Самая важная рекомендация по внедрению ИТ-систем
Рекомендаций по внедрению систем управления у нас накопилось уже на целую книгу, но книгу долго писать и читать. Я просто поделюсь самой главной из них, которая также актуальна для любой ИТ-системы.
Этот вывод мы сделали, плотно участвуя во внедрении собственной системы Yougile не менее чем в 100 компаниях.
Необходимо планировать внедрение системы и относиться к этому, как к отдельному проекту. И чем больше компания, тем этот проект сложнее.
Многие почему-то думают, что систематизация рабочих процессов произойдет быстро, и ничего специально делать не надо. Достаточно просто поставить систему и попросить всех ею пользоваться. Но на деле это совсем не так!
В этой статье мы поделимся своим опытом – расскажем о принципах и этапах внедрения систем, а также покажем 2 примера.
Мы часто слышим от компаний: «Мы подошли к этому вопросу, выбрали систему управления проектами, организовали процессы – но у нас не пошло».
Задаем вопрос: «А что именно вы сделали, какие этапы внедрения системы прошли?».
Они отвечают: «Поставили задачи, пригласили сотрудников, объяснили всем, как пользоваться. Но все быстро заглохло, люди по привычке ставили и обсуждали задачи вне системы, устно или в мессенджерах».
Так и должно быть, это обычная ситуация. И это совсем не зависит от системы управления. Так будет всегда, с любой системой, если не заложить время под ее внедрение и не следовать плану и определенным принципам.
- Необходимо тщательно, поэтапно планировать внедрение системы управления проектами и выделять для этого определенные ресурсы.
- Чем больше команда, тем длиннее и сложнее проект. Не всем понравятся новые правила.
- Будет несколько этапов: формирование нового процесса и сопротивление, тестирование и привыкание, закрепление и борьба за новый подход.
- Прошлый опыт важен. Люди, привыкшие передавать задачи «из уст в уста» не перестроятся мгновенно.
Универсального плана внедрения нет, но в начале этого процесса все команды проходят примерно одинаковые этапы:
Этап 1. Выбор решения и цели
Если компания берет первую попавшуюся систему (на выбор руководства) и не ставит перед собой точной цели, то скорее всего эта затея провалится.
Компании, которые успешно систематизируют рабочие процессы, выбирают систему совместно с командой. И обязательно ставят четкие цели, тоже всей командой. Например: «Сделать так, чтобы через 1 месяц все задачи были перенесены в систему управления».
Этап 2. Формирование новых правил
На этом этапе идея начинает приживаться на ментальном уровне. Люди привыкают к новому процессу. И главная задача сейчас – сформировать внутренние правила. Правила должны делать работу с системой удобной и понятной для всех.
Например: как часто надо ставить задачи? «Сделать макет» – это задача, или надо расписать ее подробнее и разбить на этапы? В какой момент задачи закрывать? Что делать с невыполненными задачами: закрывать и открывать заново, переносить на следующую неделю, продлевать срок?
В команде должен сформироваться ряд гласных и негласных правил. Важно, чтобы менеджер, который отвечает за процесс внедрения системы, как можно больше общался с командой, пропагандировал новый подход и транслировал его ценности.
Этап 3. Узаконивание новых правил
Хороший менеджер фиксирует все эффективные паттерны и убирает более слабые. К примеру, команде не нравится идея ставить дедлайн со строго определенным часом, и менеджер формирует правило – ставить дедлайны только с датой, без указания времени.
Процесс «брожения» идей нужно в конце концов останавливать, новые правила должны быть сформулированы в виде методологии. Успешные команды формируют методологию за 1-2 недели, неуспешные растягивают этот процесс на полгода и оставляют его открытым.
Если менеджер продолжает следить за процессами и за исполнением методологии, то внедрение системы обречено на успех.
Вот так в IT-компании из 120 человек выглядел план по внедрению. Он размещался на общей доске годовых планов по разным отделам:
Источник
Экономический эффект от внедрения ERP-систем «1С»
Используя «1С:ERP» на своем предприятии, вы получаете комплексную информационную систему управления, которая обеспечит своевременное принятие управленческих решений, прозрачность бизнес-процессов и оценку эффективности деятельности предприятия, отдельных подразделений и персонала. Процентные показатели роста конкурентных преимуществ и экономического эффекта от внедрения ERP-решений на платформе «1С:Предприятие 8» представлены ниже.
Экономический эффект от внедрения ERP-решений на платформе «1С:Предприятие 8»
| Показатель эффективности | Среднее значение | |
|---|---|---|
| Запасы и производство | Снижение объемов материальных запасов | 21% |
| Сокращение расходов на материальные ресурсы | 15% | |
| Снижение производственных издержек | 15% | |
| Снижение себестоимости выпускаемой продукции | 9% | |
| Увеличение объема выпускаемой продукции | 32% | |
| Рост производительности труда в производстве | 27% | |
| Сокращение длительности простоев оборудования | 22% | |
| Снижение производственного брака | 21% | |
| Оборотные средства | Рост оборачиваемости складских запасов | 23% |
| Сокращение дебиторской задолженности | 20% | |
| Эффективность и оперативность | Ускорение обработки заказов | 62% |
| Сокращение сроков исполнения заказов | 23% | |
| Сокращение операционных и административных расходов | 16% | |
| Рост прибыли | 13% | |
| Трудозатраты и отчетность | Сокращение трудозатрат в различных подразделениях | 26% |
| Ускорение получения управленческой отчетности | В 2 раза | |
| Ускорение подготовки регламентированной отчетности | В 2 раза |
Данные по 185 опубликованным проектам внедрения с экономическими показателями, подтвержденными клиентами.
Более 100 предприятий из сфер промышленности, строительства и торговли поделились своими показателями экономической эффективности после внедрения системы «1C:ERP Управление предприятием». Ознакомиться с ними более подробно вы можете в презентации «Рост эффективности, инвестиционной привлекательности и капитализации бизнеса при использовании ERP-решений фирмы «1С».
Источник
Что можно ожидать от внедрения информационных систем
Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Это определило угол зрения, под которым будут рассмотрены основные области их применения. Главное внимание уделяется рассмотрению информационных систем и технологий с позиций использования их возможностей для повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях (фирмах).
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
Понятие информационной системы
Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.
Пример 1. Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.
| Система | Элементы системы | Главная цель системы |
| Фирма, компания | Люди, оборудование, материалы, здания и др. | Производство товаров |
| Компьютер | Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др. | Обработка данных |
| Телекоммуникационная система | Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др. | Передача информации |
| Информационная система | Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение | Производство профессиональной информации |
В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.
Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.
Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для приема, хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации вычислительной платформы любого уровня (PC, WS, Server). В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.
Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.
Этапы развития информационных систем
История развития информационных систем и цели их использования на разных периодах представлены в таблица 1.1
Таблица 1.1 Изменение подхода к использованию информационных систем
| Период времени | Концепция использования информации | Вид информационных систем | Цель использования |
| 1950 — 1960 | Бумажный поток расчетных документов | Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах | Повышение скорости обработки документов Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты |
| 1960 — 1970 | Основная помощь в подготовке отчетов | Управленческие информационные системы для производственной информации | Ускорение процесса подготовки отчетности |
| 1970 — 1980 | Управленческий контроль реализации (продаж) | Системы поддержки принятия решений Системы для высшего звена управления | Выборка наиболее рационального решения |
| 1980 — 2000 | Информация — стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество | Стратегические информационные системы Автоматизированные офисы | Выживание и процветание фирмы |
Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.
60-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Дня этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.
В 70-х — начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.
К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.
Процессы в информационной системе
Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы Рис. 1.1. состоящей из блоков:
· ввод информации из внешних или внутренних источников;
· обработка входной информации и представление ее в удобном виде;
· вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;
· обратная связь — это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.
Рис. 1.1. Процессы в информационной системе
Информационная система определяется следующими свойствами:
· любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
· информационная система является динамичной и развивающейся;
· при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;
· выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;
· информационную систему следует воспринимать как человеко-машинную систему обработки информации.
В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте (Библиотека, Архив документов, Музейный фонд и т.д.).
Чтобы разобраться в работе конкретной информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:
· структурированность решаемых управленческих задач;
· уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;
· принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;
· вид используемой информационной технологии.
Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.
Что можно ожидать от внедрения информационных систем
внедрение информационных систем может способствовать:
· получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;
· освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
· обеспечению достоверности информации;
· замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
· совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;
· уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;
· предоставлению потребителям уникальных услуг;
· отысканию новых рыночных ниш;
· привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.
Источник
Эффективность внедрения ERP-систем
В условиях жесткой конкурентной борьбы, которой характеризуется современный рынок, хозяйствующие субъекты вынуждены постоянно искать возможности повышения эффективности своего бизнеса. При этом одной из приоритетных задач участника рынка является задача не отстать от конкурентов по части применяемых бизнес-технологий. По этим причинам системы автоматизации, а в том числе — системы и методология ERP постепенно становятся стандартом для российских предприятий. Соответственно, возникает закономерный вопрос об экономической эффективности применения ERP-системы.
Как измеряется эффективность
Сегодня существует множество подходов к измерению эффективности от внедрения ERP-системы , и это объясняется относительной новизной вопроса, разнообразием жизненных ситуаций и главное – спецификой самого предмета оценки, ведь внедрение ERP-системы не может рассматриваться как независимый самостоятельный проект, имеющий обособленные ресурсы, денежные потоки и эффекты, а это проект, интегрированный в основной бизнес заказчика и влияющий на ключевые показатели этого бизнеса.
Тонкость заключается в том, как отделить эффекты от внедрения ERP-системы от прочих факторов, влияющих на ключевые показатели бизнеса. В том, что эти эффекты положительны, сегодня никто не сомневается, однако их количественное измерение по-прежнему является предметом научных дискуссий.
В любом случае, эффекты от внедрения ERP-системы можно разделить на две основные группы:
экономические (измеримые) показатели эффективности внедрения;
организационные (качественные) изменения, не поддающиеся количественной оценке.
Под экономическими выгодами от внедрения ERP-системы подразумевается получение реальной экономической отдачи от использования всего пакета модулей или отдельных функциональных блоков. При расчете денежного выражения все они, естественным образом, основываются на соотношении затрат, доходов, полученных в условиях внедренного ПО, и доходов, полученных без программного обеспечения.
Поэтому для расчета эффективности применяются такие коэффициенты, как:
Показатель возврата инвестиций (ROI)
Совокупная стоимость владения (TCO)
Анализ эффективности затрат (cost-benefits analysis)
Эти коэффициенты не являются независимыми — показатели возврата инвестиций и эффективности затрат рассчитываются на основе совокупной стоимости владения системой. При этом сам расчет совокупной стоимости владения без сравнения остальных параметров не может дать представления о целесообразности использования системы: чем больше пользователей работают в единой системе и сложнее бизнес процессы, которые лежат в основе системы, тем выше будет совокупная стоимость владения, но и польза от подобной системы, обеспечивающей единое информационное пространство, будет неоспоримо выше.
Основные эффекты
Количественно измеримые экономические выгоды, которые получает предприятие в результате внедрения ERP-системы, заключаются, главным образом, в следующем:
Прямое увеличение объема реализации товаров и услуг.
Причиной является повышение качества обслуживания клиентов. Основные функции, обусловливающие данное улучшение, — автоматизация приема заказов, улучшение расчетов сроков доставки и кредитного контроля.
Увеличение оборачиваемости средств в расчетах.
Не секрет, что оборачиваемость капитала в крупных компаниях значительно снижается из-за несвоевременного погашения задолженности клиентами, и зачастую в этой несвоевременности виноваты только менеджеры компании, забывающие вовремя выставить счет или напомнить о подошедшем сроке платежа. Поэтому внедрение ERP-систем, которые в подавляющем большинстве случаев включают подсистемы учета взаиморасчетов с клиентами, позволяют резко снизить количество таких случаев.
Кроме того, прогноз движения денежных средств, формируемый при помощи ERP-системы, позволяет в оперативном режиме регулярно отслеживать дефицит наличных денежных средств или возникновение избыточных финансовых ресурсов для возможного инвестирования в различные направления деятельности предприятия.
Снижение трудозатрат на создание документов и, как следствие, увеличение производительности труда управляющего персонала.
Как правило, ERP-система позволяет быстро и четко подготовить акт на основе договора, счет на основе акта, платежное поручение на основе выставленного счета и т.д.
В результате появляется ощутимый эффект от снижения трудозатрат на рутинные операции . Кроме того, сокращается численность персонала, занятого подготовкой отчетности. ERP-cистема обеспечивает аналитиков и управленцев инструментами для самостоятельной подготовки отчетов и запросов на основе возникающей потребности.
Снижение уровня запасов на складах. Происходит благодаря применению системы управления запасами с использованием оптимизационного алгоритма. Он позволяет отслеживать в оперативном режиме уровень запасов и строить модель управления заказами.
Уменьшение производственного брака. При внедрении подсистемы управления техпроцессом основного производства обычно определяется обязательный для выполнения этап, на котором должен производиться контроль качества. Благодаря этому происходит заметное улучшение системы контроля качества на предприятии, в результате снижается процент бракованной продукции.
Сокращение производственных и транспортно-заготовительных расходов. Происходит благодаря внедрению методов управленческого анализа и планирования затрат, использующих алгоритмы оптимизации запасов, планирования логистических цепочек (в том числе внутренних), контроля расходов по центрам ответственности.
Помимо повышения общей культуры управления ERP-система помогает предприятию построить взаимоотношения с потенциальными партнерами, инвесторами и аудиторами. Известно, что держателям кредитных ресурсов выгодно, чтобы инвестиции в каком-то объеме тратились на технологии, позволяющие прояснить ситуацию на предприятии, помочь получить достоверную финансовую и аналитическую отчетность.
Наличие ERP-системы мирового класса существенно повышает рейтинг компании в глазах потенциальных инвесторов, способствует его позиционированию как открытого хозяйствующего субъекта, практика управления которого соответствует международным стандартам.
Таким образом, при внедрении ERP-системы в целом увеличивается ликвидность предприятия за счет изменения структуры его активов. Происходит уменьшение дебиторской задолженности в доле оборотных активов, более эффективно используются средства предприятия за счет увеличения общей оборачиваемости капитала в целом. Отмечается также и снижение потребности предприятия в оборотных средствах за счет повышения ритмичности работы, планирования запасов и внедрения прогрессивных методов их санирования и контроля. Это основные элементы, определяющие прямой экономический эффект от внедрения ERP-системы.
В таблице представлены данные об эффективности внедрения современной ERP-системы (по материалам работы Абдикеева Н. Реинжиниринг бизнес-процессов. — М., 2005 г.).
ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ СОВРЕМЕННОЙ ERP-СИСТЕМЫ
Показатель
В среднем по отраслям промышленности (%)
Уменьшение страховых запасов (уровня неснижаемых остатков на складах)
40
Уменьшение складских площадей
25
Увеличение оборачиваемости ТМЗ
65
Увеличение поставки точно в срок
80
Снижение производственного брака
35
Снижение задержек с отгрузкой готовой продукции
45
Улучшение послепродажного обслуживания
60
Более точный учет затрат
30
Снижение транспортно-заготовительных расходов
60
Уменьшение сроков закрытия учетного периода
500 (в 5 раз)
Увеличение оборачиваемости средств в расчетах
30
Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат
30
Устранение рутинной подготовки и сопровождения документов
90
Сокращение НЗП
50
Сокращение производственного цикла
50
Сокращение цикла разработки новых продуктов
60
Сокращение времени составления бюджета
70
Факторы эффективности
Возврат от инвестиций в ERP-систему идет не от самой системы, а от повышения эффективности бизнес-процессов, которые она поддерживает. Сама по себе система управления ресурсами предприятия, независимо от того, насколько хороша она, оказывает слабое влияние на увеличение производительности компании. Если Вы продолжите следовать прежним бизнес-процессам после внедрения новой системы, Вы можете ожидать только такую же, или наиболее вероятно худшую производительность. ERP-система может обеспечить и поддержать много новых видов процессов, но это задача самой компании — решать, какими должны быть эти бизнес-процессы и принимать решение по их последующему использованию или отклонению.
Эффективность использования системы, которую необходимо рассчитать для получения показателя эффективности затрат, зависит, в первую очередь, от реализации успешной стратегии бизнеса. Невозможно говорить о правильном и эффективном внедрении информационных технологий, призванных принципиально улучшать рыночную позицию компании, без рассмотрения достижения того или иного уровня ключевых показателей производительности компании. Система должна быть настроена на достижение стратегических и тактических целей организации.
Если компании при внедрении ERP-системы игнорируют корпоративную стратегию и рассматривают ее использование как технологию реализации исключительно тактических задач, то, несмотря на бесспорные полученные преимущества, принципиальных улучшений в бизнесе компании может и не наступить. Сравнительные выгоды в таких проектах зачастую настолько малы, что многие начинают считать современные системы излишне дорогим удовольствием. Тем самым, полезность системы существенно уменьшается, что является критичным даже при относительно небольшой совокупной стоимости владения.
Определение стратегии своего бизнеса и отражение этой стратегии на целях и задачах, которые призвана решать выбираемая ERP-система, является самым главным в принятии решения о внедрении.
Источник