Вопросы Заказчику при подготовке корпоративного мероприятия от Ведущего
При проведении любого корпоративного события, всегда есть человек, которого обязательно увидят и услышат все участники мероприятия. Это — Ведущий корпоратива, человек играющий очень важную роль в ходе всего мероприятия. Выбор Ведущего — отдельная тема. Однако, любой Ведущий корпоративного мероприятия будет хорош лишь тогда, когда он подготовлен. К сожалению, подготовка Ведущего — то, чем зачастую пренебрегают.
Какие вопросы по опыту нашей компании, как организаторов и программ тимбилдинга и корпоративов, должен задать Ведущий непосредственному Заказчику?
Вопросы от Ведущего по корпоративному мероприятию:
- В мероприятии принимает участие одна компания или несколько?
- Как полностью и правильно звучит название вашей компании?
- Сокращённый или иной вариант названия компании?
- Кратко – чем занимается компания или ссылка на сайт
- Чему посвящено событие?
- Точное название события?
- Событие в первый раз или традиционное?
- Кто из официальных лиц будет выступать?*
- Будут ли награждения?*
- Что особо нужно отметить?
- На чём не стоит акцентировать внимание?
- Возрастной состав участников?
- Соотношение мужчины \ женщины?
- Откуда участники? Если много региональных гостей – откуда ( основное)?
- Существуют ли особые музыкальные предпочтения?
- Этические, религиозные особенности аудитории?
- Вся ли аудитория понимает русский язык?
- Опишите кратко яркие особенности корпоративной культуры, знание которых может помочь в проведении мероприятия, если такие имеются.
- Если у вас ранее проходили вечеринки с конкурсной программой:
- Какие конкурсы у вас были? Опишите, если помните.
- Какие конкурсы вызывали негатив, отрицательную реакцию?
*В том случае, если запланированы официальные выступления, мы рекомендуем написать Ведущему точные имена и должности всех выступающих (при необходимости — и награждаемых), все необходимые названия с указанием ударений в неоднозначных для произношения словах.
Источник
4 закона, которые нужно знать организатору мероприятий
Организатору мероприятий недостаточно быть творческим, стрессоустойчивым и многозадачным человеком. Чтобы не нарваться на штрафы, нужно быть подкованным в правовых вопросах и изучить законодательные нормы. Рассказываем о четырех основных законах, которые касаются организации мероприятий.
1. Закон о возрастном ограничении
Федеральный закон от 29.12. 2010 № 436-ФЗ «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию» (далее ─ Закон № 436-ФЗ).
По закону нужно поставить предупреждающий знак, если в информационной продукции или видео содержится материал, который может причинить вред их здоровью и (или) развитию. К нему относятся, например, кадры с алкогольной продукцией или сигаретами.
За несоблюдение закона грозит штраф (ст. 6.17 КоАП РФ):
- от 2 000 до 3 000 руб. для физических лиц;
- от 20 000 до 50 000 руб. для юридических лиц.
Чтобы избежать проблем, следует контролировать возраст детей. Не стоит верить на слово подросткам. Разместите на странице мероприятия информацию о том, что на входе будет контроль и всем участникам нужно предъявить паспорт.
Особенности
Возрастная маркировка напрямую влияет на доход организатора — чем выше ограничение, тем уже круг потенциальной аудитории, соответственно, продажи билетов меньше.
К каким мероприятиям относятся: просмотр фильмов в кинотеатре (фильмы ужасов), массовые мероприятия (рок-фестивали), шоу (кабаре для взрослых) и другие.
Как это работает
Старшеклассник Иван купил билет на просмотр фильма с маркировкой 18+. Сотрудники кинотеатра не проверили паспорт и пропустили его на сеанс. Кинотеатр может быть наказан контролирующим органом.
2. Онлайн-касса с уведомлением налоговой
Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Организаторы мероприятий обязаны уведомлять налоговую инспекцию о продаже билетов. Сделать это можно с помощью:
- онлайн-кассы и специального программного обеспечения;
- онлайн-сервиса по продаже билетов, который формирует кассовые чеки для покупателей.
С полученной прибыли нужно уплатить налог.
За продажу билетов «мимо кассы» грозит штраф на сумму от 10 000 до 30 000 руб. Кроме того, будет взыскано от 25 до 100 % суммы, полученной в обход онлайн-кассы (ст. 14.5 КоАП РФ). Повторное нарушение ведет к очередному штрафу и приостановлению деятельности.
Даже из-за того, что зарегистрированному участнику не пришел билет или чек, могут быть проблемы: штраф от 2 000 до 10 000 руб. (ст. 14.5 КоАП РФ), начисление пени, а также внеплановая проверка ФНС. Помимо этого, в случае отсутствия онлайн-кассы при расчетах банковскими картами организатору может грозить проверка полиции.
У сервиса Nethouse.События онлайн-касса встроенная. При покупке билета организатор выдаст участнику все необходимые чеки и электронный билет. В случае если билет будет потерян или удален, участник может повторно запросить его отправку. Для этого ему нужно обратиться к организатору через форму обратной связи, которая находится внизу страницы события. Через 3 дня после проведения мероприятия организатору приходит на почту акт выполненных работ. Налоги организатор платит самостоятельно.
Особенности
Онлайн-касса нужна только в случае, если вы продаете билеты от ООО или ИП. Но вы можете зарегистрироваться как самозанятый. В этом случае онлайн-касса не нужна.
К каким видам мероприятий относится: любые мероприятия, на которые продаются билеты (спектакль, цирковое шоу, конференция, детский праздник).
Как это работает
Индивидуальный предприниматель Василий решил продавать билеты на свои мастер-классы. Запустил сайт, подключил продажу билетов и эквайринг. Продал билеты на несколько мастер-классов, но подключить онлайн-кассу было некогда. А потом к нему пришла налоговая проверка и выписала штраф: 2 000 руб. за ненаправление чека покупателю и еще 30 000 — за неприменение ККТ.
3. Возврат билетов участникам
Закон РФ от 09.10.1992 № 3612-I «Основы законодательства Российской Федерации о культуре» (далее ─ Закон № 3612-I).
Закон распространяется на культурные мероприятия, поэтому полезно знать некоторые его особенности. Например, как можно вернуть билет. У зрителя могут поменяться планы, а иногда организатор переносит мероприятие на неопределенный срок.
Если отмена мероприятия происходит со стороны организатора, зрителю по запросу должна быть возвращена полная стоимость билета. Если зритель сам решил, что не сможет посетить мероприятие, то, подав заявку на аннулирование билета, он получит возврат соразмерно требованиям, установленным в ст. 52.1 Закона № 3612-I, а именно:
- за 10 или более дней до проведения мероприятия — 100 %;
- 5—10 дней до мероприятия — 50 %;
- 3—5 дней — 30 %.
Если зритель отказался от участия в мероприятии менее чем за 3 дня до начала, организатор вправе не возвращать стоимость билета. Исключение: когда зритель болен и может это подтвердить больничным листом либо не может посетить мероприятие по иным обстоятельствам, которые нужно подтвердить документально.
Особенности
На свое усмотрение организатор может вернуть средства покупателю, даже если тот подал заявку на возврат за час до культурного мероприятия или вообще после его завершения.
К каким видам мероприятий относится: культурные мероприятия, на которые продаются билеты (кино, музей, театр, выставка).
Как это работает
ООО «Филармонический театр Мединского» продает билеты на спектакль. Сергей оплатил билет за 5 месяцев до даты мероприятия (так было дешевле). Но за 3 недели до начала выяснилось, что присутствовать на спектакле он не сможет из-за рабочей командировки. Сергей отправил заявку на возврат, но ему ничего не ответили. Расстроенный покупатель написал заявление, теперь разбираться в ситуации будут правоохранительные органы.
4. Проведение публичных мероприятий
Федеральный закон от 19.06.2004 № 54-ФЗ (ред. от 11.10.2018) «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях».
Проводить мероприятия нельзя:
- В местах, которые не отвечают безопасности участников и зрителей. Это, например, здание, которое может обрушиться в любой момент. Если под мероприятие нужно определенное место, следует уточнить у органов местного самоуправления, не пересекается ли мероприятие с другими. Это касается праздников, которые проводятся в городских парках, скверах, на площадях, улицах, аренах и т.д.
- На территориях, прилегающих к магистралям, путепроводам, электростанциям, железнодорожным дорогам, нефтепроводам, газопроводам и местам, где требуется соблюдение специальных правил безопасности.
Если организатор планирует проводить мероприятие на территории объектов культурного и исторического наследия, где часто пустует большое пространство, то потребуется разрешение от органов исполнительной власти. Для проведения мероприятия на Красной площади или в Кремле потребуется разрешение президента.
Особенности
Время проведения мероприятия тоже регулируется законом и допускается в промежутке с 7:00 до 22:00. Исключением являются только салюты в памятные даты и общегородские культурные мероприятия.
К каким видам мероприятий относится: детские и спортивные праздники, Дни города, гуляния на Новый год, публичные концерты, выставки под открытым небом и т.п.
Как это работает
Компания «Спорт навсегда» решила организовать спортивный праздник в честь 23 февраля на одной из центральных площадей Санкт-Петербурга без согласования с местными властями. К сожалению, мероприятие закончилось доставкой участников в отдел полиции.
Источник
Вопросы об организации праздника
Алена Евтюгина — начальник отдела организации массовых праздников и мероприятий Управления культуры молодежи и спорта Администрации города Абакана. Специальность — режиссер массовых праздников, педагог.
Профессиональной творческой деятельностью занимается уже более 22 лет.
Жизнь организатора праздников похожа на праздник?
Прежде чем ответить на вопрос, хочется сказать, что же на самом деле есть «праздник». Праздник — это социальное явление, отражающее исторические, экономические и художественные ценности человека. Все эти ценности, так или иначе, окружают каждого из нас. Так как я организовываю праздник как явление и делаю это по 12 часов в день, а иногда и до 24 доходит! Мозг не успевает переключаться от праздничного к постпраздничному, в этом случае можно смело сказать: «Моя жизнь похожа на праздник!».
Ожидание праздника лучше самого праздника?
Праздник — одна из форм реализации свободного времени. Но не в нашем случае.
Как и в любой профессии, ты работаешь на результат. Когда этот результат получается ярким эмоциональным и грамотно выстроенным, когда получаешь от своей работы удовольствие и обратную связь, тогда понимаешь, все что сделано, сделано во благо. И сама подготовка радует не меньше чем результат. И как у любого нормального организатора у меня остается чувство грусти о том, что все закончилось.
Официальные праздники принуждают к веселью?
Не всегда. Хотя сама форма праздника в понимании общественности именно веселье. Тип праздника официального задан определенной государственной целью. Государственный праздник — это напоминание о каком-либо событии из истории нашей Родины. И событие это может носить совсем нерадостный повод. Так что не всегда мы веселимся на праздниках.
Неудавшееся мероприятие — это когда от зрителя ты не получаешь обратной реакции, или того хуже — получаешь отрицательную эмоцию. Но такие моменты бывают очень и очень редко.
Были ли в жизни праздники, после которых вам было стыдно?
Есть одно воспоминание из детства. Ведь праздники я начала организовывать лет с пяти. И вот праздник — Новый год в детском саду. Я в главной роли — «Снегурочка». По сценарию я должна была спасти лисичку в зимнем лесу от замерзания и отдать ей свою теплую шубку. А шубка-то по-настоящему была моя! И когда пришла пора снять ее со своих плеч и отдать лисичке, я воспротивилась, и не хотела этого делать, лисичка осталась замерзать (пока воспитатели силком с меня шубу не сняли). И весело это, конечно, вспоминать и стыдно.
Утомляет ли ежедневная организация массовых праздников и мероприятий для города?
Если работа любимая, она не может утомлять. Особенно когда ты организовываешь праздник грандиозного городского уровня, ты про утомляемость даже и не думаешь (нет времени). У меня в голове одновременно миллион вопросов, решений и предложений. Организация праздника такой увлекательный процесс, что чем дальше ты погружаешься в материал, тем больше потребность в его воплощении. И обязательно нужно сделать лучше, чем было!
Как отдыхаете от работы?
В лесу, на лыжах, на воде. хотя в голове всегда праздник (ведь отдых тоже маленький праздник).
Семейный праздник для организатора массовых мероприятий?
Семья — это тоже мини-общество, которое нуждается в празднике. И поэтому семейные мероприятия также тщательно продумываются и организуются, только в них хочется больше тишины, уюта и культурности. Знаете, как актеры в антрактах и перерывах отдыхают от действий, так и организаторам хочется иногда тишины.
А собственную свадьбу тоже сами организовывали?
В любой организации важна профессиональная команда. И у нас такая команда есть, только в нашей семье профессионалов сразу двое. Режиссер и звукорежиссер, а сейчас еще появился и музыкант — наш сын. А если без смеха, огромное спасибо нашим друзьям большой и дружной команде, без которых мы бы не справились. Режиссеры, ведущие, декораторы, музыканты, телевизионщики, радийщики, банкиры, предприниматели, политики — все участвовали в организации нашей свадьбы. Потому что они наши друзья.
Праздник, которым вы гордитесь?
Это День Победы. Особое чувство трепета и гордости одновременно у меня всегда возникает от нашего любимого героико-патриотического праздника.
70 лет Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг. Мы с особыми чувствами подходили к организации праздника. Ветеранов остается все меньше, нам — современникам — хотелось свои достижения и победы посвящать именно им — героям войны. К 70-летию было придумано множество интересных акций и форм. Юбилейный День Победы получился для тех, чьими победами мы гордимся, и гордиться будем.
Беседовал: Тарас Зинченко
Фото: из личного архиваИсточник
Как организовать крутое мероприятие своими силами
Пошаговая инструкция, как собрать команду, найти деньги и ничего не забыть.
Я хочу самостоятельно организовать мероприятие. С чего начать?
Продумайте идею мероприятия. Это должна быть не абстрактная мысль, а вполне конкретная цель. Чётко ответьте на три вопроса:
Что я хочу организовать?
Так вы определите формат мероприятия. Это может быть вечеринка, фестиваль, лекторий или кинопоказ. Подумайте, для какой аудитории вы это делаете и сколько человек хотите привлечь.
Где будет проходить мероприятие?
Исходя из формата решите, какое вам нужно место. Например, закрытое помещение на 200 человек, зрительный зал на 500 человек или площадка на открытом воздухе на 70 человек.
Когда будет проходить мероприятие?
Выберите точную дату заранее, чтобы успеть сделать всё в срок. Небольшое мероприятие на 100 человек можно подготовить за месяц, а музыкальный фестиваль на 1 000 человек — не меньше чем за полгода. Чем раньше вы определитесь, тем проще вам будет найти площадку.
Готовая идея будет выглядеть так: «Я хочу устроить техно-вечеринку на городском пляже 31 августа в честь последнего дня лета. На тусовке должно быть не меньше 200 человек и два приглашённых диджея».
Я смогу сделать всё в одиночку?
Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.
Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.
Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:
- — самая большая база площадок и подрядчиков. — мгновенный поиск работников и интересных персонажей. — поиск волонтёров или работников за небольшую плату.
Команда есть, что делать дальше?
Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.
Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.
Используйте Trello или «Google Таблицы» для работы с задачами. Удобно, когда доступ к документу есть у всей команды.
Обязательно записывайте все новые номера в контакты. Лучше делать это по схеме «Имя_Должность_Дата мероприятия». Например, «Влад Фотограф 15.07». Так вы точно не запутаетесь.
Я боюсь что-то забыть. Можно мне примерный план?
Можно. Стандартный план выглядит так:
- Договориться о встречах с волонтёрами, командой и спонсорами.
- Подготовить билеты, гостиницу и трансфер для приглашённых гостей.
- Заказать дизайн и печать листовок, плакатов, фирменных футболок и всего остального, что нужно заранее рисовать и печатать.
- Арендовать и подготовить площадку. Продумать места для посетителей, персонала, оборудования и парковки. Согласовать списки гостей и организаторов с владельцами площадки.
- Прописать тайминг события — что в какое время будет происходить. Вы должны знать с точностью до минуты, когда подают еду, а когда говорит ведущий.
- Арендовать технику. Минимальный набор: ноутбук, колонки, микшер, два микрофона, экран и проектор. На больших мероприятиях удобно использовать для связи с командой рации с гарнитурой.
- Договориться с фотографом и видеографом. Прописать техзадание, договориться о сроках и заключить договор.
- Нанять обслуживающий персонал: охрану, гардеробщика, официантов, службу клининга. Количество людей зависит от мероприятия. Вполне возможно, что вам не потребуется дополнительный персонал или вы найдёте волонтёров.
- Найти ведущего. Это важно. От него будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера мероприятия.
- Продумать логистику: как доставить людей, оборудование и еду к месту мероприятия и обратно.
Внештатные ситуации — скорее норма, чем исключение. Предусмотрите план Б для каждого пункта: что делать, если вам внезапно откажут в площадке? А если будут проблемы со звуком? А если пойдёт дождь?
Я не уверен, что смогу найти деньги на проект. Какие есть варианты?
Сначала посчитайте примерный бюджет мероприятия и составьте смету. Учтите все расходы: помещение, оборудование, приглашённые гости, реклама, полиграфия, логистика, кейтеринг, команда. Например, расходы на приглашённых гостей включают покупку билетов, проживание, питание, трансфер и гонорар. Расходы на команду: оплата телефонной связи, питание, покупка реквизита.
Когда вы точно поняли, сколько нужно, начинайте собирать деньги. Где их искать — зависит от формата мероприятия.
Если устраиваете что-то социально значимое (городской фестиваль граффити, научно-популярную лекцию для школьников), можно подать на грант, запустить сбор средств на Planeta.ru или привлечь волонтёров.
Если делаете коммерческое мероприятие — ищите спонсора, заинтересованного в пиаре. Сделайте красивую презентацию и ясно опишите, какую выгоду спонсор получит от участия в вашем проекте и что от него требуется. Только будьте честными и не обещайте того, чего сделать не можете. У вас будет больше шансов на успех, если целевая аудитория вашего мероприятия совпадёт с целевой аудиторией компании-спонсора.
Если организовываете свадьбу лучшего друга — подключайте знакомых и друзей. Они могут предоставить вам подходящую площадку, технику и ведущего.
Хороший способ уменьшить бюджет коммерческого мероприятия — торговаться с подрядчиками и работать по бартеру. Самые затратные подрядчики — кейтеринг и алкогольный бар. Ставьте свои условия, чётко прописывайте техзадание и не стесняйтесь просить скидку.
На что обратить внимание, чтобы всё прошло на высоте?
Важна каждая мелочь, даже количество туалетов и наличие велопарковки. Но есть пять главных элементов, от которых зависит успех любого мероприятия:
- Свет. Хороший свет — это когда сцену отчётливо видно, прожектора не слепят, а на гостей не падают некрасивые тени.
- Звук. Проверьте технику несколько раз, настройте микрофон и согласуйте с владельцем помещения регламент уровня шума на площадке.
- Чистота. Никакого мусора, грязных полов и неубранных туалетов.
- Безопасность. Изучите план эвакуации и проведите инструктаж для команды и волонтёров. Все должны знать, где находятся запасные выходы, огнетушители и аптечка.
- Температура. Никому не должно быть слишком жарко или слишком холодно — стоит проверить циркуляцию воздуха и исправность кондиционеров. Комфортная температура в помещении в тёплое время года — 23–25 °C, в холодное — 22–24 °C. Если проводите музыкальный фестиваль, температура должна быть ниже (20–22 °C), потому что после танцев у сцены всем точно станет жарко.
С кем нужно согласовывать мероприятие, чтобы нас не выгнала полиция?
Нужно подготовить два уведомления: в администрацию города и в ОВД (если на мероприятии будет меньше 2 000 человек). Их можно отправить по почте или курьером, по два экземпляра в каждый орган. Если вы планируете мероприятие, на котором будет больше 2 000 человек, нужно дополнительно отправить уведомление в правительство региона и в региональное ГУВД.
Уведомление пишется в свободной форме: нужно указать, что вы устраиваете, какое название и цель мероприятия, где и когда оно будет проходить, сколько ожидается участников, кто организаторы. Примеры уведомлений поищите в интернете.
Заключайте договоры со всеми подрядчиками, которые поставляют вам технику, кейтеринг или дают в аренду помещение. Чётко обговаривайте все детали и следите за тем, чтобы они были в договоре. Например, если договорились, что финальная уборка за собственником помещения, этот пункт должен быть в договоре.
Как анонсировать событие, чтобы о нём узнало как можно больше людей?
Придумайте название и логотип. Пусть дизайнер нарисует афиши и разработает фирменный стиль. Сделайте простейший сайт с информацией о событии — например, на Tilda.
Разошлите пресс-релиз с информацией о мероприятии: что, где и когда вы проводите, кто организаторы, партнёры и основные участники. Старайтесь заинтересовать журналистов. Не пишите слишком сухо и отправляйте пресс-релизы в профильные СМИ — те, у которых такая же целевая аудитория, как и у вашего события. Контакты редакции на большинстве сайтов можно найти в открытом доступе.
Не забывайте о продвижении в соцсетях. Создайте встречу в Facebook, «ВКонтакте» и страницу события в Instagram. Запустите таргетированную рекламу и правильно настройте показы: она должна показываться только вашей целевой аудитории, чтобы рекламный бюджет не уходил впустую. Попросите крупные городские сообщества и блогеров рассказать о вашем мероприятии на своих страницах. Если совсем не разбираетесь в SMM, почитайте блог «Нетологии» — там много полезных материалов о продвижении в соцсетях.
Всё готово. Ещё что-то нужно предусмотреть?
Будьте во всеоружии. У организатора всегда должен быть заряженный телефон со связью и интернетом, зарядник, запасной ноутбук, удлинитель, переходники HDMI на все возможные разъёмы, стикеры, скотч, несколько зажигалок, канцелярский нож, лейкопластырь и болеутоляющие таблетки на случай, если разболится голова.
Источник
Как организовать корпоративные мероприятия
К наиболее распространенным корпоративным мероприятиям развлекательного характера относят:
- календарные праздники (новый год, День защитника отечества, Международный женский день, День защиты детей и пр.);
- профессиональные праздники (День кадровика, юриста, нефтяника и т.д.);
- День рождения организации.
Данные корпоративы могут нести в себе не только развлекательную миссию, но так же включать торжественную часть с награждением выдающихся сотрудников организации грамотами и именными подарками. Также можно включить в корпоратив информативную цель – объявить сотрудникам информацию о нововведениях в организации.
Организуют такие мероприятия по определенному алгоритму действий, или силами организации, или с привлечением сторонних организаций. В том случае если мероприятие проводят в загородных условиях, учитывают особенности организации загородного отдыха.
Цели корпоративных мероприятий
Корпоративные мероприятия проводят с целью:
- поддержать корпоративный дух и традиции организации, пропагандировать корпоративную культуры;
- создать необходимый психологический климат в коллективе и построить эффективные внутрикорпоративные коммуникации;
- мотивировать персонал к выполнению своей работы наилучшим образом и формированию профессиональных и психологических навыков;
- укрепить кадровый состав (выявить талантливых сотрудников, предотвратить утечку кадров и нейтрализовать конфликтные ситуации в коллективе);
- развить у сотрудников чувство корпоративной гордости за организацию.
Выбор организатора мероприятия
Корпоративные мероприятия можно провести силами сторонних организаций, специализирующихся на проведении корпоративных мероприятий, или собственными силами организации.
Наиболее часто для проведения масштабных развлекательных, командообразующих, неформальных, обучающих корпоративных мероприятий приглашают сторонние специализированные агентства. Остальные мероприятия в основном организуют и проводят собственными силами организации.
При выборе организаторов мероприятий оцените:
- объем работы при проведении мероприятия;
- сложность задачи;
- возможности организации (бюджет, опыт и знания сотрудников);
- сроки подготовки и проведения мероприятия;
- наличие свободного времени у сотрудников, назначенных ответственными за организацию мероприятия и т.д.
Решение о выборе организатора мероприятия примайте на основании анализа указанных факторов, финансовых возможностей организации и доводов главного инициатора мероприятия (часто руководителя службы персонала).
Мероприятие силами организации
В случае если руководителем организации было принято решение провести корпоратив силами организации рекомендуется:
- сформулировать цель и определить задачи мероприятия;
- сформировать для организации и проведения мероприятия рабочую группу из инициативных сотрудников организации;
- распределить обязанности между членами рабочей группы согласно их специализациям, желаниям и возможностям;
- составить календарный план работ по проведению мероприятия с распределением функций и сроками выполнения;
- составить список возможных форс-мажорных ситуаций и сложностей, продумать способы их решения. Проверить отсутствие основных ошибок при организации и проведении мероприятия;
- в случае участия в мероприятии руководства организации учесть их пожелания к собственной роли на мероприятии, определить время, которое необходимо руководству для официальной речи, уточнить содержание речи и пожелания к месту, меню и другим условиям комфорта;
- определить способ оповещения сотрудников о предстоящем мероприятии и организовать (в случае необходимости) доставку сотрудников к месту проведения мероприятия;
- при проведении мероприятия на свежем воздухе учесть специфику его проведения;
- при непосредственном проведении мероприятия (особенно если присутствует алкоголь) назначить дежурных, которые будут отвечать за безопасность сотрудников и ненавязчиво контролировать процесс.
Пример распределения обязанностей между членами рабочей группы по организации корпоратива
В организации было принято решение провести корпоративное праздничное мероприятие силами организации. Обязанности между сотрудниками организации были распределены следующим образом:
- руководитель службы персонала разрабатывает концепцию и цели мероприятия, согласовывает их с руководством организации;
- специалисты службы персонала решают основные организационные вопросы и выполняют роли ведущих (аниматоров);
- сотрудники отдела маркетинга разрабатывают программу и сценарий мероприятия, согласовывают их с руководителем службы персонала и руководителем организации;
- сотрудники отдела логистики оформляют документы на аренду помещения для корпоратива, совместно с сотрудниками службы персонала прорабатывают меню;
- сотрудники административно-хозяйственного отдела занимаются техническим оснащением и закупкой реквизита для культурной программы;
- сотрудники бухгалтерии рассчитываю бюджет мероприятия и подготавливают финансовую отчетность.
Как самостоятельно организовать корпоратив в загородных условиях
В случае проведения корпоратива на свежем воздухе, кроме общих организационных моментов, дополнительно необходимо:
- определить место проведения мероприятия (иногда требуется получить разрешение у администрации населенного пункта, где будет проводиться массовое мероприятие);
- определить, какой должен быть внешний вид площадки для корпоратива (вид должен соответствовать уровню и тематике мероприятия);
- обеспечить сотрудников удобством – соответствующая мебель (столы, стулья, тенты и т,д.), наличие туалетов, место для хранения вещей и т.д.
- разбить территорию мероприятия на зоны: зона спокойного отдыха, зона активного спортивного отдыха, зона приема пищи и т.д.
- организовать питание сотрудникам, определить процесс приготовления или разогрева еды, ее сервировки, обслуживания и т.д.
- организовать комфортную доставку сотрудников до места мероприятия и обратно;
- организовать присутствие на мероприятии представителя медицины (спортивные мероприятия, загородный отдых, алкоголь – несут повышенную опасность для здоровья);
- организовать последующую уборку территории и вывоз мебели, оборудования и т.д.
Мероприятие силами стороннего агентства
В том случае, если было принято решение о проведении мероприятия силами сторонней организации, рекомендуется:
- определить цель мероприятия, размер бюджета на его проведение, пожелания и требования к качеству и срокам проведения;
- выбрать организацию, специализирующуюся на проведении корпоративных мероприятий (желательно с опытом проведения аналогичных мероприятий, с хорошими рекомендациями и за доступную цену);
- познакомиться с представителями агентства, которые непосредственно будут организовывать, и проводить мероприятие (обсудите с ними свое видение корпоратива и размер расходов по определенным статьям, четко поставить цель и обозначить задачи мероприятия);
- совместно с представителями агентства учесть особенности разработки программы мероприятия, возможные сложности и ошибки организации мероприятия;
- определить периодичность встреч для обсуждения хода подготовки;
- заключить с агентством договор на оказание услуг;
- согласовать с руководителем организации предложенную программу мероприятия;
- курировать организаторов на всех стадиях подготовки и проведения мероприятия.
Особенности разработки программы
При разработке программы корпоратива оцените:
- соответствие мероприятия ожиданиям всего коллектива. Коллектив может быть разнороден, как по возрасту, так и по интересам. Поэтому предварительно проведите анкетирование или устный опрос сотрудников. Для разработки и реализации программы мероприятия, которая будет соответствовать коллективу, можете пригласить сотрудников, которые придумают сценарий, оформят сцену, зал и т.д.);
- желание сотрудников участвовать в мероприятии. Проведите опрос среди сотрудников (по анкетам, на сайте, через руководителей и т.д.), выясните насколько интересно предстоящее мероприятие сотрудникам. Уточните при нежелании участвовать в мероприятии причину отказа. Сделайте анализ причин отказа, возможно, сама причина является поводом применить конкретные мотивационные инструменты, например, возможно в коллективе есть скрытые конфликты с коллегами или неприязнь к руководству. Этот вопрос необходимо решить до проведения корпоративного мероприятия;
- возможность покинуть мероприятие в любое удобное время. Заранее приготовьте регламент встречи и озвучьте его сотрудникам. Если мероприятие проходит на теплоходе или в ином месте, покинуть которое сотрудникам самостоятельно будет не возможно (до определенного времени – окончания мероприятия), обязательно сообщите это сотрудникам.
Возможные сложности
К наиболее часто встречающимся сложностям при проведении корпоратива относят:
- не соответствие программы мероприятия пристрастиям сотрудников (не учтен возраст, пожелания и т.д.), как результат – недовольство сотрудников. Учтите, что всегда есть недовольные сотрудники, важно оценить количество недовольных и причину этого, сделать выводы на будущее;
- плохое техническое оснащение (световое и звуковое сопровождение, организация костра, приготовление пищи и т.д.). Такого плана сложности решают в зависимости от ситуации;
- травмы при проведении спортивных, выездных мероприятий. При большом количестве участников мероприятия заранее пригласите представителя медицины, можете застраховать здоровье и жизнь участников спортивных соревнований, не допускайте чрезмерное употребление алкоголя участниками мероприятия и т.д.;
- плохие погодные условия. При проведении мероприятия на улице заранее узнайте прогноз погоды и для подстраховки приготовьте закрытые палатки, тенты, зонты или вариант проведения мероприятия на закрытой территории (веранде, зале загородного клуба) и т.д.
Кроме вышеприведенных сложностей в каждой организации могут возникнуть любые ситуации, вопросы, требующие срочного решения, поиска альтернативных вариантов, дополнительных финансовых вложений и т.д. В связи с этим необходимо предварительно оценить степень риска, проработать варианты сложностей, заложить в бюджет мероприятия определенную сумму для решения форс-мажорных ситуаций, а так же быть психологически готовыми к тому, что возможно надо будет поменять план мероприятия.
Заранее определите сотрудников, которые могут помочь в решении возможных сложностей, договоритесь с ними об оказании срочной помощи, подстраховки.
Возможные ошибки
При подготовке и проведении корпоратива стремитесь исключить следующие ошибки:
Источник
Похожее: Как правильно провести стандартизированное интервью
