8 вопросов, которые организатору стоит задать себе при планировании гибридного мероприятия
Гибридные мероприятия, с небольшим числом участников на площадке и большой виртуальной аудиторией — новая реальность индустрии событий, по крайней мере на ближайшее время.
В сегодняшних условиях высокой неопределенности формат, сочетающий в себе офлайн и онлайн, выглядит наиболее оптимальным и наименее рискованным вариантом. Гибрид позволит и организаторам, и участникам иметь спасительный «план Б» на случай введения ограничений и решает множество других задач от привлечения крупных спонсоров при небольшом числе очных участников до соблюдения требований социального дистанцирования.
Ниже 8 основных вопросов, которые должны задать себе организаторы, чтобы понять, насколько подходит им гибридная модель и каким образом её лучше воплотить в жизнь.
С какой целью участники придут на гибридное мероприятие?
Как и в случае любого другого онлайн или офлайн события, планирование успешного гибридного ивента начинается с определения целей. Ради чего участники будут приобретать билет и тратить свое время?
Если главная ценность мероприятия — уникальный контент, то достаточно организовать качественную трансляцию, чтобы удовлетворить участников. От офлайн-участия, в этом случае, можно и вовсе отказаться и арендовать площадку только для записи выступлений спикеров.
Так поступили, например, в Apple при организации своей ежегодной конференции для разработчиков WWDC в июне этого года. WWDC- 2020 стала самой масштабной за все время существования конференции — более 22 миллионов онлайн-участников на всех потоках.
Если же главная ценность мероприятия в нетворкинге или знакомстве участников друг с другом, одной трансляции будет уже недостаточно. То же самое можно сказать и про образовательный формат. Для обучения потребуется помимо трансляции ещё и механизм получения обратной связи от экспертов и способ контроля усвоения материала.
Сколько должно длиться событие?
Перемещаться между аудиториями на площадке и переключаться между онлайн-трансляции — далеко не одно и то же. Долго сидеть у экрана человеку физически тяжело: максимум времени, которое участник удерживает внимание перед монитором — 3 часа.
По этой причине часто бывает целесообразно растянуть обычно двухдневную конференцию до недели или нескольких недель. Так поступили, например, организаторы Форума «Вовлекая в культуру счастья».
В гибридном формате можно реализовать многодневную программу, которая будет сочетать в себе живое и виртуальное общение, например, онлайн-трансляции выступлений экспертов и живые дискуссионные встречи.
Как не сделать онлайн-участников гостями второго сорта?
Главный вызов гибридной модели мероприятий состоит в том, чтобы поддерживать живую и виртуальную аудитории одинаково вовлеченными. У участников не должно складываться впечатления, что это два разных, отдельных мероприятия, происходящих паралльльно.
Важно, чтобы те, кто участвует онлайн, не чувствовали себя ущемлёнными, особенно если мероприятие платное. В идеале каждый из форматов участия должен иметь свои преимущества и давать особый опыт.
Это может обеспечить, например, специальный пакет сувенирки для виртуальных участников событий, который доставляется по почте. Помимо обычных блокнотов и ручки, в наборе могут быть особые сувениры только для тех, кто участвует онлайн.
Посылка с пакетом участника онлайн-события
Еще одна идея в копилку: транслировать онлайн немного бекстейджа — закулисные кадры и мини-интервью со звездными спикерами, предваряющие трансляцию и другой эксклюзивный контент.
Но лучший способ не разделять очных и заочных участников — собрать их на общей виртуальной площадке, например в ивент-приложении.
Каким должно быть расписание гибридного мероприятия?
Как и в случае онлайн-событий, расписание гибридных мероприятий должно создаваться с учетом проблемы часовых поясов. Организаторам стоит продумать, как сделать время удобным если не для всех, то хотя бы для большинства участников.
Если у вас большая разница в часовых поясах, много участников и из европейской части России и из Дальнего востока, вы не сможете провести главную сессию только один раз. Нужно будет решить, будет контент дважды в программе или будет записан и ретранслирован.
Второй момент, касающийся программы: виртуальная часть гибридного мероприятия не обязательно должна в точности соответствовать очной. Вполне возможно, будет достаточно организовать прямую трансляцию только для ключевых сессий и предоставить онлайн-участникам доступ к видеозаписям остальных выступлений, чтобы они могли посмотреть их в любое удобное время.
Каким будет бюджет гибридного мероприятия?
Небольшое мероприятие с личным присутствием означает возможность использования новых и альтернативных площадок, которых раньше, когда мероприятия проходили для большого числа людей, даже не рассматривались. Это поможет сократить бюджет на аренду площадки — одну из основных статей затрат организаторов.
В то же время качественная профессиональная трансляция стоит немало, и это тот пункт, на котором не стоит экономить.
Нужно заложить бюджет на организацию съемки, видео-продакшн, организацию и тех. поддержку онлайн-трансляции, виртуальную площадку, где участники будут смотреть эфир и т.п. Потребуется также услуги дизайнера-клипмейкера для создания отбивок и визуальных эффектов, чтобы удержать внимание виртуальных посетителей.
Должны ли цены на онлайн- и офлайн- билеты различаться?
Хотя впечатления от виртуального мероприятия в идеале должны быть такими же сильными, как и от личного участия, скорее всего, онлайн-билеты будут стоить дешевле.
В условиях большой неопределенности важно заранее продумать конвертацию офлайн билетов в онлайн. Если участник по какой-то причине не сможет присутствовать лично (а это в текущих условиях серьёзный риск), как он сможет поменять формат участия? Будет ли компенсирована разница в стоимости?
Как реализовать нетворкинг на гибридном мероприятии?
Нетворкинг — серьезная проблема для онлайн-мероприятий. Она встаёт ещё более остро, когда некоторые гости присутствуют на мероприятии лично, а некоторые — только виртуально. Хорошая новость состоит в том, что ивент-технологии достигли такого уровня развития, чтобы обеспечить полноценный нетворкинг для всех участников.
Чтобы сделать гибридное мероприятие полезным с точки зрения нетворинга, комментариев к трансляции или чата в мессенджере будет недостаточно. Понадобится инструмент, помогающий участникам знакомиться и находить полезные контакты, а ещё лучше — сразу назначать живые или онлайн-встречи.
Тут может пригодится приложение для мероприятия с функционалом нетворкинга, которым будут пользоваться в равной степени и онлайн- и офлайн- участники.
Ещё одна идея для нетворкинга: заранее познакомить между собой онлайн-участников, живущих в одном городе и помочь им встретиться лично. Участники из одного города могут вместе смотреть трансляции конференции, делясь эмоциями и идеями.
К каким трудностям нужно быть готовым?
В «живой» части гибридного мероприятия, нужно быть готовыми к ограничениям, связанным с мерами по предотвращению распространения COVID. Где-то это будут ограничения по количеству допустимых участников, где-то — требования соблюдения социальной дистанции и обязательное наличие средств индивидуальной защиты. В любом случае организаторам придётся продумать перечень мер для защиты участников и заложить соответствующие расходы в бюджет.
Для виртуальной составляющей ключевым фактором станет поддержание вовлеченности аудитории. И тут тоже понадобится свой перечень мер по удержанию внимания и включения онлайн-участников в активности, ключевой из которых будет безупречно организованная трансляция. Если картинка размыта, прерывается или зависает это моментально убьёт вовлечённость.
Когда угроза COVID-19 пройдет, участники мероприятий, скорее всего, захотят снова собраться лицом к лицу. При этом модели и инструменты, апробированные при организации онлайн- и гибридных событий эпохи социальной дистанции, останутся в арсенале организаторов и могут пригодится, например, для расширения охвата.
Не каждый может уделить конференции несколько дней жизни, оставив семью, домашних животных, отложив рабочие обязанности. Если организаторы научатся делать виртуальное участие в мероприятии столь же полезное и эмоционально насыщенное, как и очное, это поможет привлечь новую аудиторию. Таким образом, гибридная модель может стать новым шагом эволюции конференции или форума.
Источник
Как организовать концерт? Составление плана мероприятия, определение места проведения, расчет прибыли
Благодаря опыту многих людей в шоу-бизнесе, даже непосвященный человек сможет достаточно быстро найти информацию о том, как организовать концерт. Но помимо алгоритма действий необходим еще и опыт. Его можно получить, организовывая небольшие мероприятия и постепенно увеличивая масштаб.
Важные качества
Одной информации о том, как организовать концерт, недостаточно для успешного проведения подобного мероприятия. Необходимо обладать определенными качествами, чтобы успешно завершить все этапы подготовки.
Для начала придется научиться договариваться. Этот навык необходим, поскольку нужно будет общаться с абсолютно разными людьми: музыкантами, их представителями, продюсерами, лицами, отвечающими за аренду помещения и т. д.
Комплексы, застенчивость и неуверенное поведение нужно оставить в стороне. При переговорах такие качества могут очень сильно мешать и оказывать ощутимое негативное влияние на конечный результат. Также важно быть стрессоустойчивым, поскольку придется принимать много решений и делать это быстро. При этом возможны форс-мажорные обстоятельства, которые могут выбить из колеи. Поэтому, разбираясь в том, как организовать концерт, важно учитывать необходимость работы над своими личностными качествами.
Базовые рекомендации
Успешный концерт – это результат грамотных действий. И в таком деле игнорирование, казалось бы, второстепенных вещей может значительно усложнить ситуацию. Чтобы избежать немалой доли сложностей, стоит учесть советы людей, которые имеют опыт в подобной индустрии. Вот что нужно делать:
- Искать зрителей в социальных сетях. Именно там можно найти большую часть целевой аудитории и сообщить им о новом музыкальном проекте. Грамотное использование соцсетей позволяет подогреть интерес потенциальных зрителей и ощутимо повысить лояльность аудитории.
- Зарегистрировать ИП. Нужно понимать, что организация концерта физическим лицом – это незаконно. Заниматься бизнесом без регистрации долго не получится, так что придется нанести визит в ФНС.
- Понять свою целевую аудиторию. Можно знать, как организовать концерт на уровне схемы, но не понимать при этом публику, которую на такое событие позовут. Это означает, что при выборе группы или артиста ориентироваться нужно не на собственные музыкальные вкусы, а, прежде всего, учитывать, чего хочет ЦА. Узнать ожидания потенциальных зрителей помогут стриминговые сервисы и социальные сети. Там можно провести опросы, получить обратную связь в рамках конкретного города.
- Составить четкий предельно детальный план расходов. Формируя смету мероприятия, в нее необходимо включить сумму, предназначенную для покрытия непредвиденных затрат. Важно понимать и тот факт, что организация ивента на последние оставшиеся средства – это плохая идея. Всегда остается вероятность, что концерт не окупится.
- Подготовиться к многочисленным утомительным диалогам. Владельцы концертных площадок, специалисты, отвечающие за техническое обслуживание, музыканты, представители СМИ, менеджеры, все они будут требовать, расспрашивать и просить денег. Настрой на затяжной процесс постоянных переговоров поможет не сойти с дистанции из-за эмоциональной перегрузки.
- Обсудить ключевые моменты и все детали, без исключения. Важно договориться о месте и дате проведения концерта. И также необходимо определиться с формой оплаты – фиксированный гонорар или процент с продажи билетов.
- Соблюдать райдер. Чтобы отношения с артистами не испортились в самом начале, нужно ответственно отнестись к их требованиям относительно бытовой и технической стороны визита. Но с райдером желательно ознакомиться заранее, поскольку там могут быть очень необычные и трудновыполнимые пункты.
- Сделать все для комфорта зрителей. Перед тем как организовать концерт, важно убедиться, что будут обеспечены все условия, необходимые для приятного времяпровождения людей, купивших билет. Речь идет о просторном помещении или площадке, хорошем звуке, удобном танцполе и гардеробе. И также стоит позаботиться о качественном разогреве зрителей перед выходом основных солистов.
Даже хорошо организованный концерт может дополниться форс-мажорными обстоятельствами. По этой причине нужно предвидеть возможные неприятности: опоздание музыкантов, проблемы с электричеством, поломку техники и др. Необходимо быть готовым к таким ситуациям.
Формат мероприятия
Перед тем как организовать концерт в своем городе, нужно определиться с ключевыми акцентами. В зависимости от формата меняются и особенности организации. Речь идет о таких мероприятиях:
- Сольный концерт. Одна звезда — все внимание ей.
- Сейшн. В этом случае выступает много групп, но нет соревновательного элемента.
- Сборный концерт. Здесь сохраняется структура сейшена, но присутствует ключевая звезда или группа, так называемый гвоздь программы.
- Фестиваль. При таком формате происходит соревнование различных групп с призовыми местами и званиями.
Если нет опыта, то лучше выбрать наиболее скромный вариант. Поскольку занявшись масштабным событием, можно просто не справиться с обилием организационных вопросов.
С каждым последующим проектом будет формироваться опыт, позволяющий в итоге успешно вести масштабные мероприятия.
Также в рамках скромного события легче составить качественную программу, от которой во многом зависит успех концерта. Этот принцип важно понимать людям, размышляющим над тем, как стать организатором концертов.
Каждый успешный проект ведет к повышению рейтинга и уровня узнаваемости в профессиональных кругах. Провалы оказывают обратное воздействие – организовать что-то вместе с серьезными людьми будет крайне сложно. По этой причине начинать лучше с приглашения одной звезды и качественной подготовки шоу.
Как выбирать группу
Планируя приглашение одного или нескольких коллективов, нужно понимать, что придется иметь дело с двумя важными элементами договора:
- Гонорар. Сколько денег нужно заплатить за выступление.
- Райдер. Особые требования, касающиеся быта и техники.
Думая над тем, как организовать концерт в своем городе, на эти два пункта нужно обращать внимание в первую очередь. Такой подход позволит в самом начале отсеять те группы, которые не подходят или недоступны из-за слишком высокой суммы гонорара. Этот принцип стоит применять и в процессе подбора артиста.
Также намного проще отбирать группы для выступления, понимая, как формируется их ценник. Речь идет о влиянии на гонорар уровня популярности:
- Очень известны в широких кругах. Для таких коллективов является нормой собрать стадион. По этой причине их приезд будет стоить очень дорого, а райдер усложнит жизнь даже опытным организаторам. Но такие неудобства с лихвой компенсируются огромным количеством поклонников, которые придут послушать своих любимых исполнителей.
- Широко популярны, но в узких кругах. В большинстве случаев, это группы, работающие за границами ПОП-музыки. В рамках своего направления они известны и постоянно собирают залы различного уровня. Такие коллективы более доступны, чем топовые исполнители и не наполняют райдер экзотическими пунктами.
- Малоизвестны в широких кругах. Будут стоить меньше, чем первая категория, но больше, чем вторая. Райдеры в этом случае насыщены самыми разными требованиями.
- Малоизвестны в узких кругах. Такие группы почти никто не знает, у них 1–2 выпущенных альбома и, может быть, отснят один клип. Они наиболее доступны, но отдача минимальная.
Получить хорошо организованный концерт артистов в городе при небольшом бюджете и скромном опыте возможно. Для этого нужно выбирать музыкантов из второй или четвертой категории. Тут уже все зависит от того, насколько ограничены средства.
В случае, когда планируется сейшн или какой-либо фест, есть смысл договариваться с самыми доступными артистами и коллективами.
Процесс переговоров
Когда коллектив или артист выбран, нужно начинать общение с их дирекцией. Именно эти люди занимаются переговорами.
Даже если удалось пообщаться лично с музыкантом, и он дал какие-то обещания относительно выступления, все равно необходимо выйти на связь с менеджером или директором. Без их участия решения относительно концертов не принимаются. Для контакта с дирекцией необходимо зайти на сайт группы или изучить диск артиста – там должны содержаться все необходимые данные.
В разговоре или переписке с представителем коллектива нужно представиться, указать город, в котором планируется проведение мероприятия, и объяснить, какой именно формат концерта был выбран.
Гонорар и дата
Первое, что нужно узнать — это стоимость выступления. По возможности ее желательно немного снизить. Для этого стоит предложить сделать несколько концертов с участием группы. Потом их выступления можно перепродать организаторам из соседних населенных пунктов.
Но такую схему лучше использовать, когда есть хотя бы базовый опыт. Если информация о том, как организовать концерт артиста в своем городе, применяется впервые, то лучше действовать без организации дополнительных мероприятий.
Когда вопрос с гонораром решен, нужно выбрать дату. И здесь важно убедиться, что в нужные числа группа свободна. Далее обсуждается райдер. На этом этапе важно задавать любые вопросы, имеющие отношения к требованиям артистов.
Оплата
Условия могут быть разными, есть группы, которые не выедут без наличия билетов в обе стороны и полной предоплаты. Некоторые коллективы готовы ехать при наличии 50 % оплаты гонорара. И также нужно быть готовым к разным формам расчета: наличные или перечисление средств.
С оплатой медлить не нужно, поскольку некоторые артисты не считают дату закрепленной, пока не получат платеж. Это означает, что в случае промедления они могут выбрать другого, более активного организатора. Также важно понимать, что до момента, когда группа получит деньги, начинать рекламную кампанию не стоит, поскольку дата может быть изменена.
Продвижение
Любой успешно организованный концерт – это результат не только грамотных переговоров, но и качественно проведенной рекламной кампании. Людей в городе нужно подготовить к тому, что к ним приедут звезды. Такую задачу можно выполнить при помощи:
- Промороликов и фотосессий. Эти материалы понадобятся для рекламы в местных СМИ и соцсетях.
- Пресс-релизов исполнителя и организаторов мероприятия.
- Рекламных баннеров.
- Посадочной страницы концерта. Думая над тем, как организовать концерт артиста, этому пункту нужно уделить достаточно внимания. Стильная понятная целевая страница (лендинг) может привлечь немалую часть целевой аудитории.
- Контекстной рекламы. Использование «Яндекс Директ» и Google AdWords при грамотных настройках дает хорошие результаты.
Как организовать благотворительный концерт
Цель такого мероприятия – сбор средства для конкретной группы людей. Это могут быть больные дети, ветераны, инвалиды и т. д. Поэтому изначально важно понять, кому именно будет направлена помощь.
Действовать самостоятельно необязательно. В любом городе есть благотворительные организации. К ним обязательно стоит обратиться за помощью в проведении концерта. Они подскажут, как лучше подать тему мероприятия и примут участие в составлении программы.
И также стоит потратить время на поиск спонсоров – такие люди и организации обязательно найдутся, если тематика концерта актуальна и уровень организации высокий. Что касается артистов и групп, то выбирать их нужно в зависимости от масштаба события.
Как организовать концерт в клубе
При отсутствии опыта лучше не затевать крупных мероприятий, поскольку ошибки будут стоить очень дорого. Для начала можно ограничиться масштабами клуба.
Помимо переговоров с группами и артистами, нужно уделить внимание самому помещению. Определяясь с тем, где организовать концерт, важно исключить варианты с дорогим ремонтом в туалете – зрители не всегда ведут себя аккуратно, а за причиненный ущерб претензии могут выставить организатору.
Также важно убедиться, что в клубе есть хороший танцпол, удобная сцена и оборудованная гримерка. Кресла лучше убрать в сторону от центральной площадки, поскольку их, скорее всего, повредят. К тому же они будут мешать.
Билетный оператор
Такие онлайн-сервисы берут процент за свои услуги. Определяется он в процессе заключения договора. Крупные операторы могут предложить также продажу билетов офлайн. В пакеты такого уровня часто входят услуги специалистов по продажам, рекламная поддержка, шлюзование с билетными системами и др. Крупные платформы часто предлагают интеграцию с системами аналитики и передачу данных в Google Аналитику и Яндекс Метрику.
Расходы
Имея четкое видение того, как будет выглядеть мероприятие, нужно определить все затраты. Это необходимо сделать для формирования бюджета концерта. Нужно посчитать, сколько денег уйдет на рекламные материалы (печать и расклейка афиш, сайт и др.), аренду помещения, оплату услуг людей, отвечающих за звук, гонорар группы.
Важно определить, на каких радиостанциях и каналах будет звучать анонс мероприятия и сколько эфирного времени это займет. Как часто в течение дня будут запускать реклама.
Необходимо учесть затраты на всех уровнях организации – от базовых, до самых мелких. Бюджет должен быть понятен и грамотно составлен. Все эти данные очень важны в процессе поиска спонсоров и переговоров с ними. На данной части подготовки основная задача – это продать внимание аудитории.
Итоги
Сделать концерт – это вполне выполнимая задача, даже при условии, что подобного опыта ранее не было. Если мероприятие запускается впервые, то не стоит гнаться за большим масштабом и созваниваться с дирекциями известных групп. Для начала можно поработать с исполнителями среднего уровня и получить необходимый опыт. Плюс возможные форс-мажорные обстоятельства будет преодолеть ощутимо проще.
Источник
На эвентора надейся, а сам не плошай: 9 вопросов организатору корпоративов
В канун новогодних корпоративов спрос на услуги event-организаторов возрастает. Для тех, кто решил доверить организацию предновогодней вечеринки с коллегами подрядчикам, портал Artist.ru составил вопросы, которые лучше задать организатору перед тем, как начать с ним работать. Наша шпаргалка поможет уберечь заказчиков от нерадивых эвенторов и испорченных корпоративов.
Мы хотим необычный формат или тематику новогоднего корпоратива. Вы готовы взяться за индивидуальный проект?
Задавая этот вопрос, можно понять, с профессионалом ли имеете дело. Профи, влюбленный в свое дело, увидит в таком проекте массу новых возможностей и согласится на организацию нестандартного праздника. Хоть организовать такое мероприятие непросто, но вместе с тем, очень интересно. У настоящего профессионала загорятся глаза, и он не упустит такую возможность. На все пожелания и идеи заказчика event-организатор задает много уточняющих вопросов, чтобы понять потребности, ожидания, вкус, портрет аудитории, которая будет на корпоративе. Собранная информация поможет разработать индивидуальную авторскую концепцию мероприятия. Но одного желания погрузиться в уникальный проект мало. Подрядчик уже должен иметь опыт организации нестандартных событий, чтобы заказчику не оказаться у него в качестве подопытного кролика. Поэтому следующий вопрос задайте обязательно.
Расскажите о своем опыте в создании индивидуальных проектов.
Спрашивайте именно про реализацию неординарных концепций, необычные места проведения мероприятий, воплощенные оригинальные идеи. Исходя из того что и как рассказывает event-организатор при ответе на этот вопрос, на что он обращает внимание, можно сделать вывод о его опыте в данном направлении, насколько разнообразны реализованные проекты, есть ли в них место креативу.
Какой вы видите нашу корпоративную вечеринку?
Этот вопрос помогает определить, насколько подрядчик понял ожидания заказчика, почувствовал настроение. У хорошего организатора всегда в запасе есть идейные заготовки, которые он может сразу же предложить заказчику, выслушав его пожелания: накидать концепцию мероприятия, идеи по стилистике, формату проведения корпоратива. Если нужно оригинальное мероприятие, а организатор предлагает шаблонные, стандартные темы и решения, лучше отказаться от его услуг – индивидуального подхода к празднику вы вряд ли от него дождетесь.
У нас есть свои подрядчики по декору (кейтерингу, музыкальному сопровождению и т.д.). Вы готовы работать с нашими специалистами?
У организаторов есть своя команда профессионалов, а также партнеры по различным направлениям, которых они могут задействовать в конкретном проекте. Но это не значит, что нужно работать только с ними. У заказчика есть право просить подключить других профессионалов. Правда, в таком случае ответственность за работу сторонних подрядчиков будет лежать на заказчике. Если подрядчик отказывается сотрудничать не «со своими», это повод задуматься, нужно ли сотрудничать с ним.
У вас обязательно заказывать корпоратив «под ключ» или можно выбрать отдельные услуги?
Данный вопрос поможет определиться, потребуются ли другие подрядчики или всю работу по подготовке мероприятия можно сосредоточить в одних руках. Event-агентств, работающих как «под ключ», так и готовых оказать определенные услуги, – 50 на 50. Какой вариант предпочтителен – каждый заказчик определяет для себя сам.
Каков размер вашей комиссии и насколько прозрачна смета мероприятия?
Смета должна быть понятна и прозрачна для заказчиков. При обращении в агентство нужно запомнить главное – профессионалы берут только оплату за свою работу, размер вознаграждения они открыто озвучивают своим заказчикам и прописывают в договоре. Все остальные цены, указанные в смете мероприятия, – это реальные рыночные цены за ту или иную услугу. Правда, некоторые недобросовестные эвенторы пытаются «навариться» на заказчике и завышают стоимость услуг подрядчиков, которых они привлекают к организации и проведению мероприятия. К примеру, продают артистов, фотографов, видеографов за бОльшую сумму, чем они стоят на самом деле. Проверить смету можно самостоятельно напрямую связавшись с подрядчиками и узнав их расценки.
Каков минимальный бюджет корпоратива, с которым вы работаете?
У всех event-организаторов существует минимальный бюджет мероприятия, с которым он готов работать. И чем выше авторитет, известность эвентора, чем больше и богаче его профессиональный опыт, тем выше «порог вхождения». Хотя даже самые известные агентства могут согласиться на проект с небольшим бюджетом, если он интересен. Поэтому лучше заранее выяснить планку ожиданий организатора и соотнести ее с имеющимся бюджетом на корпоратив.
Как совместить приятное с полезным и с помощью корпоратива решить определенные задачи компании?
Сегодня большинство корпоративных заказчиков не просто проводят праздник для коллектива, а стараются с помощью мероприятия достичь конкретных корпоративных целей: сплотить коллектив, повысить корпоративный дух и лояльность, познакомить и сблизить сотрудников из разных подразделений и т.д. Поэтому если задача проведения корпоратива не просто расслабиться и повеселиться, задайте event-организатору вопрос о том, как сделать мероприятие эффективным, какие решения он может предложить для достижения задач заказчика.
Мы хотим сохранить конфиденциальность о нашем мероприятии. Возможно ли это предусмотреть в договоре?
Если не хотите выносить корпоративный праздник на всеобщее обозрение в интернет, нужно заранее обсудить этот вопрос с организатором и указать в договоре пункт о неразглашении информации. Но всё же подумайте о том, чтобы разрешить подрядчику использовать определенные фрагменты проекта для пополнения его портфолио – например, фотографии декора, стилизованной концепции, тематических номеров артистов и т.д.
Вопросник для работы с event-организаторами составила Валерия Нежинская
Источник
Как организовать концерт: рок-группе, артисту, музыкальному исполнителю; самостоятельно; в своём городе. Советы организатора концертов: как заработать денег на концерте
Хотите организовать концерт? Тогда вам нужно знать 3 вещи: Кто будет выступать на концерте? Кто придёт слушать вашего артиста? Где всё это будет происходить?
Организация концертов – довольно прибыльный бизнес. Организовывать концерты можно как звездам сцены так и начинающим исполнителям. Всё будет происходить по одной схеме с разницей только в ваших расходах и доходах.
Если вы никогда не организовывали концерт, то мы рекомендуем начать с малого, с молодых исполнителей и начинающих рок-групп.
Как организовать концерт начинающей рок группе или артисту.
В каждом городе наверняка есть музыканты которые еще не разу не выступали или имеют маленький концертный опыт, вот с них можно и начать. Прежде чем начать заниматься концертом вы должны определиться, какого жанры исполнители у вас будут, так как от этого будет зависеть выбор концертной площадки или арт пространства.
Если вы решили организовать мероприятие для начинающих артистов, то лучше сделать музыкальный фестиваль или как говорят музыканты-солянку. Организация “сольника” будет гораздо сложнее, так как у молодого исполнителя еще очень маленькая аудитория и вам сложно будет собрать много народа, а соответственно ваше мероприятие может уйти в минус. А вот солянка, где будут участвовать 5-6 исполнителей или музыкальных групп, самое то.
Видео: Как организовать концерт самостоятельно, без организатора
Как правильно выбрать концертную площадку или помещение для концерта
Если вы организовываете фестиваль для сольных исполнителей, которые выступают под минус или под 1-2 музыкальных инструмента, например под гитару, то вам подойдёт любой бар, где есть небольшая сцена или выделенное пространство, микрофон с усилителем и пульт звукорежиссера. Обычно если это всё есть в баре, то там работает и звукорежиссер. Плюсы этого мероприятия: больше выбор помещений. Минусы: обычно приходит меньше народа.
Если вы решили сделать концерт для музыкальных групп, то вам нужно найти площадку с подходящим техническим райдером. В крупных городах с этим проблем нет. Есть огромный выбор баров с подходящим райдером, полностью оборудованным для выступления рок-групп. Выберите небольшой клуб вместимостью до 150 человек.
Во-первых, там будет дешевле аренда, во-вторых, даже наполнив посетителями его наполовину у вас не будет эффекта пустого зала. На сайтах клубов есть ссылка на техническое оборудование. Если его там нет, то есть ссылки на социальные группы бара, где обязательно будет эта информация. Если вы и там не нашли, найдите контакты арт -директора (они обычно указаны), позвоните и все узнайте.
После того как вы определились с площадкой, свяжитесь с арт-директором, представьтесь организатором концертов и спросите на каких условиях можно у них провести концерт. Обычно бронировать клуб нужно за 2-3 месяца. В противном случае все хорошие даты могут уже быть забронированы. Самыми лучшими днями для концертов считаются суббота и пятница, но и аренда в эти дни будет выше. Хорошим вариантом будет воскресенье. Аренда в этот день будет ниже, а посетителям удобно прийти на концерт в свой выходной.
Клуб должен соответствовать следующим требованиям:
- Подходящий технический райдер.
- Наличие постоянного звукорежиссёра в клубе.
- Территориальная доступность клуба: как можно ближе к метро или к центру города.
Музыканты на сцене клуба “Mezzo Forte”
Сколько стоит арендовать клуб для концерта в Москве
Все зависит от размеров клуба и его местонахождения и оборудования.
Аренда небольшой концертной площадки в центре Москвы вместимостью 100-150 человек обойдется вам 5-10 тысяч рублей в субботу и пятницу и 2-5 тысяч рублей в простые дни. Клубы вместимостью до 400 человек дороже, суббота 15-30 тысяч рублей, в простые дни 10-15 тысяч рублей. В барах без звукового оборудования можно договорится взять в аренду бесплатно, но вас обяжут сделать выручку на баре от 15000 рублей.
Список клубов Москвы с вместимостью до 200 человек.
Ознакомьтесь со списком самых известных и востребованных клубов в Москве вместимостью 100-150 человек. Все эти клубы являются концертными площадками с хорошим техрайдером, также в них есть гримёрки для музыкантов и сцена.
- Клуб “Мьюз” на Таганке.
- Клуб “Алиби” на чистых прудах.
- Клуб “Zdes” на Таганке.
- Бар “Jack & Jane” на Тургеневской.
- Клуб “Lions Head” на Тургеневской
- Клуб “Down House” на Сретенском бульваре
После того как вы выбрали клуб, непременно посетите его лично, посмотрите насколько он соответствует описанию и проверьте наличие всего заявленного оборудования. Приступайте к поиску групп.
Видео: Обзор клуба “Мьюз” в Москве
Где искать рок группы для концерта
Следующий вопрос который стоит перед организатором “Где найти артистов желающих выступить на вашем концерте и как с ними договариваться?” Со временем, когда у вас будет опыт организации концертов у вас появится своя база артистов и если вы себя хорошо зарекомендуете, то к вам будут обращаться другие музыканты с просьбой организовать им концерт. А в начале придется потрудится.
Хорошим местом для поиска рок-групп является социальная сети “вконтакте”. Забейте в поиске “организаторы концертов” и вы увидите список действующих организаторов. На их страничках вы увидите информацию о проведенных мероприятиях, а также афиши прошедших концертов. На афишах названия групп. Забиваете названия групп в поиске, попадаете на страничку музыкальной группы, смотрите список контактов, выбираете менеджера или фронтмена, обычно они стоят первыми в списке, на крайний случай пишите вокалисту, и пишите предложение выступить на вашем фестивале. Также группы можно поискать на афишах клубов.
На каких условиях приглашать музыкантов выступить на концерте
Известные музыкальные коллективы выступают за гонорар. Начинающим музыкантам гонорар никто не платит. Так как гонорар выплачивает организатор рассчитывая, что на группу придет много народа. На молодые рок-группы “ноунеймы”, как правило ходят только друзья, знакомые и небольшое количество фанатов. Поэтому ваше сотрудничество должно быть обоюдно выгодным. Вы со своей стороны гарантируете группе место на сцене, обычно предлагается отыграть сет 6-10 песен: в ыступление одного артиста рассчитано на 40-50 минут вместе с настройкой и подключением. Музыканты же гарантируют со своей стороны, что на них придёт народ.
В Москве эта схема получила название “выкуп билетов”. Стандартные условия которые организаторы предлагают музыкантам-это привести минимум 10 человек по платным билетам. Стоимость билетов на такие концерты варьируется от 200 до 400 рублей. Если на группу приходит больше народа, то организатор может выплачивать вознаграждение группе, обычно предлагают 50% от проданных билетов, начиная с 11 человека.
Эту схему не очень любят музыканты, но по-другому не получится. Если вы не поставите группе условия, то есть вариант что на данную команду и на все остальные придёт очень мало народа, а то и вовсе никто не придёт. Музыканты будут играть в пустом зале , а вы уйдёте в большой минус.
Группа “Кровавый Риф”
Сколько можно заработать на организации концерта
Воспользуемся простой арифметикой. Предположим вы организуете концерт для 5 групп. Стоимость билета 300 рублей. Вы договорились с группами, что они приведут по 10 человек. Итого получается, что вы ожидаете на концерте минимум 50 человек, каждый из которых заплатит 300 рублей за билет. Если вы договорились с клубом, что заплатите за аренду 2000 рублей, 15000-2000=13000. Ваша прибыль составит 13000 рублей. Если на концерт придет больше народа, то соответственно ваш доход будет больше.
Где рекламировать концерт
Каждый организатор задаётся вопросом, как привести на концерт больше народа, где рекламировать мероприятие. К сожалению, в случае с неизвестными группами реклама не работает. Вы конечно можете попробовать, например, сделать таргетинг в том же “вконтакте”, но результат будет минимальным и может вовсе не оправдать ваши расходы. Так как суть рекламы мероприятие является донести до поклонников данной группы информацию о предстоящем концерте. А так как у начинающей группы фанатов пока мало, то и доносить будет не кому. Идея раздачи флаеров тоже уже не актуальна. Поэтому рассчитывайте только на свои силы и добросовестность музыкантов.
Обязанности организатора концерта
Если вы хотите стать востребованным организатором, то должны понимать все свои обязательства перед клубом и музыкантами. Ваше сотрудничество должно быть обоюдно приятным и выгодным. Клубу вы должны гарантировать, что мероприятие не сорвётся в последний момент, заплатить аренду, ну и конечно любой бар заинтересован в выручке на баре. Также вы обязаны следить чтобы нерадивые музыканты не сломали оборудование.
Обязанности организатора перед музыкантами:
- Клуб должен вовремя открыться и закрыться по расписанию работы.
- Обеспечить полный технический райдер, согласно договорённости.
- Контролировать лайн-ап. Помните, что если каждая группа задержится на сцене хотя бы на 10 минут больше отведённого ей времени, последняя команды рискует не успеть выступить.
- Контроль входных билетов.
- Честный расчёт с музыкантами и выплата гонорара.
Работа организатора концертов интересна и сложна. Вам придётся общаться с творческими людьми, у каждого из них свой характер, нрав и творческий путь. Но, если прочитав эту статью, вы все же решили попробовать, желаем удачи в ваших начинаниях.
Видео: Как заработать на концерте! Как организовать концерт?
Источник
Вопросы для организатора концертов
Алена Евтюгина — начальник отдела организации массовых праздников и мероприятий Управления культуры молодежи и спорта Администрации города Абакана. Специальность — режиссер массовых праздников, педагог.
Профессиональной творческой деятельностью занимается уже более 22 лет.
Жизнь организатора праздников похожа на праздник?
Прежде чем ответить на вопрос, хочется сказать, что же на самом деле есть «праздник». Праздник — это социальное явление, отражающее исторические, экономические и художественные ценности человека. Все эти ценности, так или иначе, окружают каждого из нас. Так как я организовываю праздник как явление и делаю это по 12 часов в день, а иногда и до 24 доходит! Мозг не успевает переключаться от праздничного к постпраздничному, в этом случае можно смело сказать: «Моя жизнь похожа на праздник!».
Ожидание праздника лучше самого праздника?
Праздник — одна из форм реализации свободного времени. Но не в нашем случае.
Как и в любой профессии, ты работаешь на результат. Когда этот результат получается ярким эмоциональным и грамотно выстроенным, когда получаешь от своей работы удовольствие и обратную связь, тогда понимаешь, все что сделано, сделано во благо. И сама подготовка радует не меньше чем результат. И как у любого нормального организатора у меня остается чувство грусти о том, что все закончилось.
Официальные праздники принуждают к веселью?
Не всегда. Хотя сама форма праздника в понимании общественности именно веселье. Тип праздника официального задан определенной государственной целью. Государственный праздник — это напоминание о каком-либо событии из истории нашей Родины. И событие это может носить совсем нерадостный повод. Так что не всегда мы веселимся на праздниках.
Неудавшееся мероприятие — это когда от зрителя ты не получаешь обратной реакции, или того хуже — получаешь отрицательную эмоцию. Но такие моменты бывают очень и очень редко.
Были ли в жизни праздники, после которых вам было стыдно?
Есть одно воспоминание из детства. Ведь праздники я начала организовывать лет с пяти. И вот праздник — Новый год в детском саду. Я в главной роли — «Снегурочка». По сценарию я должна была спасти лисичку в зимнем лесу от замерзания и отдать ей свою теплую шубку. А шубка-то по-настоящему была моя! И когда пришла пора снять ее со своих плеч и отдать лисичке, я воспротивилась, и не хотела этого делать, лисичка осталась замерзать (пока воспитатели силком с меня шубу не сняли). И весело это, конечно, вспоминать и стыдно.
Утомляет ли ежедневная организация массовых праздников и мероприятий для города?
Если работа любимая, она не может утомлять. Особенно когда ты организовываешь праздник грандиозного городского уровня, ты про утомляемость даже и не думаешь (нет времени). У меня в голове одновременно миллион вопросов, решений и предложений. Организация праздника такой увлекательный процесс, что чем дальше ты погружаешься в материал, тем больше потребность в его воплощении. И обязательно нужно сделать лучше, чем было!
Как отдыхаете от работы?
В лесу, на лыжах, на воде. хотя в голове всегда праздник (ведь отдых тоже маленький праздник).
Семейный праздник для организатора массовых мероприятий?
Семья — это тоже мини-общество, которое нуждается в празднике. И поэтому семейные мероприятия также тщательно продумываются и организуются, только в них хочется больше тишины, уюта и культурности. Знаете, как актеры в антрактах и перерывах отдыхают от действий, так и организаторам хочется иногда тишины.
А собственную свадьбу тоже сами организовывали?
В любой организации важна профессиональная команда. И у нас такая команда есть, только в нашей семье профессионалов сразу двое. Режиссер и звукорежиссер, а сейчас еще появился и музыкант — наш сын. А если без смеха, огромное спасибо нашим друзьям большой и дружной команде, без которых мы бы не справились. Режиссеры, ведущие, декораторы, музыканты, телевизионщики, радийщики, банкиры, предприниматели, политики — все участвовали в организации нашей свадьбы. Потому что они наши друзья.
Праздник, которым вы гордитесь?
Это День Победы. Особое чувство трепета и гордости одновременно у меня всегда возникает от нашего любимого героико-патриотического праздника.
70 лет Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг. Мы с особыми чувствами подходили к организации праздника. Ветеранов остается все меньше, нам — современникам — хотелось свои достижения и победы посвящать именно им — героям войны. К 70-летию было придумано множество интересных акций и форм. Юбилейный День Победы получился для тех, чьими победами мы гордимся, и гордиться будем.
Беседовал: Тарас Зинченко
Фото: из личного архива
Источник