Ситуационные вопросы для секретаря



Собеседование на должность секретаря

Секретарь – это первый человек, который встречает гостей и клиентов, это «лицо» компании, поэтому к выбору секретаря на ресепшн следует подходить тщательно.

Вопросы секретарю на собеседовании задают, чтобы проверить следующие компетенции:

  • коммуникация;
  • эффективность;
  • клиентоориентированность;
  • умение работать в команде.

Такие качества как внимательность, аккуратность, знание английского языка проверяются тестами. Тесты можно также применить для проверки потенциала кандидата.

Прочитайте вопросы для секретаря на собеседовании, это поможет Вам лучше подготовиться

    Кем были Ваши непосредственные клиенты?
  • Вам больше нравилось работать с людьми или с документами? Почему?
  • Что именно Вам нравилось в Вашей работе? Почему?
  • Расскажите о сложностях, которые возникали на последнем месте работы? Как Вы их решали?
  • Какие мысли по улучшению работы у Вас были? Вы их реализовали? Почему нет? Если да, то как?
  • Какова была роль Вашей работы для компании в целом?
  • Какую обратную связь Вы получили от руководителя на прошлой годовой оценке?
  • Как выстраивались отношения и разделение обязанностей со вторым секретарем (или другим человеком, который Вас мог заменить)?
  • Вспомните пример, когда Вам пришлось осваивать что-то новое?
  • Как относились коллеги к Вашей работе?
  • Какие изменения происходили в компании за время Вашей работы? Как они коснулись Вас?

Имеет смысл также подготовить ответы на вопросы о своей карьере (как Вы ее видите, в каком направлении хотите развиваться), о причине поиска новой работы.

Перед походом на собеседование уделите особое внимание внешнему виду и костюму, презентабельный внешний вид, пунктуальность, харизма важны для этой вакансии.

Источник

Тест для секретаря

2. Посетитель, которому назначена встреча одним из руководителей компании, ждет уже 5 минут. В этот момент руководитель сооб­щает Вам по телефону, что будет на месте только через 15 минут. Ваши действия?

3. Осмотрите наш офис/эту комнату. Что здесь удачно и что бы Вы предложили улучшить с точки зрения офис-менеджмента?

Умение быстро оценить ситуацию, объективность, корректность, навыки офис-менеджмента

4. Представьте себе, что Вам нужно выбрать оптимального поставщика канцелярских товаров для компании. Опишите свои действия и то, каким образом Вы будете принимать решение

Умение выбирать оптимального поставщика, проводить тендеры, лояльность и соблюдение интересов компании

5. Одна из Ваших задач — фильтрация звонков, поступающих Вашему руко­водителю. Как Вы будете это делать?

Управляемость — инициативность, корректность, расстановка приоритетов

6. Одновременно Вас просят о каких-то действиях (которые входят в Ваши обязанности) два разных сотрудника. Параллельно делать это невозможно, а оба просят сделать как можно быст­рее. Ваши действия? (Получите от­вет, исходя из разных ситуаций: рав­ные/не равные по иерархии в компа­нии, действительно срочная задача или просто пожелание сотрудника.)

Расстановка приоритетов, навыки коммуникации

7. Ваша задача — выбрать компа­нию-провайдера и организовать обеды в офисе. Ваши действия?

То же, что 4-й вопрос, а также уро­вень внимания и учета интересов других сотрудников компании

8. В офисе звучит сирена пожарной тревоги. Ваши действия?

Умение действовать в критической ситуации, расстановка приоритетов

9. Вам необходимо сообщить руководителю о том, что заказанные для клиента подарки будут на 2 дня позже (это не Ваша вина). Как Вы это сделаете?

Умение брать на себя ответствен­ность, работа с негативной инфор­мацией, склонность к предложе­нию решений в проблемной ситуации

10. Вас просят выполнить, работу, которая не входит в Ваши непосредственные обязанности, но больше никто ее сейчас не сможет сделать исходя из уровня квалификации. Ваши действия?

Заинтересованность в результатах работы в целом, лояльность, умение брать на себя ответственность

11. Три телефонных звонка звучат одновременно. Ваши действия?

Умение быстро ориентироваться, навыки работы, связанной с отве­тами на большое количество звонков в офис

12. Ваш руководитель должен быть в Амстердаме через 5 дней. Виза в Голландию делается в течение трех недель. Ваши действия?

Знание специфики визовой поддержки, умение находить выход из сложной ситуации

13. Ваш руководитель ошибся и назвал водителю такси не тот аэропорт. Он звонит с полдороги и говорит Вам об этом. До конца регистрации осталось полчаса, а ехать минимум 45 минут. Ваши действия?

14. Вы — офис-менеджер и набираете персонал в секретариат. Ваши действия? Каковы будут основные 3-4 требования к буду­щим сотрудникам? (CASE актуален и для тех, кто не претендует на руководящую позицию.)

Умение решать сложную задачу, выходящую за рамки типовых каждодневных функций. Приоритеты и представления о качествах и навыках, оптимальных для сотрудников секретариата

Источник

Секретарское дело. Сборник тестов

Представлены тесты и контрольные работы по разделам «Секретарское дело» и «Основы делопроизводства». В конце пособия приведены ключи. Предназначено для учащихся учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического образования. Может быть использовано преподавателями дисциплин документоведческого цикла для определения уровня усвоения учащимися учебного материала.

Оглавление

  • Введение
  • Раздел I. Тесты по предмету «секретарское дело»

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Секретарское дело. Сборник тестов предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.

Тесты по предмету «секретарское дело»

Глава 1. Делопроизводство и его значение в современной сфере управления

1.1. Тест по теме «Значение делопроизводства в современной сфере управления»

1. Верно ли выражение: «Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулируя в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов»?

2. Верно ли утверждение: «Делопроизводство можно охарактеризовать как систему работы с документами»?

3. Верно ли определение: «Понятие “документационное обеспечение управления” подчеркивает роль и значение информационно-документационного обслуживания в процессе управления, его во многом определяющее воздействие на принятие управленческих решений»!

4. Назовите периоды развития русского (белорусского) делопроизводства.

г) белорусского периода

е) советского периода

5. Какая служба занимается работой с административными документами в организации?

б) руководитель и секретарь

в) бухгалтерия и секретарь

6. Определите верные названия службы ДОУ.

г) управление делами

7. Назовите основные группы документов, регламентирующие вопросы ведения делопроизводства в Республике Беларусь.

а) нормативные правовые акты Республики Беларусь

б) указы Президента Республики Беларусь

в) технические нормативные правовые акты

г) методические документы

8. Выберите правильное определение понятия «документирование».

а) создание документа с использованием различных методов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе

б) совокупность приспособлений, используемых для создания документа

в) создание документа

9. Дайте определение понятия «документ» согласно действующим нормативным актам.

10. Назовите подразделения, которые могут входить в состав канцелярии (не менее 5).

1. Когда на территории Беларуси появился термин «делопроизводство»?

а) в конце XVII — начале XVIII в.

б) в конце XVIII — начале XIX в.

2. Какому понятию в белорусском языке соответствует понятие «делопроизводство»?

3. Как называются операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с документами?

а) документированием управления

б) административным делопроизводством

в) документированием управленческой деятельности

4. Какое понятие используется наряду с термином «делопроизводство»?

а) документационное обеспечение управления

5. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

б) организацию работы с документами

в) унификацию документов

6. Когда возникло приказное делопроизводство?

в) в начале XVII в.

7. Какое слово мы получили в наследство от приказного делопроизводства?

8. Термин «архив» появился в период:

а) приказного делопроизводства;

б) коллежского делопроизводства;

в) исполнительного делопроизводства.

9. Когда в делопроизводстве стали применять бланки документов?

а) во второй половине XVII в.

б) в конце XVIII в.

в) в первой половине XIX в.

10. В каком году Петром I был подписан Генеральный регламент учреждений?

1.2. Тест по теме «Роль секретаря в современной структуре управления»

1. От какого слова произошло слово «секретарь»?

2. Что первоначально означало слово «секретарь»?

а) помощник руководителя

б) доверенное лицо

в) письмовод государя

3. Когда в России появилась должность секретаря?

4. С какой датой в России связан День секретаря?

а) 27 февраля 1720 г

б) 23 марта 1840 г

в) 26 февраля 1956 г

5. Как в настоящее время в словарях определяется понятие «секретарь»?

а) лицо, ведущее деловую переписку

б) лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-либо учреждения, а также ведающее делопроизводством

в) лицо, ведающее делопроизводством

6. Выберите функции, которые выполняет секретарь.

а) ведение документации предприятия

б) работа с бухгалтерскими документами при наличии должности главного бухгалтера

в) планирование рабочего дня руководителя

7. Выберите качества, которыми должен обладать секретарь.

а) хорошее владение речью

б) чрезмерная любознательность

в) хорошая память

8. Назовите документ, в котором должны быть перечислены все функции, права, обязанности и ответственность секретаря.

а) должностная инструкция

в) штатное расписание

9. Что является главной задачей секретаря?

а) помощь руководителю

б) организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности

в) своевременная регистрация и отправка писем

10. Какая профессия самая близкая к профессии секретаря?

1. В качестве какой профессии в России появляется должность секретаря?

а) личного секретаря купцов

в) личного секретаря императора

Похожее:  Теоретический опрос по теме Треугольники 7 класс

2. Как определяется слово «секретарь» в Толковом словаре В. Даля?

а) доверенный письмовод государя

б) доверенное лицо государя

в) доверенный помощник государя

3. Когда секретарь становится должностным лицом учреждения?

4. Какой документ был подписан Петром I 27 февраля 1720 г.?

а) Генеральный регламент государственных коллегий

б) Табель о рангах

в) Генеральный указ

5. Выберите функции, которые должен выполнять секретарь.

а) поддерживать эффективную работу в офисе в отсутствие руководителя

б) замещать руководителя при наличии заместителя руководителя

в) квалифицированно использовать офисную оргтехнику

6. Что из нижепредложенного входит в обязанности секретаря?

а) бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз

б) планирование рабочего дня руководителя

в) согласование положений

7. Какую роль выполняет секретарь в офисе?

8. Выберите варианты названия секретарской должности.

а) ассистент г) стенографистка

б) офис-менеджер д) референт

в) администратор гостиницы

9. Секретарь приходит в офис раньше руководителя:

10. Выберите функции, которые не относятся к должностным обязанностям секретаря.

а) прием посетителей

б) ведение кадровой документации при наличии отдела кадров

в) решение административных вопросов в пределах руководства организации

1.3. Тест по теме «Должностная инструкция»

1. Кем разрабатывается должностная инструкция?

а) специалистом по работе с персоналом

б) руководителем структурного подразделения

в) начальником отдела кадров

2. С кем согласовывается должностная инструкция?

а) с начальником отдела кадров

б) юрисконсультом предприятия

в) директором предприятия

3. Кем утверждается должностная инструкция?

б) заместителем директора

4. Выберите правильное оформление заголовка должностной инструкции.

5. Какие разделы включает в себя должностная инструкция секретаря?

а) Общие положения д) Ответственность

б) Права е) Оценка труда

в) Функции ж) Должностные обязанности

г) Условия труда

6. Выберите правильный вариант оформления номера раздела и подраздела.

7. Выберите информацию, содержащуюся в разделе «Общие положения».

а) основные задачи секретаря

б) общие условия труда

в) документы и нормативные акты, которыми должен руководствоваться секретарь при выполнении работы

8. Выберите правильный вариант оформления заголовка раздела текста «Функции».

9. Какой документ служит основой при разработке должностной инструкции?

б) Инструкция по созданию должностных инструкций

в) Квалификационный справочник должностей служащих

10. Выберите тип должностных инструкций, создающихся для конкретной организации с учетом ее специфики.

1. На каком бланке оформляется должностная инструкция?

б) бланке письма

в) чистом листе бумаги формата А4

2. С какого момента требования, освещенные в должностной инструкции, становятся обязательными для работника?

а) с момента подписания

в) ознакомления работника

3. Выберите правильный вариант оформления реквизита «Гриф утверждения».

Генеральный директор Подпись В.М. Руковицкий

Генеральный директор Подпись В.М. Руковицкий

Генеральный директор Подпись

4. Перечислите виды должностных инструкций.

а) типовые г) специальные

б) прикладные д) индивидуальные

5. Какая информация освещена в разделе «Ответственность» должностной инструкции?

а) ответственность, которую несет работник при выполнении своих должностных обязанностей

б) ответственность, которую несет работник в случае совершения каких-либо проступков

в) ответственность, которую несет работник вне рабочего места

6. Выберите правильный вариант оформления номера раздела и подраздела.

7. Выберите правильный вариант оформления заголовка раздела текста должностной инструкции «Права».

8. Выберите реквизиты, входящие в состав должностной инструкции.

ж) гриф согласования

а) наименование организации

б) название вида документа

в) почтовый адрес

е) гриф утверждения

9. Выберите правильный вариант оформления визы.

а) Начальник отдела кадров

Подпись А.В. Петров

б) Начальник отдела кадров

Подпись А.В. Петров

в) Начальник отдела кадров

А.В. Петров 20.03.2009

10. Каким документом вносятся все существенные изменения в должностную инструкцию?

а) Уставом организации

б) приказом директора

в) письмом Министерства труда и социальной защиты

Технология и организация делопроизводства в учреждениях

2.1. Тест по теме «Контроль за исполнением документов»

1. Контролю за исполнением документов подлежат:

а) входящие документы;

б) исходящие документы;

в) внутренние документы;

г) организационные документы.

2. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют:

б) заместители руководителей;

в) начальники отдела кадров;

г) уполномоченные лица.

3. Сроки исполнения документов могут быть:

4. Срок исполнения документа может быть продлен:

а) лицом или учреждением, которое его установило;

б) руководителем структурного подразделения;

в) заместителем руководителя;

г) начальником отдела кадров.

5. Снять документ с контроля может только:

а) должностное лицо (служба), которое поставило его на контроль;

б) руководитель структурного подразделения;

в) заместитель руководителя;

г) уполномоченное лицо.

6. Службой контроля осуществляются следующие операции:

а) формирование картотеки контролируемых документов;

б) направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

в) постановка документа на контроль;

г) проверка своевременного доведения документа до исполнителя.

7. Карточки контролируемых документов систематизируются:

а) по срокам исполнения документов;

в) учету и обобщению результатов контроля исполнения;

г) дате снятия документа с контроля.

8. Какими документами устанавливаются типовые сроки исполнения?

а) нормативными актами

б) примерным перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением

в) законами, указами Президента

г) постановлениями, решениями, распоряжениями, приказами, указаниями вышестоящих органов

9. Работа по контролю за исполнением документов заключается:

а) в обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководства;

б) воздействии на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской и трудовой дисциплины;

в) формировании картотеки контролируемых документов;

г) снятии документа с контроля.

10. На контрольных карточках и документах, поставленных на контроль, проставляется:

а) знак контроля «К» или штамп «Контроль»;

г) «Исполнен в срок».

11. Сводки подписывает:

а) начальник службы ДОУ;

б) начальник отдела кадров;

12. Сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю, имеет графы с названиями:

б) Наименование структурного подразделения;

в) Документы на контроле (Всего, поступило в предыдущем месяце);

г) Находится на исполнении (Всего, поступило в предыдущем месяце).

1. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать исполнение:

2. В структурных подразделениях учреждения контроль за исполнением документов осуществляет:

б) лицо, ответственное за работу с документами;

в) руководители структурных подразделений;

г) начальники отдела кадров.

3. Срок исполнения документа исчисляется с момента:

4. Контроль за исполнением документов рекомендуется вести:

а) на регистрационных карточках;

б) контрольных карточках;

в) сводках об исполнении документов;

г) перечне неисполненных документов.

5. Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или при проверке структурного подразделения-исполнителя, вносят в графу:

а) Контрольные отметки;

б) Исполненные в срок;

в) С продленным сроком исполнения;

6. Службой контроля осуществляются следующие операции:

а) выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;

б) напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

в) учет и обобщение результатов контроля исполнения;

г) снятие документа с контроля.

7. Карточки контролируемых документов систематизируются:

а) по группам документов;

в) постановке документа на контроль;

г) проверке своевременного доведения документа до исполнителя.

8. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов?

б) начальник отдела кадров

в) заместитель руководителя

г) уполномоченное лицо

9. Работа по контролю за исполнением документов заключается:

а) в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением;

б) принятии мер, способствующих своевременному исполнению;

в) напоминании подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

г) проверке своевременного доведения документа до исполнителя.

10. Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется:

а) на копии документа;

б) составленном только что документе;

в) подписанном руководителем документе;

г) исполненном в срок документе.

11. Перечень документов, не исполненных в срок, подписывает:

б) начальник отдела кадров;

в) заместитель руководителя;

г) начальник службы ДОУ.

12. Сводка об исполнении предложений, заявлений и жалоб граждан имеет графы с названиями:

Источник

Примеры кейс-интервью, которые наглядно покажут, кто есть кто на собеседовании

В последнее время на собеседованиях кандидатам все чаще предлагают найти выход из той или иной ситуации или описать свое поведение в предлагаемых обстоятельствах. Это метод кейс-интервью, который помогает оценить как личностные качества, так и профессиональные навыки соискателя.

Вы узнаете:

  • В каких случаях кейс-интервью лучше прямых вопросов.
  • Как предугадать поведение сотрудника в рабочих условиях.
  • Как убедиться, что у сотрудника такие же приоритеты в работе, как у вас.
  • Сколько кейсов стоит предложить, чтобы составить о кандидате адекватное мнение.

В последнее время на собеседованиях кандидатам все чаще предлагают найти выход из той или иной ситуации или описать свое поведение в предлагаемых обстоятельствах. Это метод кейс-интервью, который помогает оценить как личностные качества, так и профессиональные навыки соискателя.

Кейс-интервью не может полностью заменить привычных вопросов, но будет хорошим дополнением к ним, потому что кандидату придется проявлять себя, а давать желательные в данном контексте ответы, чтобы вам понравиться, станет сложнее. Кейс не обязательно должен быть большим и содержать много информации, часто он состоит из одной-двух фраз, например: вы общаетесь с иностранным клиентом, который плохо говорит по-русски. Вы его не понимаете. Что вы предпримете?

Кейс-интервью (от англ. case – случай, ситуация), или ситуационное интервью, позволяет получить информацию, которую невозможно извлечь из резюме соискателя. Кейс – это проблемная ситуация, взятая из практики компании и предполагающая разные варианты действий. Ответ кандидата позволяет составить представление об особенностях его личности, профессиональных навыках и оценить, как он будет реагировать в сложных ситуациях.

Плюсы кейс-интервью

  • Меньше вероятность услышать неправдивый, но желательный для собеседника ответ.
  • Относительная легкость в применении.
  • Возможность сравнить нескольких кандидатов и выбрать наиболее подходящего.
Похожее:  Вопросы к госэкзамену для бакалавров

Минус кейс-интервью – вероятность сделать неправильный вывод из ответа кандидата. Если вы специально не учились работать с методом кейс-интервью, применять его нужно аккуратно. Определите заранее, какое умение или качество кандидата интересует вас в первую очередь. Слушая рассуждения соискателя, можно анализировать самые разные черты его характера (а также навыки и т. п.), но вам не стоит отвлекаться на постороннюю информацию, иначе прийти к окончательному выводу будет сложно или вы поддадитесь ложному впечатлению. Скажем, кандидат так красиво и убедительно говорит, что мы прощаем ему логические сбои, хотя изначально хотели оценить аналитические способности. Помните также: один кейс – это оценка одного ключевого умения.

Вопросы «с подковыркой», которые выявят слабые и сильные стороны кандидата

Такие компании, как Google, IKEA или Microsoft, проводят необычные собеседования. Вопросов соискателям задают немного, однако они «с подковыркой». Интерес для работодателей представляют не сами ответы, а способ мышления кандидата и аргументация. Примеры таких оригинальных вопросов вы найдете в статье специального выпуска журнала «Генеральный директор».

Какую проблемную ситуацию предложить кандидату

Кейсы можно условно разделить на три группы.

  1. Для выявления профессиональных навыков или знаний в узкой сфере. Например: Вы заняты в производстве мультфильмов. Какие способы извлечения прибыли вы можете предложить, кроме проката? Другой пример: На пресс-конференции вам задали вопрос, на который вы не можете ответить. Ваши действия?
  2. Для оценки личностных характеристик человека, стиля руководства. Например: У вашего подчиненного, прежде показывавшего отличные результаты, резко снизилась эффективность работы. При этом формально он выполняет все обязанности. Каковы ваши действия? ли: Вы хотите организовать семинар для работников. Но бизнес-тренер готов проводить семинар для 10 сотрудников, а в компании их всего семь. Ваши действия?
  3. Для прогнозирования реакции человека в разных (в том числе конфликтных) ситуациях. Например: Вы заняли должность, на которую претендовал другой менеджер. Он неуважительно к вам относится и подрывает ваш авторитет. Что вы будете делать? Или: Генеральный Директор, не поставив вас в известность, дает задание вашему подчиненному, который уже выполняет другое ответственное задание (ваше). Выберите наиболее приемлемый для вас вариант действий.

Читайте также: Правила эффективной коммуникации

Эксперт Школы генерального директора Анна Бочарова, бизнес-тренер, консультант по организационному развитию, преподаватель программ MBA в ведущих бизнес-школах России, подскажет вам, как улучшить навыки коммуникаций и научиться находить общий язык с кем угодно.

Не стоит, чтобы хорошенько изучить кандидата, предлагать ему решить десяток кейсов. Лучше выбрать одну-две проблемные ситуации, обсуждение которых поможет вам выявить ключевые для должности характеристики претендента. Например, главное качество для сотрудника отдела сопровождения – желание помочь, отзывчивость. В этом случае не обязательно тестировать организаторские и творческие способности человека. Еще больше полезных кейсов и ценных советов по проведению собеседований вы получите на курсе Школы генерального директора «MBA-Intensive: Стратегический менеджмент в условиях кризиса»

  • продать эту партию дистрибьюторам по базовой цене, не сообщая об истекающем сроке хранения (предположим, что такая возможность у вас есть);
  • продать ее дистрибьюторам с большой скидкой, сообщив о сроке;
  • возвратить товар поставщику, понеся при этом финансовые потери (для вашей компании, впрочем, не катастрофические).

Как смоделировать проблемную ситуацию (кейс)

Давая кандидату задание, используйте простой и понятный язык, избегайте сложной терминологии, а также нечетких вопросов. Идеальный кейс должен отвечать нескольким условиям.

  1. В его основе лежит ситуация из реальной практики. Подсказать такую ситуацию могут сотрудники, работающие на должностях, аналогичных вакантной. Вымышленные истории допустимы при условии, что они с большой вероятностью возникнут в будущем.
  2. В описании ситуации должно быть достаточно информации о самой проблеме, об участниках событий и о ресурсах, которыми они располагают.
  3. Ситуацию лучше представлять в развитии, события расположить в хронологическом порядке и при этом очертить временные рамки, то есть указать, за какой срок должна решиться проблема.
  4. В конце надо сформулировать конкретный вопрос, ответ на который и станет решением.

Иногда стоит специально давать данных больше (или меньше), чем требуется для решения проблемы. Например, Вы хотите проверить умение топ-менеджера видеть главное и не увязать в деталях. Приведите в кейсе много разных сведений – как существенных для обсуждаемой ситуации, так и неважных. Чтобы ответить на вопрос, кандидату придется выделить ключевую информацию и абстрагироваться от деталей.

Может быть другой случай: требуется выяснить, способен ли менеджер докопаться до истинных причин трудностей и просто ли навязать ему чужое видение ситуации. Предложите кандидату кейс, в котором не хватает нужных сведений. Чтобы дать хороший ответ, ему придется признать, что информации недостаточно (и сказать, какие еще данные ему нужны). Плохо, если соискатель попытается сделать выводы на основе исходного описания проблемы.

Прежде чем использовать кейс на собеседовании, проверьте его на работающих специалистах. Выберите троих лучших в подразделении, которому требуется топ-менеджер, и обсудите с ними кейс. Затем проанализируйте варианты ответов и определите, позволяют ли они оценить нужные качества.

Как задавать вопросы в ходе кейс-интервью

Напомню общую схему беседы: сначала стоит задавать вопросы о настоящем кандидата (чем занимаетесь, почему пришли к нам и пр.), затем о прошлом (что окончили, каков опыт работы), затем о будущем (чего ожидаете от нового места работы, каковы планы на жизнь) и, наконец, об интересах и увлечениях. Предлагать кейс можно, когда разговор переходит к обсуждению будущего.

Когда вы выслушиваете решение, советую задавать кандидату уточняющие вопросы (почему? в чем это проявляется?). Они помогут человеку раскрыться. Стоит избегать вопросов и замечаний, которые нарушают контакт. Приведу примеры.

  1. Вы знакомы с методами планирования? Вопрос плох тем, что предполагает превосходство спрашивающего, вынуждает сделать выбор между «да» и «нет» и не дает возможности ответить более развернуто. Лучше спросить так: Какие методы планирования Вы предпочитаете?
  2. Но Вы только что сказали, что… В таком замечании сквозит недоверие. Лучше сказать: Если я Вас правильно понял, Вы считаете, что…
  3. Вы согласны с тем, что…? Чувствуется давление. Можно переформулировать: Если резюмировать то, что Вы говорили, Вы считаете…

Оценка полученных ответов

Дать оценку вы сможете, только сравнив то, что сказал соискатель, с идеальным, на ваш взгляд, ответом. Если вы предлагали кандидату найти выход из проблемной ситуации, которая действительно имела место в компании, правильный ответ вам уже подсказало время (именно поэтому лучшие вопросы для кейс-интервью получаются на основе реальных ситуаций). Если же проверенного ответа нет, сравнить решение кандидата можно либо с мнением специалистов в той же области, которых вы цените, либо с вашим представлением о том, как следует поступить в предложенных обстоятельствах.

Пример для кейс-интервью из реального опыта

Кейс, который я предлагал на собеседовании менеджерам по продажам. Пример взят из практики – однажды у нас случилась именно такая ситуация. В головной офис нашей компании, где выставлены образцы декоративного камня, пришел слегка подвыпивший клиент. Он говорит: «Так, ну что тут у вас за г.. продается, расскажите-ка»

Ответ кандидата 1. У Вас сегодня плохое настроение. Давайте поговорим в следующий раз.

Ответ кандидата 2. Давайте я Вам расскажу об этих образцах – на самом деле мы выпускаем качественную продукцию, а не г….

Ответ кандидата 3. Зато из всего представленного на рынке г… у нашего самое оптимальное соотношение цены и качества. Что Вас интересует? Я расскажу подробнее.

Выбор руководителя. Первые два кандидата замешкались, а третий улыбнулся и заговорил с клиентом на его языке, но с позитивным настроем. Я выбрал именно его: он не растерялся, не впал в пафосность, а нашел выход из ситуации, не теряя чувства юмора. Я считаю его ответ лучшим для налаживания контакта. И вообще мне близки такие люди – позитивные, остроумные, быстро реагирующие.

Источник

Кейсы для секретарей

Предложите кандидату, проходящему интервью на позицию секретаря, заполнить любой из интерактивных диктантов, представленных на сайте gramota. ru. Следует зайти по ссылке на сайт http://www. gramota. ru/class/coach/idictation/, выбрать текст, заполнить пустые клетки, выбрав один из предложенных вариантов, нажать «Проверить» — проверка происходит автоматически, и вы тут же получите ответ, сколько ошибок допущено в диктанте.

Я н_когда не распечат_ваю н_ только писем_ поруче_ых мне для передачи другим_ но и тех_ которые случайно попадают мне в руки; нет человека_ который бы меньше_ чем я_ интересовался чужими делами и стремился за ними подгляд_вать.

Похожее:  Скопинский маньяк с удовольствием поучаствует в интимных сценах с телеведущей Ксенией Собчак 2 Июля 2021

На памяти наших отцов_ господин де Бутьер чуть было н_ потерял Турин из_за того_ что_ сидя за ужином в приятной к_мпании_ не стал тот_час читать получе_ое им дон_сение об изменах_ замышлявшихся в городе_ обороной которого он руководил. Из того_же Плутарха я узнал_ что Юлий Цезарь избежал_бы смерти_ если бы_ идучи в сенат в тот день_ когда он был убит заг_ворщиками_ проч_л переда_ую ему записку. Плутарх еще рассказывает о _иванском т_ране Архии_ что на_кануне того дня_ когда Пелопид привел в исполнение свой замысел_ убить его_ и вернуть свободу своему отечеству_ некий другой Архий_ афинянин_ точнейшим образом изл_жил ему в письме все_ что против него затевалось; но_ так как это сообщение было передано Архию во время ужина_ то он отл_жил и не стал распечат_вать письмо_ произнеся слова_ которые с тех пор вошли в Греции в пословицу_ «Дела — до завтра!»

(Диктант по отрывку из книги Мишеля Монтеня)

Ученик 10 класса

Дресс-код + английский язык

Предложите кандидату перевести нижеприложенный документ и высказать свое мнение об обоснованности отдельных пунктов: со всеми ли пунктами вы согласны? Какие бы отменили? Обоснуйте.

Principles of corporate dress code.

Establishing principles for dressing up for work aims to avoid any misunderstandings and to assure that in contact with persons from outside of the company our employees present themselves in a professional manner, thus giving evidence of professionalism of our entire organisation. This does not mean, however, that every situation requires equally formal and official style. In general two dressing styles are accepted: formal and informal (so called business casual).

Formal wear is obligatory for everyone, who representing the company is in contact with persons from outside, for example visiting clients or working at the reception desk, participating in meetings with customers, servicing audio/video equipment during presentation for guests and so forth. Anyone who is not sure if on a given day he/she will have any meetings with persons from outside, should be ready for every possibility and have a formal wear at his/her disposal.

Informal wear (casual) is possible in a situation when, on a given day, employee does not have any meetings with persons from outside of the company, does not act as a representative of thy company externally, and while in the office will not have direct contact with guests. In such situations «business casual» is binding, i. e. comfortable, casual but elegant wear.

Центр кадровых технологий

1. Посетитель пришел на прием на 15 мин. раньше назначенного времени. Ваши действия. Обоснуйте.

2. Посетитель, которому назначена встреча у руководителя компании, ждет уже 5 мин. В это время руководитель по телефону сообщает вам, что будет на месте только через 15 мин. Ваши действия?

3. Представьте себе, что вам нужно выбрать оптимального поставщика канцелярских товаров для вашей фирмы. С чего начнете?

4. Вам необходимо сообщить руководителю, что подарки, заказанные ко дню рождения одного из ключевых сотрудников компании, будут на два дня позже, чем заказаны (это не ваша вина). Опишите, как будете выходить из ситуации.

5. Вы офис-менеджер и набираете персонал в секретариат. Исходя из каких параметров вы будете набирать персонал? Какие ключевые качества работников будут для вас важны? Обоснуйте.

6. Какие документы, справки должны быть у секретаря, чтобы он мог исполнить распоряжение руководителя по сбору производственного совещания? Как надо взяться за это дело?

7. Что нужно секретарю для ведения протокола заседания?

8. Какими канцелярскими принадлежностями должно быть оборудовано рабочее место руководителя? Как должен секретарь следить за этим?

Ключ: при ответе оцениваются общая логичность, умение расставлять приоритеты, умение брать ответственность на себя, понимание оптимальных методов взаимодействия при заданном типе корпоративной культуры. Приветствуются уточняющие вопросы от кандидата.

Из книги «Кандидат. Новичок. Сотрудник»

Заместитель главного редактора

Вопросы на знание делопроизводства

1. Существует ли официальный документ, в котором установлены требования к оформлению внутренних документов организации? Что это за документ?

Ключ: Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). На мой взгляд, достаточно знания того, что документ существует, что это ГОСТ Р, а также его примерное название.

2. Какие вы знаете реквизиты документов?

Ключ: при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

3. К какому виду документов относятся приказы и распоряжения?

Ключ: приказы и распоряжения относятся к распорядительным (организационно-распорядительным) документам.

4. Как следует оформлять наименование организации — автора документа и справочные?

Ключ: наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

5. Какие реквизиты считаются справочными данными об организации?

Ключ: справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

6. Можно ли использовать для оформления приказов общий бланк организации?

Ключ: для оформления приказа используется общий бланк организации, название документа (приказ) при этом является обязательным реквизитом. В организации вполне может существовать специально разработанный фирменный стиль для внутренних документов, в этом случае там есть специальный бланк приказа.

7. Как определить, какой регистрационный номер надо дать документу?

Ключ: регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

8. Какие сроки хранения документов (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (специфической) деятельности организации, а какие — по оперативной?

Ключ: сроки хранения различных документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003). Информации, справки, сводки, сведения, докладные записки по основной отраслевой (специфической) деятельности организации хранятся постоянно, а по оперативной отраслевой (специфической) деятельности — 5 лет.

9. Если в приказе указано несколько исполнителей, то сколько экземпляров приказа необходимо дать на подпись руководителю организации?

Ключ: руководитель организации подписывает подлинник, его еще называют первым экземпляром, что при современной офисной технике представляется не совсем понятным, а ранее это был самый верхний лист бумаги в пишущей машинке, остальные были напечатаны с использованием копировальных листов. Именно подписанный приказ подшивается в дело. Для всех исполнителей делаются копии.

Источник

Adblock
detector