Методы систематизации информации

Методы систематизации информации

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.

Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации. Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных.

Систематизация информации включает:

— методы поиска и накопления информации;

— классификацию и индексирование информации;

— способы доступа к информации;

— способы представления информации;

— обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

  • структурированная информация;
  • информация в виде свободного текста;

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат – это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.

Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями. Результатом заполненного формата является запись.

База данных – это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях. Еще одна характеристика хорошей базы данных – возможность выдавать ранее зафиксированные данные в различном виде: в отношении содержания (от минимального набора до исчерпывающей информации) и в отношении формы, в которой будут представлены выходные данные.

Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы распределяется в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией. Номинальная систематизация – распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная – по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая – по общей тематике; хронологическая систематизация информации – распределение документов по дате их создания; авторская – по имени автора документа; архивная – по срокам хранения документации.

Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

  1. установление соотношения фигуры и фона;
  2. завершение образов;
  3. установление сходства и приблизительности.

При установлении соотношения фигуры и фона в общей «картине» информации выделяется то, что является «фигурой», т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.

Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ — это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам «люблю — не люблю», «нравится — не нравится», «хорошо — плохо», «лучше — хуже», «приемлемо — неприемлемо» и т.п.

Восприятие — очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. Поиск решений может быть основан на информации различных типов. Для удобства пользования важно предусмотреть различные варианты подачи информации, или, формы представления информации.

Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.

Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа – договоры, счета, акты, приказы и т.п.

Предметная систематизация – распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую – со строительством объекта №2.

Хронологическая систематизацияинформации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками – например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов. Обязательной к применению в архивах является экспертная систематизация информации, распределяющая документы по срокам их хранения. После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел – перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование – трудоёмкие процессы, требующие специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах – «Электронных архивах» — процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.

Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия – каталогизация и физическое хранение документов. Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов:

  • библиографическое описание
  • описание содержания документа
  • назначение документу указателя местоположения

Каталогизация

Каталог – это упорядоченный набор ссылок об отдельных единицах хранения в коллекции. Другими словами, каталог – это список. Но при этом, больше, чем просто список, каждый пункт в этом списке является отдельной записью, содержащей различные части информации, такие как название, имя автора и описание содержания. Каталог может быть представлен в виде списка или набора небольших вторичных документов (например, учетных карточек) расположенных в определенном порядке. Карточный каталог – это такой список, в котором каждая отдельная запись или ссылка записана на отдельной карточке.

Хорошо организованный документационный центр должен хранить записи, описывающие все материалы в его коллекции. Под каталогизацией понимается создание короткой записи о документе с последующим включением записи в список, используемый при поиске. Короткие записи содержат необходимую информацию, помогающую пользователям отыскивать основные документы.

Раньше, наиболее распространенный метод каталогизации состоял в создании карточек каталога. Информация о каждом документе копировалась на несколько карточек, одна карточка – для каждого основания поиска. Основание поиска – это заголовок наверху каждой карточки, который может быть именем автора, названием или любым термином из использованных для описания темы документа. Все карточки с одним основанием поиска, например все содержащие имя автора, группируются вместе и затем выстраиваются в алфавитном порядке. Таким образом, пользователь может искать карточку по автору, названию или теме.

Другим общепринятым методом является представление каталога в виде печатного тома с разделами, в которых записи перечисляются по названию, по авторам и по темам. Этот метод имеет серьезные ограничения, поскольку добавление каждого нового материала в библиотеку влечет за собой отпечатку нового каталога.

Более эффективным методом каталогизации, практикуемым в настоящее время, является использование стандартных библиографических форматов с помощью компьютера, когда для каждой единицы хранения (например, книги, главы в книге или статьи) создается всего одна запись, а соответствующие компьютерные программы предоставляют возможность поиска.

Каждая запись каталога, в виде ли карточки каталога, элемента ли в списке или записи в стандартном библиографическом формате, обязательно должна включать несколько типов информации. Это библиографическое описание, информация о содержании и указатель на соответствующее местонахождение документа. Каждый из этих типов информации обсуждается в следующих разделах.

Похожее:  Гандбол чемпионат Европы итоги Сборная России замкнула пятерку

Набор правил, например Anglo-American Cataloguing Rules (Англо-американские правила каталогизации), дает основные указания на то, как вводить информацию в каталог, включая правила расположения и использования пунктуации, особенно в случае с карточками каталога. Anglo-American Cataloguing Rules (Англо-американские правила каталогизации) были адаптированы и упрощены HURIDOCS’ом, и опубликованы под названием HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange of Bibliographic Information concerning Human Rights (Стандартные форматы HURIDOCS’а для записи и обмена библиографической информации в области прав человека). (подробнее см. в библиографии)

Источник

Систематизация нормативных правовых актов: понятие, виды

Систематизация нормативных правовых актов — это деятельность, направленная на упорядочение и совершенствование нормативных актов путем их внутренней и внешней обработки для системного воздействия на общественные отношения; это приведение законодательства в определенную систему.

Иначе, Систематизация — это деятельность по упорядочению и совершенствова­нию нормативного материала путем его внешней и внутренней обработки с целью поддержания системности законодательства и обеспечения субъектов права необходимой нормативно-правовой информацией.

Необходима для обеспечения:

    • доступности законодательства,
    • удобства пользования законодательством,
    • устранения устаревших и неэффективных норм права,
    • разрешения юридических конфликтов, ликвидации пробелов.
    • доступности законодательства,
    • удобства пользования законодательством,
    • устранения устаревших и неэффективных норм права,
    • разрешения юридических конфликтов, ликвидации пробелов.

    Упорядоченное законодательство позволяет хорошо ориентироваться в действующем массиве нормативно-правовых актов: быстро найти необходимый акт, установить его связи с другими актами, выявить изменения, коллизии и т. д.

    Современная юриспруденция использует в основном три вида (способа) систематизации:

    Инкорпорация — это вид (способ) систематизации, при котором норма­тивно-правовые акты подвергаются только внешней обработке (или вообще не подвергаются) и размещаются в определенном порядке — алфавитном, хронологическом, систематическом (предметном) в единых сборниках и дру­гих изданиях.

      • официальную — это упорядочение правовых норм их автором либо иным уполномоченным органом путем издания сборников действующих нормативных актов. Она может осуществляться на основе хронологического («Собрание законодательства Российской Федерации») и тематического («Свод законов Российской Федерации») принципов;
      • неофициальную — это внешняя обработка законодательства, которая проводится организациями или отдельными гражданами по своей инициативе без специального поручения и контроля правотворческих органов. На них нельзя ссылаться при применении права (сборники нормативных актов по гражданскому, трудовому и другим отраслям права).
      • официальную — это упорядочение правовых норм их автором либо иным уполномоченным органом путем издания сборников действующих нормативных актов. Она может осуществляться на основе хронологического («Собрание законодательства Российской Федерации») и тематического («Свод законов Российской Федерации») принципов;
      • неофициальную — это внешняя обработка законодательства, которая проводится организациями или отдельными гражданами по своей инициативе без специального поручения и контроля правотворческих органов. На них нельзя ссылаться при применении права (сборники нормативных актов по гражданскому, трудовому и другим отраслям права).
        • она может носить как официальный, так и неофициальный характер;
        • субъектами инкорпорации могут быть как органы государства, так и об­щественные организации и частные лица;
        • инкорпорация не затрагивает нормативного содержания акта: нормы права инкорпорируются в том виде, в каком они действуют на момент систе­матизации;
        • нормативные акты могут инкорпорироваться как в том виде, в каком они были приняты правотворческим органом, так и подвергаться внешней обработке.
        • она может носить как официальный, так и неофициальный характер;
        • субъектами инкорпорации могут быть как органы государства, так и об­щественные организации и частные лица;
        • инкорпорация не затрагивает нормативного содержания акта: нормы права инкорпорируются в том виде, в каком они действуют на момент систе­матизации;
        • нормативные акты могут инкорпорироваться как в том виде, в каком они были приняты правотворческим органом, так и подвергаться внешней обработке.

        Внешняя обработка заключается в том, что:

        Особой разновидностью собрания законодательства является свод зако­нов, который представляет собой:

          • инкорпорированное издание нормативных актов высших органов влас­ти (законодательной и исполнительной);
          • источник официального опубликования;
          • собрание всего действующего законодательства (инкорпорированного) без какого-либо исключения.
          • инкорпорированное издание нормативных актов высших органов влас­ти (законодательной и исполнительной);
          • источник официального опубликования;
          • собрание всего действующего законодательства (инкорпорированного) без какого-либо исключения.

          Консолидация — это вид (способ) систематизации, при котором несколь­ко близких по содержанию нормативных актов сводятся в один, укрупнен­ный нормативно-правовой акт с целью преодоления множественности нор­мативных актов и обеспечения единства правового регулирования.

          Консолидация по своей природе занимает промежуточное положение между инкорпорацией и кодификацией.

          Кодификация — это такой вид систематизации, который имеет правотвор­ческий характер и направлен на создание нового сводного нормативно-пра­вового акта (основ законодательства, кодекса и др.) путем коренной перера­ботки действующего законодательства с целью обеспечения единого, внут­ренне согласованного регулирования определенной социальной сферы.

          Источник

          

          Вопрос 6.Систематизация законодательства: понятие и способы.

          Систематизация нормативных правовых актов — это деятельность, направленная на упорядочение и совершенствование нормативных актов путем их внутренней и внешней обработки для системного воздействия на общественные отношения; это приведение законодательства в определенную систему.

          Современная юриспруденция использует в основном такие видяы (способа) систематизации:

          Учетомнормативно-правовых актов называется сбор действующихнормативных актов, их обработка, расположение по определенной системе, хранение государственными органами, учреждениями, а также выдача справок по запросам заинтересованных органов, учреждений, предприятий и граждан.

          Учет бывает: журнальным,картотечным,компьютерным

          Инкорпорация как вид систематизации нормативных правовых актов

          Инкорпорация — это вид (способ) систематизации, при котором норма­тивно-правовые акты подвергаются только внешней обработке (или вообще не подвергаются) и размещаются в определенном порядке — алфавитном, хронологическом, систематическом (предметном) в единых сборниках и дру­гих изданиях.

          Внешняя обработка заключается в том, что:

          Особой разновидностью собрания законодательства является свод зако­нов, который представляет собой:

          Консолидация как вид систематизации нормативных правовых актов

          Консолидация — это вид (способ) систематизации, при котором несколь­ко близких по содержанию нормативных актов сводятся в один, укрупнен­ный нормативно-правовой акт с целью преодоления множественности нор­мативных актов и обеспечения единства правового регулирования.

          Консолидация по своей природе занимает промежуточное положение между инкорпорацией и кодификацией.

          Кодификация как вид систематизации нормативных правовых актов

          Кодификация — это такой вид систематизации, который имеет правотвор­ческий характер и направлен на создание нового сводного нормативно-пра­вового акта (основ законодательства, кодекса и др.) путем коренной перера­ботки действующего законодательства с целью обеспечения единого, внут­ренне согласованного регулирования определенной социальной сферы.

          Кодификационные акты делятся на три вида:

          Вопрос 7. Понятие системы права, характеристика ее основных показателей. Система права и система законодательства, их соотношение. Классификатор правовых актов.

          Система права — это внутренняя структура права (строение, организация), которая складывается объективным образом как отражение реально существующих и развивающихся общественных отношений.

          -выражает существующую правовую действительность, не есть результат произвольных действий тех, кто создаст нормы права;

          -предопределена социальным строем общества и соответственно интересами и потребностями людей;

          -показывает, из каких частей, элементов состоит право и как они соотносятся между собой.

          Элементы системы права

          Норма права (определение было дано ранее) является первичным компонентом, регулирующим «элементарное» общественное отношение, например ответственность за совершение кражи.

          Нормы права — своеобразные «кирпичики», из которых складываются последующие, более сложные элементы (институты и отрасли права), регулирующие гораздо больший объем общественных отношений.

          Правовой институт — совокупность норм, регулирующих определенный участок (сторону) однородных общественных отношений. Примеры: институт Президента РФ в конституционном праве, институт смягчающих и отягчающих обстоятельств в уголовном праве, институт собственности в гражданском праве, институт опеки в семейном праве и др.

          Правовые институты обособляются, как правило, в рамках одной отрасли права (как в случае с вышеприведенными примерами). В некоторых случаях правовой институт выделяется из нескольких отраслей права. Например, институт прав человека составляют нормы конституционного, гражданского, уголовного и других отраслей права.

          Отрасль права — совокупность норм, регулирующих однородные общественные отношения присущим ей методом правового регулирования. Отрасль права представляет собой основной компонент системы права. Разделение права па отрасли есть объективное явление, поскольку отражает объективно существующие сферы общественных отношений.

          В системе права выделяются, кроме того, подотрасли права и субинституты права.Подотрасль — совокупность норм, регулирующих несколько сторон (участков) однородных общественных отношений (например, в гражданском праве можно выделить как подотрасль предпринимательское право).

          Субинститут права — какая-то часть норм правового института (например, в институте необходимой обороны уголовного права можно выделить субинститут средств необходимой обороны).

          От системы права следует отличатьправовую систему. Это понятие более широкое. Система права входит в правовую систему. Об этом речь пойдет ниже.

          Соотношение системы права и системы законодательства:

          1) система права как его содержание – это внутренняя структура права, отвечающая характеру регулируемых им общественных отношений;

          2) система законодательства – это внешняя форма права, показывающая строение его источников, которые находятся в отношениях взаимодействия и взаимосвязи друг с другом, образующих определенное единство, целостность, систему нормативно-правовых актов;

          3) право, таким образом, не может работать вне законодательства, а законодательство в его широком понимании и является правом;

          4) проводить анализ структуры системы права необходимо вместе с внешней формой права, которой является система законодательства, что позволит правильнее и полнее определить и различить два на первый взгляд одинаковых правовых явления.

          Законодательство является прежде всего местом закрепления правовых норм и средством придания им определенности и объективности, их организации и объединения в правовые акты.

          Строение законодательства воспринимается правоведами как система только потому, что оно является внешним проявлением объективно действующей структуры права.

          Структура права является закономерностью. При исследовании системы законодательства, строении нормативно-правовых актов проявляется реальная, объективно обусловленная потребность работы самостоятельных отраслей права, подотраслей, юридических норм.

          Между системой права и системой законодательства можно выделить, таким образом, следующие различия:

          1) норма права – это первичный элемент системы права. В то же время первичным элементом системы законодательства является нормативно-правовой акт;

          2) система законодательства по своему объему материала обширнее системы права, так как включает в свое содержание положения, которые в собственном смысле не могут быть отнесены к праву;

          3) деление права на отрасли и институты, в отличие от законодательства, базируется на предмете и методе правового регулирования;

          4) структура системы права не совпадает с внутренней структурой системы законодательства;

          5) система права имеет объективный характер. А система законодательства создается под большим влиянием субъективного взгляда законодателя. Разграничение между системой законодательства и права вызвано главным образом потребностями классификации, систематизации законодательства, деятельностью органов государственной власти, направленной на упорядочение законодательства, а также создание стройной, логичной системы.

          В результате понимание правильного соотношения между системой права и системой законодательства связано со следующим выводом. Соотношение системы права и системы законодательства – характеристики, которые позволяют различить два термина правовой теории, выражающиеся в доступности и сокращении ненужной множественности актов, реализации их работы по их согласованию и правильному применению.

          Источник

          Виды систематизации

          В зависимости от субъекта систематизации законодательства выделяют такие ее виды, как официальная, официоз­ная и неофициальная.

          Официальная систематизация имеет место в том случае, если она осуществлена непосредственно правотворческим органом, издавшим нормативные правовые акты, либо она осуществлена другим уполномоченным органом по поручению правотворческого органа (ее результат санкционирован правотворческим орга­ном). Примером официальной систематизации является «Собрание законодательства Росийской Федерации».

          Официозная (полуофициальная) систематизация является достаточно редким ее видом. Такая систематизация законодательства имеет место в случае, когда ее ре­зультат подготавливается по поручению правотворческого органа, но не получает санкции последнего. Примером официозной сис­тематизации является «Собрание действующего законодательства СССР», которое было подготовлено Министерством юстиции СССР по поручению Президиума Верховного Совета СССР, но официаль­ного утверждения подготовленные тома Собрания в дальнейшем не получили.

          Неофициальную систематизацию осуществляют отдельные ведомства, изда­тельства, научные и учебные учреждения, а так же частные лица. Она осуществляется без какого-либо поручения или контроля со стороны правотворческого органа. В качестве примера неофициальной систематизации можно назвать различные сборники нормативных правовых актов (например, Сборник кодексов РФ), издаваемые различными печатными издательствами, но которые не являются официальными источниками законодательства, на них нельзя ссылаться в процессе правотворчества или правоприменения.

          По способу расположения нормативного материала при систематизации законодательства выделяют такие ее разновидности, как хронологическая, предметная и алфавитная систематизация.

          При хронологической систематизации проводится деятель­ность по расположению систематизируемого нормативного мате­риала в зависимости от даты их принятия. В хронологическом по­рядке принимаемые нормативные правовые акты располагаются в «Собрании законодательства РФ».

          При предметной систематизации проводится деятельность по расположению систематизируемого нормативного материала по предметному признаку (отраслям и институтам права, сфере де­ятельности). Например, Свод законов США.

          Алфавитная систематизация, предполагающая расположение в алфавитном порядке нормативных правовых актов по заглавной букве вида документа, заголовка документа и т.д., в настоящее время используется достаточно редко (например, в архивах или библиотечных, научных фондах).

          С точки зрения объема охватываемого нормативного материала различают полную и частичную систематизацию законодательства.

          При полной систематизации затрагивается практически весь массив нормативных правовых актов и результатом является принятие единого сводного акта (например, Собрание законодательства РФ). Частичная систематизациянаправлена на упорядочение и совершенствование нормативных правовых актов действующих только в определенной сфере общественных отношений, поэтому в результате принимаются сводные или кодифицированные акты по отдельным отраслям (институтам) права (например, УК РФ, ГК РФ, ТК РФ).

          В зависимости от используемого в юридической практике способа систематизации законодательства выделяют следующие ее виды: учет, инкорпорация, коди­фикация, консолидация.

          Учет законодательства представляет собой процесс сбора, хранения и поддержания в рабочем состоянии нормативных правовых актов, с целью оперативного обнаружения и использования необходимой правовой информации заинтересованными субъектами (государственными органами, негосударственными организациями, гражданами и др.).

          К разновидностям учета законодательства можно отнести журнальный учет (фиксация нормативных правовых актов осуществляется в специальных журналах по хронологическому, алфавитно-предметному, системно-предметному критерию с занесением основных реквизитов), картотечный учет (основные реквизиты нормативных правовых актов: вид, наименование, дата принятия, место официального опубликования и т.д. – фиксируются в специальных карточках, объединенных в каталоги), автоматизированный учет законодательства, который представляет более современный вид учета законодательства, основанный на сборе, хранении и поиске нормативных правовых актов в электронном виде. Автоматизированный учет позволяет хранить в компьютерных базах данных огромные объемы правовой информации, в т.ч. не только реквизиты, но и тексты правовых актов, осуществлять поиск и работу с правовыми актами по любым заданным параметрам (например, автоматизированные информационные поисковые системы «Кодекс», «Гарант», «КонсультантПлюс» и др., а также ведомственные АИПС).

          Инкорпорация это вид сис­тематизации, при котором происходит объединение нормативно-правовых актов по каким-либо признакам в сборники (собрания, своды) без изменения их содержания.

          Инкорпорацией законодательства могут заниматься государственные и негосударственные организации, граждане. Отсюда различают инкорпорацию официальную, официозную (полуофициальную), неофициальную.

          Кроме того, различают инкорпорацию хронологическую и предметную. Примером указанных инкорпораций законодательства являются уже упомянутое Собрание законодательства Российской Федерации и Свод законов Российской Империи (в данное время ведется работа по созданию Свода законов Российской Федерации).

          Консолидация – это вид систематизации законодательства, представляющий собой сведение множества близких по содержанию нормативных правовых актов в один укрупненный нормативно-правовой акт. Целью консолидации является преодоление множественности нормативных правовых актов и обеспечение при этом единства правового регулирования.

          Консолидациюотличают следующие существенные черты:

          1. Консолидация — это определенный правотворческий прием, который позволяет, не затрагивая содержание объединяемых нормативных правовых актов, внести существенное изменение во внешнее оформление и структуру нового акта.

          2. Носит официальный характер, т.к. проводится только правотворческими органами в отношении принятых им актов.

          3. При издании консолидированного нормативного правового акта, объединенные нормативные правовые акты утрачивают свою юридическую силу.

          Консолидация как вид систематизации законодательства занимает промежуточное место между инкорпорацией и кодификацией. Данный вид систематизации достаточно широко распространен в Великобритании (например, акты о Парламенте, о министрах Короны, о местном самоуправлении, народном представительстве), в меньшей степени во Франции (законы о дорогах общественного пользования, о сберегательных кассах и др.). В Российской Федерации консолидация законодательства широкого применения не нашла и иногда может встречаться в ведомственном правотворчестве.

          Кодификация – это вид систематизации, носящий правотворческий характер, представляющий собой коренную переработку действующего законодательства и создание нового сводного нормативного правового акта.

          В юридической науке различают всеобщую, отраслевую и специальную кодификацию.

          Всеобщая (полная) кодификация предполагает принятие кодифицированного акта затрагивающего все или самые основные отрасли права. В данном случае речь идет о создании так называемого «кодекса кодексов» (например, Кодекс Юстиниана, VI в.). Однако для систематизации современного законодательства, такая деятельность требует гигантских усилий и затрат (временных, финансовых, организационных и т.д.), что связано с необходимостью переработки огромного массива законодательных и подзаконных актов.

          Отраслевая кодификация предусматривает создание кодифицированного акта объединяющего все правовые нормы, относящиеся к данной отрасли права (например, Гражданский Кодекс РФ, Уголовный Кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушения в РФ и др.).

          Специальная кодификация направлена на создание кодифицированного акта, объединяющего правовые нормы отдельных институтов и подотраслей права (Таможенный кодекс, Кодекс торгового мореплавания, Воздушный кодекс).

          Юридической науке и практике известны несколько видов кодифицированных актов: основы законодательства (обеспечивают регулирование наиболее важных и принципиальных вопросов в соответствующей отрасли, подотрасли, институте права – Основы законодательства РФ о культуре, Основы законодательства РФ о нотариате и др.), кодексы (обеспечивают более детальное и всестороннее регулирование однородных общественных отношений, относящихся к соответствующей сфере – Трудовой кодекс РФ, Семейный кодекс РФ), уставы (регулируют определенную сферу государственной деятельности; работу министерств, ведомств, организаций, а также правовое положение субъектов федерации, административно территориальных единиц и т.д.; например, Устав железнодорожного транспорта РФ, Устав Центробанка, Устав Иркутской области, Устав г. Иркутска.), положения (детально регулируют вопросы правового статуса, образования, структуры, целей, задач определенного органа, учреждения, организации – Положение о Верховном Суде РФ, Положение о службе в органах внутренних дел), правила (определяют порядок осуществления какой-либо деятельности – Правила дорожного движения, Правила воздушных полетов) и др.

          Кодификационные акты обладают рядом преимуществ по сравнению с другими нормативными правовыми актами. В частности в литературе по теории государства и права называют такие достоинства кодифицированных актов как:

          1) делают законодательство компактным, согласованным, обладают способностью наилучшим образом упорядочивать действующее, законодательство;

          2) укрепляют системность законодательства, его юридическое единство;

          3) охватывают широкий круг общественных отношений, наибо­лее важных для жизнедеятельности государства и общества;

          4) имеют сводный характер, обеспечивают преемственность в правовом регулировании;

          5) имеют сложную структуру, которая обеспечивает рациональ­ную организацию нормативного материала;

          6) содержат обязательный элемент новизны в нормативном пра­вовом регулировании общественных отношений;

          7) регулируют общественные отношения на основе единых принципов и тем самым создают устойчивость такого регулирования[387].

          Таким образом, кодификация позволяет осуществить систематизацию законодательства на более высоком и качес­твенном уровне, укрепить системность и единство нормативных правовых актов, достигнуть их полной юридической согласованности, а также своевременно внося необходимые изменения и дополнения, обновлять действующее законодательство для эффективного регулирования общественных отношений.

          Контрольные вопросы

          1. Что понимается под системой права и каковы ее основные признаки?

          2. Что представляет собой структура системы права?

          3. В чем заключается различие между системой права и системой законодательства?

          4. Что понимается под отраслью права?

          5. По каким критериям происходит деление права на отрасли и институты?

          6. Какова структура системы законодательства?

          7. Для чего необходима систематизация законодательства?

          8. Что представляет собой учет как вид систематизации норма­тивно-правовых актов?

          9. Понятие и разновидности инкорпорации законодательства.

          10. В чем заключаются характерные черты консолидации?

          11. Что понимается под кодификацией законодательства и какие существуют ее разновидности?

          Источник

          Систематизация документов: порядок, классификация и правила

          Систематизация документов – это приведение их к последовательному порядку для обеспечения качественного управления внутри компании. Такая процедура предполагает в будущем оперативное нахождение и обработку необходимой информации в архивах, которые могут находиться как на бумажном, так и на электронном носителях.

          Система документооборота

          Распределяются акты, протоколы, важные бумаги и другие типы документов по определенной системе, что означает:

          • типологическое разделение номенклатуры дел;
          • выявление методологии систематизации;
          • расшифровку библиографического описания;
          • оценку документации до ее архивации.

          Если систематизация документов организации выполнена правильно, в результате достигается высокий показатель качества в делопроизводстве, а также происходит экономия ресурсов предприятия и оптимизация его персонала.

          Методы приведения в систему

          Развитие современных бизнес-проектов невозможно без информационного оснащения в виде документооборота и делопроизводства. Появилась потребность в классифицировании уже существующего огромного объема данных. Новый поток информации не должен затмить уже имеющиеся базы данных, а гармонично вписываться в работающую систему.

          В классификацию систематизации документов включают:

          • методики накопления и поиска;
          • сортировку запросов;
          • номенклатуру;
          • способы доступа;
          • индексирование;
          • варианты предоставления.

          Распределение сведений происходит:

          1. Структурированно (последовательное представление данных в виде стандартного формата, сведения переносятся на компьютер в текстовый редактор или на бумагу).
          2. В свободной манере.

          Поля – это разделы с информацией в стандарте, а записи – заполненные форматы. Собранные записи, размещенные таким образом, чтобы необходимый элемент был доступен при быстром поиске, формируют базу данных.

          Типовое распределение

          Архивная классификация может быть:

          • предметной (распределение делается в рамках одной выбранной темы);
          • номинальной (сортировка по номиналу подходит для распорядительно-организационной документации: приказов, протоколов, актов, соглашений, счетов);
          • тематической (выбирается однотипная тематика пакетов документации);
          • хронологической (каталогизация проводится по времени создания документов и сроком их хранения);
          • авторской (сортировка по имени творческой группы или автора: диссертации, публикации, сообщения, доклады).

          Для проведения систематизации документов рекомендуется предварительно заняться сортировкой схожей по определенным признакам документации, после чего можно начать распределение по выше перечисленным пунктам. Такой подход к хранению и обработке информации дает возможность оперативно находить доступ к необходимым данным и ограждает сведения от несанкционированной утечки.

          Целью приведения документооборота к упорядочиванию является и слежение пути документа от начальной даты его определения в производство до передачи в архив либо до уничтожения. Без правильно организованного процесса деятельность работников организации будет затруднена. Такое утверждение относится и к государственным, и к коммерческим структурам, только таким образом можно сохранить документы, несущие социальную, политическую, научную, историческую, экономическую ценность для страны.

          Номенклатурная классификация

          Распределение данных происходит в данном случае по родству и общим признакам. Систематизация и хранение документов в архиве считаются трудоемким процессом, который существенно упрощает работу с документооборотом и превращает делопроизводство в элементарную процедуру. Простейшим примером является группировка по комплексу предметов в «дело».

          Информация объединяется в группы по признакам:

          • корреспондентскому (преобладает при структурировании переписки с юридическим или физическим лицом: областной кадастр недвижимости или индивидуальный предприниматель);
          • экспертному (во внимание берется период архивации документов: временное или долговременное);
          • вопросно-предметному (сортировка по типовому виду: папки или файлы распределяются по бизнес-проекту);
          • географическому (группирование информационной документации корреспондентов по региону).

          Формирование наименования

          Систематизация и учет документов могут происходить по нескольким признакам одновременно, но в обязательном порядке по экспертному (ко временным относят те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, к долговременным – более 10 лет). Примером может служить «Пакет документов о ремонтно-восстановительных работах организации «икс» за 2018 год». Здесь можно выделить экспертный, корреспондентский и авторские признаки.

          Номенклатура дел сортируется системным перечнем документов фирмы, созданных по намеченному плану, с обозначением периода архивации. В процессе деятельности предприятия, основными факторами закрепления порядка при систематизации бумаг являются архивирование и регистрация. Не менее важным элементом в номенклатуре дел считается фиксация индексов, что упрощает поиск необходимой информации и сокращает время, потенциально затраченное на экспертизу материальных ценностей.

          Номенклатура дел

          Под распределение по «пакетам», информация в которых тождественна или имеет схожие характеристики, попадают картотеки должностных лиц (вне зависимости от степени секретности) и другие регистрационно-справочные массивы структур организации. В результате систематизации документов в дела, номенклатура группирует бумаги, проводит их учет и индексацию. Распределение по номенклатуре максимально охватывает имеющийся объем информации, что позволяет комфортно находить и обрабатывать любой документ, когда это необходимо.

          Номенклатура бывает типовая, примерная и конкретная. Каждый вариант может быть дополнен документами собственных подразделений. Примерные и типовые формируются с целью унификации баз данных. Схожие по составу дела сортируются по категориям подразделений предприятия. В результате образуется единая индексация в виде нормативного документа делопроизводства. Любая номенклатура становится нормативным актом только после утверждения ее управляющим.

          Рекомендации по систематизации

          Разработкой таких документов по систематизации занимаются архивные ведомства и специальные уполномоченные лица. Рекомендуется в плане целесообразности разрабатывать организациям собственные номенклатуры дел на основе типовых или примерных: заголовки должны быть краткими, адресными и точными, а также отражать структурно вид документа (переписка, приказ, досье, отчет), его исполнителя или корреспондента, тематику и дату селекции.

          По инструктивной методике и правилам систематизации документов, рекомендуется начинать со сведений организационно-распорядительного характера в порядке от вышестоящих органов. После чего приступить к размещению организационных бумаг в виде уставов, положений и инструкций. Далее – распорядительные и организационные дела самого предприятия (приказы и распоряжения). В завершении разместить сведения с информацией о плановых отчетах.

          Апробированием и редактированием архивной документационной номенклатуры предприятия занимается экспертная комиссия. Служб документального обеспечения управления (ДОУ) формирует сводную номенклатуру, где в рубриках приводятся наименования структурных подразделений в порядке важности, свойственной им, функциональной деятельности.

          Цифровые индексы

          Систематизация архива – это формирование дел по условным признакам. Типовым документам присваиваются одинаковые индексы цифрового вида, состоящие из комбинации арабских символов (пример: «15-88», где 15 значит принадлежность дела к структурному подразделению под аналогичным номером, а 88 – позиция в номенклатуре).

          Порядок систематизации документов в государственных архивах таков:

          1. Индекс дела.
          2. Заголовок подраздела.
          3. Число томов.
          4. Период хранения.
          5. Дополнительные комментарии.

          В случае, когда на предприятии не принято сдавать документацию в архив, номенклатура ее согласовывается с региональной или ведомственной организацией экспертной комиссии.

          При разработке номенклатуры следует помнить, что она действует с первых чисел первого месяца следующего года. В течение года номенклатура остается неизменной, но может редактироваться и проходить новое согласование раз в 5 лет.

          Регулярная процедура

          Систематизация документов – это неотъемлемая часть ведения успешного бизнеса. В процессе деятельности накапливается много бухгалтерских, технических и кадровых бумаг, со временем найти нужный документ составляет проблему. Регулярная систематизация поможет избежать беспорядка, отсортирует по дате и типу имеющуюся информацию и предотвратит утерю важных документов. Порядок распределения данных не так прост, как кажется, кропотливый процесс должен происходить по четкому регламенту и только квалифицированным персоналом.

          В конкретном случае классификация происходит по разным критериям, и если для одной организации типовой вариант (по сроку хранения, типу, направлениям) будет идеальным выходом, то для другой он может оказаться неудобным. Все отсортированные документы подшиваются в папку, на которой оставляется отметка с названием и краткой информацией о ее содержимом.

          Источник

Adblock
detector