пообщаться с коллегой-руководителем, которой понимает важность доступа извне и согласовал его в своей компании.

Шаг 4. Начать внедрение: определить очередность разработки и приоритезировать задачи

Всё и сразу подключать долго, поэтому «слона нужно есть частями»: разрабатывать портал итеративно и внедрять сервисы постепенно. Но есть функциональность, которую не стоит откладывать на потом в силу сложностей интеграций и тяжелой разработки на бэкэнде.

По опыту лучше подключать сервисы в следующем порядке:

  1. Новостная лента. Новости компании можно запустить, даже если не сделана интеграция с кадровой службой. Для работы этого модуля не нужна организационная структура.
  2. Интеграция с Active Directory и кадровой системой. Очень большое количество сервисов завязаны на этих интеграциях и с ними всегда есть сложности, важно начинать данные работы как можно раньше.
  3. Адресно-телефонный справочник. По статистике данным сервисом большинство пользуется чаще всего.
  4. Документы. Единое хранилище шаблонов корпоративных документов, регламентов, локальных нормативных актов и других документов с функцией ознакомления сотрудников. Это очень сэкономит время ваших кадровиков, при этом может увеличить эффективность работы всего коллектива.
  5. В помощь новому сотруднику. Реализовав функции для онбординга новых сотрудников, вы значительно сократите сроки адаптации новичков, а также сэкономите время HR-специалистов.
  6. Сообщества (рабочие группы и клубы по интересам). Организация рабочих групп – один из самых эффективных инструментов современного организационного развития. Работа в группах позволяет преодолевать ограничения индивидуальных компетенций, передавать знания, методы работы, расти профессионально.

Сервисы для сотрудников – не приоритет

Конечно, они необходимы, это важная часть портала. Но к этим сервисам сотрудники не будут обращаться ежедневно. К тому же их невозможно сделать быстро: необходимо корректно описать бизнес-процессы, предусмотреть различные ситуации (отсутствия, увольнения, влияние смежных процессов друг на друга). Часто реализация сервисов требует интеграции с другими системами, и это тоже занимает время.

Рекомендую реализовывать эту часть как самостоятельную, в параллель к остальному проекту – или как проект развития.

Шаг 5. Оптимизировать затраты: понять, на чем можно сэкономить, а где экономить не стоит

Экономить можно и нужно. Главное, делать это с умом.

Как сэкономить при внедрении корпоративного портала:

  • Использовать готовые решения. Взять готовые решения из типового функционала вашей платформы. Есть готовые решения и у компаний, которые предлагают внедрение порталов – типовые модули, которые есть в любом проекте, а также наработки от старых проектов, которые можно доработать под вас.
  • Интегрировать с другими системами с учетом типовых возможностей выбранной платформы. Как правило, в ней есть коннекторы к наиболее распространенным учетным системам.
  • Использовать готовую документацию, разработанную для других проектов. Даже при высоких требованиях к качеству далеко не всегда нужно делать документацию заново. К примеру, руководство администратора или пользователя корпоративного портала для типовой функциональности не меняется от проекта к проекту.
  • Использовать готовое мобильное приложение. К примеру, свое приложение есть в «Битрикс24». Его можно настраивать и дорабатывать под вас, это гораздо проще, чем разработать новое.
  • Делать уникальный дизайн только для главной страницы. Индивидуальный дизайн может очень сильно увеличить стоимость и сроки проекта. Измените только главную страницу, на остальных модулях используйте корпоративные цвета и брендирование, но не меняйте дизайн полностью.

На чем экономить не стоит:

  • На создании технического задания. Если у вас нет опыта, не стоит писать его самостоятельно: вы точно сделаете это хуже того, кто это делал многократно. Процесс займет значительно больше времени, чем у профессионала, и, скорее всего, такое ТЗ не учтет все необходимое.
  • На тестировании. Ни один разработчик, даже самый профессиональный, не может написать код без ошибок. Дело не в том, что он плохой или невнимательный, а в том, что человеческий мозг просто не в состоянии проанализировать все варианты исполнения кода и использования функциональности. Сокращая время на тестирование, вы перекладываете эту работу на пользователей. В ответ получите негативную реакцию и нежелание использовать корпоративный портал.
  • На опытной эксплуатации. Запускать портал сразу на всех не стоит. Лучше получить обратную связь от лояльного подразделения, чем негатив со стороны сотрудников всей компании. Вернуть таких сотрудников в портал будет во много раз сложнее, чем привлечь в первый раз.
  • На подрядчике. Сравнивать по стоимости нужно, но этот критерий точно не может быть ключевым: его вес не должен быть более 50%. Если кто-то из компаний предлагает вам стоимость за работы, которая существенно ниже конкурентов, скорее всего, что-то не так. Они невнимательно прочитали задание, они работают с неквалифицированными исполнителями, уходят от налогов, используют серые схемы, демпингуют. Велик риск того, что компания не доделает проект или будет делать его некачественно. При выборе подрядчика ориентируйтесь на его опыт и референсы. Возьмите контакты его прошлых клиентов, поговорите с ними. Смотрите не на портфолио, а на реальных клиентов.

Шаг 6. Приготовиться к запуску: мотивировать сотрудников пользоваться новым инструментом

  • Договоритесь командой о дате запуска портала, она должна быть неизменной. Сообщите об этой дате сотрудникам компании, сделайте этот день необычным: украсьте офис, закажите угощения. Сделайте корпоративный праздник по этому поводу, пусть дата запомнится.
  • Заранее подогревайте интерес любопытными и интригующими фактами о процессе разработки и возможностях будущего портала:
  1. Снимите видеоинтервью с ключевыми лицами, пусть они расскажут, почему этот проект важен для них.
  2. Повесьте постеры в переговорных, лифтах и других офисных локациях с высокой проходимостью.
  3. Проведите конкурс на лучшее названия для интранета.
  • Заручитесь поддержкой лидеров мнений до момента запуска портала. Проведите для них отдельное обучение, расскажите о функциях и возможностях – пусть они будут драйверами успеха портала.
  • Не запускайте портал сразу на всю компанию. Проведите полноценную опытную эксплуатацию в одном из подразделений. Если есть недочеты, пусть их найдет лояльное подразделение. У вас будет время, чтобы их исправить до массового запуска.
  • Создайте прямо на портале удобный инструмент для сбора обратной связи, чтобы обращения оперативно поступали и обрабатывались командой поддержки. Сообщайте плановые даты, когда замечания будут исправлены.
  • Настройте системы аналитики. Вам потребуются следующие метрики:
  1. количество уникальных посещений,
  2. cтатистика просмотра новостей,
  3. рейтинг сообщений и публикаций по лайкам,
  4. кто самый активный автор,
  5. кто самый активный комментатор,
  6. статистика использования сервисов и заявок,
  7. среднее время исполнения заявок.

Это только основная часть метрик, в идеале прикрутить к порталу сервис BI-аналитики и строить большее количество отчетов.

В завершение

Интранет значительно облегчает жизнь крупной компании: снимает с пользователей рутинную работу, доносит важную информацию, способствует сплочению команды. Будет ли он работать в полную силу, во многом зависит от качества его исполнения. Отнестись к процессу создания корпоративного портала последовательно и серьезно – это поможет вам запустить корпоративный портал качественно и в срок. Если и технически, и визуально все будет сделано с умом, вам не придется уговаривать коллег пользоваться корпоративным порталом.

Источник

Adblock
detector