20 вопросов для самоанализа Перед деловой беседой

Алгоритм подготовки к успешной деловой встрече

Деловое общение имеет свою специфику, обусловленную в значительной степени целями партнеров по общению. Здесь у каждого из них есть свои задачи, они предполагают определенный итог общения, рассчитывают, какие способы оптимальны для достижения желаемого результата.

Целью планирования является попытка смягчить, нейтрализовать влияние непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Предварительная подготовка позволяет предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность «выпадов» собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции на случай неожиданных поворотов беседы.

Планируя деловую встречу, ответьте на такие вопросы:

Каковы мои цели (главные и второстепенные)?
Насколько важен для меня этот разговор?
Какой исход устраивает меня и готов(а) ли я пойти на компромисс?
Какие вопросы я буду задавать? Помните, что вопросы могут быть открытыми и закрытыми. Используйте тот тип вопросов, который оптимален в данной ситуации.
Вполне ли я готов(а) ответить на возможные вопросы собеседника?
Выглядят ли мои формулировки естественными и убедительными?
Какие приемы воздействия на собеседника я могу использовать? (Ссылки на авторитетные мнения, опыт других учреждений, крайняя важности вопроса и т.д.)
Как я буду вести себя, если собеседник: во всем согласится со мной; будет решительно возражать; не отреагирует на мои доводы; выскажет недоверие к моим словам и мыслям; захочет пойти на компромисс?
Правильно ли составлен план беседы, логично ли его построение?
Правильно ли выбран тон изложения?
Уверен(а) ли я в благоприятном исходе разговора?
Если бы эта беседа была проведена со мной, остался бы я ею доволен?

Что у нас общего?
Какие у него (собеседника) увлечения?
Какие излюбленные темы?
Какие политические убеждения?
Какие психологические особенности?
Каково его отношение ко мне, к моей организации?
Есть ли у него какие-либо особенные предубеждения, запреты?
В каком он находится положении (независим, испытывает давление со стороны, заинтересован)?
Готов ли он к обсуждению предлагаемой темы?
Какой может быть его тактика?
Каковы его цели?
Какие вопросы он может задать?

Правильное начало беседы предполагает точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, инициатора беседы, название темы, представление лица, ведущего беседу, объявление последовательности рассмотрения вопросов. При завершении беседы порядок действий должен быть обратным: слово берет ведущий беседы и завершает ее обращением к собеседнику.

1. Приемы эффективного начала беседы

Метод «зацепки». Позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для проведения запланированной беседы. В этих целях можно использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.

Метод стимулирования игры воображения. Данный метод заключается в том, что в начале беседы вы ставите множество вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться позднее. Этим вы показываете, что понимаете всю сложность ситуации и одновременно даете сигнал, что оптимальное решение проблемы возможно.

Метод прямого подхода. Характеризуется непосредственным переходом к делу, вступление отсутствует. Схема такого начала беседы: сообщаются причины, по которым была назначена беседа, осуществляется быстрый переход от общих вопросов к частным. Данный метод подходит прежде всего для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчиненными.

Придерживайтесь следующих рекомендаций:

Добивайтесь предельной краткости в изложении своих мыслей.
Говорите на языке собеседника.
Проявите свое уважение к нему.
Обращайтесь по имени и отчеству, если это уместно.
Выскажите положительные замечания, относящиеся к оснащенности рабочих помещений, их интерьеру, деловой репутации, образцовой организации труда.
Расскажите об изменениях, которые произошли со времени последней встречи.
Готовьте свой первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным.
Обосновывайте свои суждения.
Чаще задавайте вопросы «почему?», «зачем?», «когда?», «как?», ответы на которые позволяют лучше понять позицию собеседника.
Уточняйте, следуете ли вы за ходом мыслей собеседника: «Если я Вас правильно понял(а). Как я понял(а), Вы имеете в виду. »

2. Фаза передачи информации

Фаза передачи информации состоит из следующих элементов:

Источник

20 вопросов для самоанализа «Перед деловой беседой»

Какие средства вы имеете для достижения поставленных целей?

Какая позиция по отношению к партнеру оптимальна для достижения поставленной цели?

Как вы донесете до партнера свою позицию?

Как вы узнаете его установки, позицию и убеждения?

С какими барьерами вы столкнетесь?

Как подстраховать себя и снизить вероятность этих барьеров?

Как снять противоречия, если они будут?

Как настроить себя на терпимость к человеку, если он неприятен, и учесть естественные различия в восприятии и оценке будущей работы?

Какие применять способы воздействия на партнера?

Какую аргументацию при этом использовать?

Как вести себя, если возникнут конфронтация, манипуляция и будут использованы нечестные приемы со стороны партнера?

Как облегчить согласование мнений с партнером?

Насколько скрывать свои позиции?

Как управлять атмосферой разговора?

Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение?

Каковы интересы партнера и как их понять?

Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе? Хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх

строго соблюдать нормы речевого этикета:

уважительное отношение к собеседнику

использование общекультурных норм общения

в корректной форме выразить одобрение, комплимент, несогласие или сформулировать соболезнования и утешения

в деловой обстановке не желательно обращение к собеседнику на «ты»

весьма полезно обращаться к собеседнику по имени и отчеству (если неизвестно полное имя собеседника, к нему можно обратиться по фамилии с добавлением слова «господин»)

во время беседы нужно постоянно обращаться к собеседнику с вопросами, учитывая, что личное внимание в деловых отношениях имеет очень большое значение следует постоянно помнить о временных рамках беседы лаконичность — одно из основных требований к деловому разговору

аргументы следует излагать как можно нагляднее и убедительно, что поможет упрочить ваши позиции

идя на контакт с собеседником, важно акцентировать внимание на его идеях

желательно раскрепощать собеседника, вести себя честно и конструктивно, но не прятаться под маской, которая быстро перестанет что-то скрывать

постоянно помнить о «Вы — подходе» — это умение говорящего поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять

Похожее: Компетентностный подход в подборе персонала

Источник

Практические советы деловому человеку 20 вопросов для самозащиты перед деловой беседой

1. Воспринимать друг друга вне контекста «друзья-противники». Участники переговоров – партнеры, перед которыми стоит задача совместного принятия решения. Человек, склонный к жесткому, напористому стилю ведения переговоров, смотрит на своего партнера как на противостоящего ему противника, конкурента. «Уступчивый» же партнер, прежде всего (даже в ущерб своим интересам), будет стремиться создать на переговорах атмосферу дружеского расположения.

2. Видеть цель переговоров в разумном решении, полученном быстро и в полном согласии. Это не столь очевидно, как отказ от альтернативы «друзья-противники». Сторонник жесткого подхода видит наилучший выход из ситуации в победе над партнерами, а приверженец уступчивости – в «полюбовном» соглашении.

3. Отделять споры между людьми от решаемых задач. «Жесткий» партнер склонен навязывать другому свою позицию и требовать уступок, а «мягкий» — уступить ради сохранения отношений. Метод же принципиального ведения переговоров требует признать, что люди способны по-разному воспринимать одни и те же вещи, иметь разные взгляды и позиции. Их взаимодействия должны быть основаны скорее на уважении к позиции друг друга, чем на стремлении навязать свою позицию другому.

Если партнер не разделяет Вашу позицию, то это не должно вызывать у Вас негативных чувств по отношению к нему, равно как это не означает, что он относится к Вам с недостаточным уважением или доверием.

4. Лучше быть мягким с людьми и жестким к проблеме. Предполагается, что целесообразно сочетание достоинств разного стиля: «жесткости», когда речь идет о решаемой проблеме, и «уступчивости» в человеческой сфере.

5. Действовать независимо от доверия или недоверия. Степень доверия-недоверия, которое испытывают друг к другу партнеры, решающим образом определяет не только поведение, но и развитие ситуации в целом. Одни партнеры вызывают у Вас доверие, другие не внушают его, да и мы сами можем быть в большей или меньшей степени склонны к доверительности. Гарвардский метод рекомендует строить свое поведение, не ориентируясь на то, что Вы будете максимально откровенны со своим партнером, который оценит это и в благодарность пойдет Вам на уступки. Дело не в доверии или в недоверии, а в готовности действовать на разумных основаниях и в ожидании такой же позиции от партнера.

6. Сосредоточиться на выгодах, а не на позициях. Безусловно, бывают ситуации, когда спор идет именно о позициях, однако довольно часто разные точки зрения на проблему не мешают людям успешно сотрудничать при решении конкретных вопросов. Независимо от того, какие позиции занимают партнеры, главным объектом своего внимания следует сделать поиск взаимовыгодных решений.

7. Изучать интересы сторон. Попробуйте вместо угроз или чрезмерно уступчивых предложений понять интересы сторон. Только определив зону взаимных интересов или их пересечения, можно найти взаимовыгодное решение.

8. Не устанавливать на переговорах «нижней границы». Что такое «нижняя граница»? Это – худший из допустимых вариантов в данной ситуации, на который Вы готовы согласиться. Цель «нижней границы» состоит в том, что она предотвращает заключение неудачного соглашения, принятия поспешных решений, т.е. удерживает от неразумных шагов. По методу принципиального ведения переговоров человек начинает слишком держаться за свою «нижнюю границу», которая тем самым сковывает его инициативу и воображение. Возможно, в ходе переговоров Ваш партнер предложит Вам вариант ниже Вашей «нижней границы», и Вы сразу откажетесь от него. Однако это поспешное решение, потому что можно договориться об особых условиях, делающих это предложение выгодным для Вас.

С точки зрения специалистов Гарвардского университета, предпочтительнее вовсе не устанавливать «нижней границы» (чтобы не сковывать своей инициативы). Вместо этого, чтобы защитить себя от импульсивных неразумных решений, предлагается использовать наилучшую альтернативу предлагаемому соглашению (НАПС).

Большие шансы на успех будет иметь тот партнер, который продумает возможные альтернативы предполагаемому соглашению и определит для себя наилучшую из них.

9. Продумать возможность взаимной выгоды. Идти не путем потерь и преимуществ, а направить свои усилия на поиск взаимной выгоды.

10. Представить множество вариантов на выбор, а решение принять позже. Особо оговаривается, что не следует рассматривать один из них, самый выгодный для себя. Это заставит партнеров особенно упорно настаивать на его первоочередном решении.

11. Настаивать на использовании объективных критериев. Для этого (чтобы защитить себя от нажима партнера, не идти на поводу у ситуации, чувств и желаний – как партнерских, так и своих собственных) стоит заранее оговорить критерии, которым должно отвечать решение проблемы.

12. Стараться достичь результата, основанного на нормах, зависящих от воли сторон. Если партнерами сформулированы объективные критерии принятия решения, то они идут к результату, основанному на нормах (выработанных критериях), а не в силу большого нажима со стороны одного из партнеров.

13. Рассуждать и прислушиваться к доводам, уступать принципам, а не нажиму. «Уступчивый» партнер поддается нажиму, «жесткий» строит на нем свою тактику переговоров, «принципиальный» руководствуется принципами, а не идеями борьбы.
Четыре правила В.Л.Леви

Правила, помогающие нейтрализовать аргументы эгоиста с приятными эмоциями для него и для себя.

Вникните в суть высказывания.

Создайте благоприятную атмосферу.

Не унижайте, не задевайте самолюбия.

Возвысьте оппонента.

Избегайте запутывающих эмоций.

Будьте проще.

Добивайтесь своего.

Не позволяйте уводить Вас в сторону.

Не бойтесь ошибок.

Ориентируйтесь на взаимную победу.

В ходе аргументации используйте только доводы, которые Вы и Ваш оппонент понимаете одинаково.
Если Ваш довод не принимается, то найдите причину этого и далее в разговоре на нем не настаивайте.
Не приуменьшайте значимость сильных доводов противника, наоборот, подчеркните их важность и тем самым свое правильное понимание.
Свои аргументы, не связанные с тем, что говорил Ваш противник или партнер, приводите после того, как Вы ответили на его доводы.
Точнее соизмеряйте темп аргументации с особенностями темперамента партнера.
Приведите один иди два ярких аргумента и, если достигнут желаемый эффект, ограничьтесь ими.

Противодействие равно действию

Действие 1. Партнер голословно что-то утверждает.

Похожее: Тест с ответами по теме 8220 Нации и межнациональные отношения 8221

В качестве его противодействия активизируйте его мышление, спросите, какие аргументы он может привести.

Действие 2. Ваше решение отклонено («Все равно не получится»).

В качестве противодействия спросите, какое другое решение имеется у партнера.

Действие 3. Вас обвиняют: «Это – чистая теория».

В качестве противодействия: определите, какие реальные цели (средства, пути решения) предлагает тот, кто Вас обвиняет?

Действие 4. Вас сбивают неконструктивными вопросами, например, об организационных деталях при обсуждении стратегической проблемы.

В качестве противодействия вы должны определить, как это связано с проблемой.

Действие 5. Перед Вами выдвигают требования (финансовые, материальные, по численности работников).

Понимая свое решение в качестве противодействия, как бы вы удовлетворили эти требования?

Действие 6. Вас обвинили в многословии («много воды – мало аргументов»).

В качестве противодействия Вы можете сказать Вашему оппоненту, что Вы не поняли смысла его высказывания (пусть он его расшифрует).

Памятка «Как нейтрализовать оппонента?»

Это особенно актуально, если в отношении Вас фальсифицируются факты, а в Ваш адрес поступают ложь и измышления, а также ошибочные мнения. Ваши друзья находятся в заблуждении, а «враги» начинают подавать каверзные реплики и задавать неприятные вопросы. Процедура нейтрализации состоит из четырех операций.

Локализация.

Анализ.

Выбор практики.

Если оппонент пытается навязать конфронтацию не по существу, вывести Вас из равновесия, направить разговор по ложному пути, то лучше промолчать, оставить без внимания его замечания или отделаться ничего не значащими фразами типа : «Может быть, это интересно, но меня волнует другое».

б) Отговориться

Если реальное дело не совпадает с Вашим мнением, а противник напирает, заставляет признаться в неспособности обосновать свою позицию сейчас же, то можно избежать прямого ответа. Да и на провокации не всегда следует реагировать, лучше уйти в сторону. Можно сказать так: «Хотя Вы имеете право спрашивать все, что Вас интересует, я имею право не отвечать на все вопросы».

в) Оправдаться

Сознайтесь, что не всегда Ваши аргументы безупречны. «Прикройте» свои слабые места уважительными причинами. Кроме того, можно и извиниться, хотя это и неэффективно.

г) Защищаться

Оппонент мощно противодействует, решительно наступает, чтобы дискредитировать и (или) загубить Вашу идею на стадии ее рождения. В этом случае необходимо действовать. Следует защищаться без промедления, дать бой противникам.

Если вам известно, что вас хотят поставить в трудное положение, то уже на стадии аргументации приведите предполагаемое замечание как альтернативу и дайте ответ на него до того, как оппоненту представится возможность высказаться.

В результате Вы избежите резкого противоборства, снизите риск острой схватки, сами выберите замечание оппонента и уменьшите его тяжесть. Противнику останется только повторить замечание, но, скорее, он не пойдет на это, так как острота сомнения будет уже снята.

б)Немедленный

Во всех случаях отвечать сразу после «вражеского» замечания следует в спокойном тоне, воспринимая оппонента как заинтересованную сторону. Немедленный ответ оправдан лишь для предотвращения дальнейшего разговора по неприемлемому для Вас направлению, для пресечения некорректных действий оппонента.

в )Отсроченный

Отложить ответ следует тогда, когда немедленный ответ с психологической точки зрения поставит под угрозу нормальный ход дискуссии, т.е. может последовать неуправляемый эмоциональный взрыв с нежелательными последствиями, или же тогда, когда имеется возможность нанести нейтрализующий удар в другой момент, когда замечание потеряет важность, а сила опровержения увеличится. Кроме того, отложить ответ следует в случае, если нет необходимости реагировать по мелочам и замечание выходит за рамки дискуссии.

г)Молчаливый ответ

Если Вы видите психологическую уловку, если замечание оппонента диктуется его враждебностью, он создает умышленную помеху, очевидную для всех присутствующих, и не затрагивает суть дела, то лучше игнорировать такое поведение. Если же он прав в своих действиях, то Вам ничего другого, кроме молчания, и не остается.

Постскриптум

Далеко не всегда следует стремиться к исчерпывающим ответам и немедленно реагировать на замечания, реплики и возражения собеседников-оппонентов.

Источник

Вопросы для самоконтроля

2. Почему деловая беседа не может проходить спонтанно?

3. Что входит в структуру деловой беседы?

4. Докажите многогранность задачи начального этапа деловой беседы.

5. Как вести себя в процессе деловой встречи?

6. Чего необходимо избегать в процессе деловой беседы?

7. Каких фраз желательно избегать в ходе деловой беседы?

8. Какая фраза может вызвать у собеседника желание помочь вам?

9. Что влияет на ощущение уверенности в деловых встречах?

10. Обмен информацией и опытом, предполагающий достижение определ?нной цели и решение конкретной проблемы, как основное содержание делового общения.

11. Завершающий этап деловой встречи (беседы, переговоров).

12. Принятие решения. Условное решение.

Тест.

1. Деловая коммуникация – это

1) информационно-целевое общение;

2) управленческое общение;

3) предметно-целевое общение;

4) «зондирующее» общение.

2. Отметьте вопросы, необходимые для самоанализа перед деловой беседой:

1) каковы предположения о целях собеседника;

2) каким образом избежать обозначения собственной цели;

3) какие коммуникативные барьеры могут возникнуть;

4) какими способами активизировать конфронтационный стиль взаимодействия;

5) насколько раскрывать свои позиции.

3. Отметьте характеристики, соответствующие понятию «партнерский подход к переговорам»:

1) реализуется путем совместного с партнером анализа проблем;

2) использует приемы военной тактики;

3) ориентируется на однозначную «победу» в переговорном процессе;

4) ориентируется на стимулирование эффективного взаимопонимания.

4. Отметьте возможные варианты концовки выступления:

1) призыв к действию;

2) постановка вопроса;

3) моделирование ситуации, вызывающей смех;

4) перечисление исследователей обозначенной проблемы;

5. Телефон – это техническое средство:

6. «Относитесь к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам». Для какого уровня управления делового общения приемлемо данное положение?

3) «по горизонтали».

7. Какими способами воздействуют партнеры друг на друга? Укажите четыре из семи переменных:

8) 8. Процесс ведения переговоров включает в себя несколько фаз. Из выше изложенного перечня исключите три неверных положения:

1) начало беседы;

2) передача информации;

3) обмен визитками, презентами;

5) нейтрализация замечаний собеседника;

6) принятие решения;

7) обед, угощение и т.п.

Похожее: Каким вопросом поразить девушку

9. Исключите два положения, на которые не распространяются нормы делового этикета:

Источник

2.4. Как проводить беседу

профессионал располагает достаточным временем для каждого клиента.

Когда же времени нет или ясно, что разговор не обязателен для обеих

сторон, крайне важно знать, как закончить его эффективно и без

нарушения приличий. Это трудно, если вы беседуете с клиентом,

нечувствительным (намеренно или неосознанно) к вежливым социальным

сигналам, которые вы обычно используете, когда хотите прервать

разговор. (К их числу относится поглядывание на часы со словами: «Мне

надо уходить. Хорошо, я свяжусь с Вами». Можно также вставать, браться

за шляпу или перчатки). В тех случаях, когда клиенты не замечают этого,

применяются чёткие процедуры, которые облегчают решение этого

􀂃 С самого начала беседы, в ходе приветствия, дайте понять

клиенту, что через некоторое время вы должны уйти («Я могу задержаться

только до 10 часов». «Мне надо будет уйти ровно в 10»).

􀂃 Во время беседы следите за тем, чтобы клиент был сосредоточен

только на темах, имеющих отношение к делу. Если он отвлекается,

верните разговор в нужное русло, попросив у него помощи и разъяснения.

(«Это очень интересно, но мне нужна ваша помощь, чтобы прояснить кое-

что из того, что вы говорили мне минуту назад. Я всё-таки не до конца

выяснил одну деталь… Мне не совсем ясен ваш ответ на мой вопрос»).

􀂃 Представляйте вашу информацию энергично и коротко. Будьте

уверены в себе. Репетируйте основную часть из того, что вы собираетесь

сказать клиенту, перед беседой.

􀂃 Если клиент пытается перебивать вас, независимо от того, что вы

ему говорите, продолжайте держаться спокойно и уверенно до тех пор,

пока не закончите. Не повышайте голос, соревнуясь с клиентом.

Действуйте так, как будто говорите только вы. Это значит, что какое-то

время вы будете звучать вместе, но вскоре клиент поймёт, в чём дело.

􀂃 В установленное время встаньте с места, действуйте решительно

и произнесите приятные слова прощания после того, как переступите

порог дома или комнаты. Если разговор происходит у вас на работе,

держите дверь открытой, чтобы клиент ушёл. Завершая разговор,

используйте такие слова и выражения, которые убедят клиента в том, что

вы вскоре снова встретитесь, но в данный момент беседа окончена: «Я с

удовольствием встречусь с вами на следующей неделе, но сейчас вы

должны меня извинить, так как меня ждут».

20 вопросов для самоанализа перед «деловой беседой»

1. Чётко ли ты представляешь свои цели в виде желаемого результата?

(Что ты хочешь иметь в конце беседы?)

2. Как можно будет оценить этот результат? (Как ты узнаешь – достиг ли

ты желаемого или нет?)

3. Каковы твои предположения о целях собеседника?

4. Какие средства ты имеешь для достижения поставленных целей?

5. Какая позиция по отношению к партнёру оптимальна для достижения

6. Как ты донесёшь до партнёра свою позицию?

7. Как ты узнаешь его установки, позиции и убеждения?

8. С какими барьерами ты столкнёшься?

9. Как подстраховать себя и снизить вероятность этих барьеров?

10. Как снять противоречия, если они будут?

11. Как настроить себя на терпимость к человеку, если он неприятен, и

учесть естественные различия в восприятии и оценке будущей работы?

12. Какие применять способы воздействия на партнёра?

13. Какую аргументацию при этом использовать?

14. Как вести себя, если возникнут конфронтация, манипуляция и будут

использованы нечестные приёмы со стороны партнёра?

15. Как облегчить согласование мнений с партнёром?

16. Насколько раскрывать свои позиции?

17. Как управлять атмосферой разговора?

18. Как управлять собой, если партнёр вызывает раздражение?

19. Каковы интересы партнёра и как их понять?

20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе?

Запрещённые приёмы во время деловой беседы

Ни в коем случае нельзя:

􀂃 перебивать речь партнёра

􀂃 негативно оценивать его личность

􀂃 резко убыстрять темп беседы

􀂃 избегать пространственной близости и не глядеть на партнёра

􀂃 пытаться обсуждать вопрос рационально, не обращая внимания на

то, что партнёр возбуждён

􀂃 не понимать или не желать понять его психическое состояние

У некоторых клиентов есть потребность поговорить, вызванная,

возможно, одиночеством или тем, что они поглощены сами собой, а вполне возможно и тем, что у них есть предмет разговора. Однако, только